یوزر و پسورد های EAV و ESS و ورژن5 نود32 برای 15 شهریور1390

Username:EAV-50781449
Password:vcpv7hctx7
========================
Username:EAV-50759381
Password:k7m4nxdhbe
========================
Username:EAV-50759382
Password:rumxhrp8ca
========================
Username:EAV-50759416
Password:j8k36rp5b4
========================
Username:EAV-50759418
Password:rukv2k3sbv
========================
Username:EAV-50759420
Password:e83ax737ss
========================
Username:EAV-50759422
Password:mv36s3cvsm
========================
Username:EAV-50759424
Password:tk33munktf
========================
Username:EAV-50779555
Password:d4aunpp4ud
========================
Username:EAV-50779557
Password:krashj3ru8
========================
Username:EAV-50759426
Password:3a3vfp2bub
========================
Username:EAV-50759472
Password:32u8d78rt7

ج- کمربند مشکی:

1- با استفاده از کلیدهای میانبر سرعت کار با ایمیل را افزایش دهید.

استفاده از کلیدهای میانبر این امکان را به شما می دهد که در حد ثانیه و میلی ثانیه در انجام هر کار صرفه جویی کنید. اما اگر این زمان های کوتاه را روی هم بگذاریم، ممکن است چندین دقیقه در هر روز یا هفته شوند. ابتدا باید کلیدهای میانبر را در تنظیمات ایمیل فعال کنید. حالا با استفاده از J و K در Inbox بالا و پایین بروید. با O ایمیل های تان را باز کنید. با R به آنها پاسخ دهید. با C ایمیل جدید بنویسید. با S یک ایمیل را ستاره دار کنید و یا ستاره آن را حذف کنید. با E آن را آرشیو کنید و بسیاری میانبرهای جدید که می توانید لیست آنها را در این آدرس ببینید.

2- برای پیدا کردن ایمیل مورد نظرتان، از عملگرهای جستجو استفاده کنید.

قدرت واقعی جستجوی جیمیل در عبارات عملگر و کلماتی است که عبارات جستجوی شما را اختصاصی و دقیق تر می کنند. برای مثال، شما دنبال یک ایمیل بخصوص از محمد هستید که یک پیوست پی دی اف هم داشته، پس این عبارت را در کادر جستجو تایپ کنید: «from:mohammad has:attachment» و یا برای دیدن همه ایمیل های درون اینباکس تان که هنوز خوانده نشده اند از این عبارت استفاده کنید: «to:me is:unread in:indox»

3- با اختصاصی سازی آدرس ها، ایمیل های تان را فیلتر کنید.

این قسمت را با دقت بخوانید چون بسیار جالب است! شما با ساخت یک اکانت در جیمیل، چیزی بیشتر از یک ایمیل با آدرس yourusername@gmail.com به دست می آورید. بعد از نام تان یک علامت + گذارده و هر کلمه یا عددی را که دوست دارید اضافه کنید. اینها هم ایمیل شما هستند! مثلا تغییر hikingfan@gmail.com به hikingfan+mailinglists@gmail.com در دریافت ایمیل ها مشکلی به وجود نخواهد آورد. حتی قرار دادن نقطه بین هر کدام از حروف ایمیل هم، مشکلی ایجاد نمی کند. این ایمیل ها همه متعلق به یک کاربر هستند: h.ik.ingfan@gmail.com و h.ikingfan@gmail.com و h.ik.ing.fa.n@gmail.com و...

بعد به راحتی می توانید ایمیل های دریافتی را به صورت جداگانه لیبل زده، فیلتر کرده و مدیریت کنید. یک استفاده جالب از این کاربرد این است که در سایت هایی که ثبت نام می کنید یک حالت خاص از آدرس تان را بدهید تا بعدا بتوانید ایمیل های ارسالی از این سایت ها را فیلتر کنید یا اگر ایمیل اسپم دریافت کردید جلو آنها را بگیرید.

4- کدامیک از ایمیل ها فقط برای شما ارسال شده اند.

قابلیت Personal level indicators در جلوی همه ایمیل ها پیکان های کوچکی قرار می دهد. این پیکان ها به شما می گویند که یک ایمیل فقط برای شما ارسال شده است، یا اینکه آن را به طور همزمان برای چندین نفر فرستاده اند. اگر جلوی ایمیل دو پیکان باشد، نشان دهنده این است که شما تنها دریافت کننده آن هستید. اگر در جلوی ایمیل فقط یک پیکان باشد یعنی اینکه این ایمیل برای چندین نفر ارسال شده که شما یکی از گیرندگان آن هستید. اگر در جیمیل شما این قابلیت فعال نیست، به بخش تنظیمات مراجعه کرده و گزینه Personal level indicators را فعال کنید.

5- حتی در مکان هایی که اینترنت ندارید، از جیمیل استفاده کنید!

با استفاده از جیمیل آفلاین می توانید همیشه به ایمیل های تان دسترسی داشته باشید و حتی هنگامی که اینترنت قطع است به صورت عادی با جیمیل کار کنید. البته همه ایمیل هایی که ارسال می کنید در Outbox قرار می گیرند و هنگام وصل شدن اینترنت به صورت خودکار ارسال می شوند. برای شروع در صفحه تنظیمات جیمیل تب Offline را باز کرده و Offline Gmail را روشن کنید. نگران نباشید، جیمیل آفلاین را در درس های آینده به صورت کامل توضیح داده ایم.

6- به سرعت چندین پیوست را به یک پیام اضافه کنید.

اگر می خواهید چندین فایل از یک پوشه را به ایمیل تان پیوست کنید، تنها کافی است کلید کنترل را نگه داشته و فایل های تان را انتخاب کنید. فایل های انتخابی به صورت همزمان آپلودشان آغاز شده و به ایمیل تان پیوست می شوند.

7- به جای تایپ چندین و چند باره یک جواب تکراری از قابلیت Canned responses استفاده کنید.

ممکن است به اقتضای کارتان مجبور باشید یک پیام تکراری را بارها و بارها در جواب افراد مختلف تایپ کرده و ارسال کنید. پیشنهاد می کنیم قابلیت canned responses را از Labs جیمیل فعال کنید. تنها یک بار جواب را بنویسید و آن را ذخیره کنید. و بعد از این به راحتی از آن برای پاسخ مستقیم به ایمیل ها استفاده کنید. حتی می توانید یک قدم جلوتر بروید و با استفاده از فیلتر به ایمیل های با موضوع خاص یا از طرف گروه خاصی، به صورت خودکار یک جواب مشخص ارسال نمایید.

8- تنها با یک کلیک پاسخ را ارسال و ایمیل را آرشیو کنید

با روشن کردن قابلیت Send & Archive در Labs جیمیل، یک دکمه جدید به صفحه ارسال ایمیل تان اضافه خواهد شد که می توانید همزمان با ارسال پاسخ یک ایمیل، آن را بایگانی کنید.

9- با استفاده از چندیدن آدرس ایمیل مختلف، نامه های تان را ارسال کرده و دریافت نمایید.

اگر از چندین آدرس ایمیل مختلف برای کارهای تان استفاده می کنید، می توانید جیمیل را به مرکز مدیریت و فرماندهی آنها تبدیل کنید. با انتخاب گزینه Add POP3 email account از تب Accounts and Import دربخش تنظیمات جیمیل دیگر اکانت های تان را هم به جیمیل تان اضافه کنید تا ایمیل های آنها را هم همین جا دریافت کنید. برای ارسال ایمیل از طریق جیمیل با آدرس دیگر اکانت های تان، گزینه Send mail as در تب Accounts and Import را کلیک کنید و آدرس های ایمیل تان را در آن قرار دهید. این مورد را هم در درس های آینده به صورت مفصل خواهید دید.

10- با عکس به افرادی که با آنها در تماس هستید، نشان دهید که شما چه کسی هستید.

هرگاه که دیگر افراد در لیست ایمیل های شان و یا در کانتکت های ایمیل شان موس را روی نام شما بیاورند، عکس شما نمایش داده خواهد شد. برای انتخاب یک عکس مناسب و یا تغییر عکس قبلی به منوی Settings رفته و گزینه My Picture را پیدا کنید. حال می توانید عکس جدیدی را از هاردتان انتخاب کنید، یا یکی از عکس های آلبوم پیکاسایتان را برای این کار قرار دهید و یا آدرس عکسی را که از قبل به صورت آنلاین داشته اید را وارد نمایید.

د- استاد:

1- گوگل کلندر و گوگل داکس را به جیمیل تان بیاورید.

به جای اینکه برای کارهای تان سه پنجره جداگانه برای جیمیل و گوگل داکس و گوگل کلندر باز کنید، تنها کافی است ویجت های کلندر و داکس را به جیمیل تان اضافه نمایید و همه چیز را در یک پنجره داشته باشید. گوگل کلندر در گوشه جیمیل کارهای روزانه را به شما نشان داده و برای قرار ملاقات های تان اخطار می دهد. داکس هم به همین شکل تنها در یک باکس کوچک آخرین فایل هایی را که با آنها کار کرده اید به نمایش می گذارد.

2- فراموش کرده اید روی کامپیوتر اداره یا دوست تان از جیمیل خارج شوید، از راه دور این کار را انجام دهید.

اگر نیاز دارید که با کامپیوترهای مختلفی وارد جیمیل تان شوید، اما نگران این هستید که ممکن است فراموش کنید بر روی آن کامپیوتر ها از اکانت تان خارج شوید، می توانید از راه دور این کار را انجام دهید! در پایین صفحه Inbox می توانید اطلاعاتی درباره زمان و مکان آخرین فعالیت های اکانت تان را ببینید. بر روی دکمه Details کلیک کنید تا ببینید که اکانت تان در چه جاهایی هنوز باز است! حال با کلیک بر روی گزینه Sign out all other sessions همه آنها را ببندید.

3- فیدهای بخش Web Clips را شخصی سازی کنید.

جیمیل سرخط اخبار و مطالب وبلاگ ها و تبلیغات را در بالای اینباکس تان به نمایش می گذارد. این مطالب در بخش بالای اینباکس تان در قسمتی با نام Web Clips دیده می شوند. با استفاده از تب Web Clips در صفحه Settings جیمیل می توانید مطالب دلخواه تان را در این قسمت به نمایش بگذارید.

 4- سوپر استارها را با استفاده از نام شان جستجو کنید.

با فعال کردن گزینه Superstars در قسمت Labs جیمیل می توانید به بیش از 11 علامت برای ستاره زدن ایمیل های تان دست پیدا کنید. جالب تر اینکه با استفاده از عملگر Has می توانید ایمیل ها را بر حسب نام علامتی که بر روی آنها خورده جستجو کنید. مثلا has:yellow-star یا has:red-bang.

 برای اینکه نام علامت ها را بدانید فقط کافی است در بخش تنظیمات موس را بر روی هر یک از آنها نگه دارید.

5- از ترکیب Shift-click برای انتخاب گروهی ایمیل ها استفاده کنید.

برای انتخاب چندین پیام پشت سر هم در اینباکس، تنها کافی است که اولین پیام این گروه را انتخاب کرده، کلید شیفت را نگه داشته و بر روی مربع کنار آخرین پیام انتخابی کلیک کنید. حال می توانید هر کاری را به صورت گروهی بر روی آنها انجام دهید. لیبل بزنید، آرشیو کنید و یا اینکه پاک کنید.

6- جیمیل را به برنامه پیش فرض ارسال ایمیل سیستم تان تبدیل کنید.

هنگامی که در صفحات وب روی لینک ایمیلی کلیک می کنید، به صورت خودکار برنامه پیش فرض مدیریت ایمیل های کامپیوتر باز می شود. برای راحتی بیشتر می توانید جیمیل را به برنامه پیش فرض مرورگر تبدیل کنید. اگر از فایرفاکس 3 به بالا استفاده می کنید، تنها کافی است در پنجره Options تب Applications را باز کرده و در لیست آن گزینه mailto را پیدا کنید. حال برای آن Use Gmail را انتخاب کنید. در صورتی که از اینترنت اکسپلورر استفاده می کنید، ابتدا باید Google Toolbar را نصب کنید. آنگاه از تب Search گزینه Use Gmail for ‘Mail To’ links را انتخاب کنید.

گوگل دست به کار جالبی زده و شیوه نامه ای برای کسب مهارت در کار با سرویس ایمیل اش آماده کرده. هر چند که قبلا به برخی موارد این شیوه نامه اشاره کرده ایم و در دروس بعدی هم به طور کامل تر به توضیح برخی دیگر از آنها می پردازیم. اما بد نیست در اینجا نگاهی به آن بیاندازیم.

همان گونه که یک جنگجو در مراحل مختلف آموزشی القاب و کمربندهای مختلفی دریافت می کند، گوگل هم این نکات را در 4 دسته تقسیم بندی کرده است: کمربند سفید، کمربند سبز، کمربند مشکی و استادی.

یادگیری نکات و کلک هایی که در اینجا گفته می شود، به شما کمک می کند تا در وقت تان صرفه جویی کنید، بهره وری تان را افزایش دهید و به شکل موثرتری ایمیل تان را مدیریت کنید. تعدادی از نکات را می دانید و تعدادی را هم به صورت مفصل در درس های آینده می خوانید. این درس را با دقت بخوانید چرا که نکات بسیار ارزشمندی در آن وجود دارد که حیف است از دستشان بدهید.

الف- کمربند سفید

1- برای علامت گذاری ایمیل های مهم از ستاره استفاده کنید.

استفاده از ستاره های سمت چپ ایمیل ها در صفحه اصلی جیمیل راه ساده و مفیدی برای علامت گذاری پیام های مهمی است که باید بعدا به آنها توجه کرد و یا کارهای مربوط به آنها را انجام داد. اگر هم یک ستاره زرد ساده برای تان کافی نیست ، می توانید از امکان Superstars در قسمت Labs جیمیل استفاده کنید.

2- ایمیل های تان را با لیبل ها (Labels) سرو سامان دهید.

لیبل ها در جیمیل تقریبا مانند پوشه عمل می کنند. با این تفاوت که شما بر روی یک ایمیل می توانید بیش از یک لیبل را داشته باشید. برچسب (لیبل) هایی با رنگ های روشن و مشخص را به مهمترین ایمیل ها اختصاص دهید. با این کار با سرعت بالایی می توانید ایمیل مورد نظرتان را در اینباکس پیدا کنید. در مورد لیبل ها در درس قبل به صورت مفصل توضیح داده ایم.

3- Inboxتان را با استفاده از گزینه Move to همیشه تمیز و خالی نگه دارید.

این کار همانند جابجایی فایل ها بین پوشه های کامپیوتر است. با استفاده از این گزینه که در بالای اینباکس و هر یک از ایمیل های باز شده دیده می شود، می توانید همزمان یک یا گروهی از ایمیل ها را از اینباکس خارج کرده و لیبل خاصی را هم بر روی آن بچسبانید. این گزینه همچنین قابلیت جستجو بین لیبل ها را دارد تا اگر تعداد لیبل های تان زیاد است، با تایپ برخی حروف آن لیبل در باکس مربوطه، سریعتر به لیبل مورد نظر برسید.

4- برای پیدا کردن یک ایمیل از امکان جستجو استفاده کنید.

به جای اینکه ایمیل های تان را براساس نام فرستنده یا تاریخ مرتب کنید، می توانید با وارد کردن کلمات کلیدی آن در باکس جستجوی جیمیل، به ایمیل مورد نظرتان دست یابید. باکس جستجوی جیمیل کاملا شبیه موتور جستجوی گوگل عمل می کند. دنبال یک ایمیل خاص می گردید که تنها می دانید کلمه «فروشگاه» در متن آن وجود دارد. خب فقط کافی است این کلمه را در جیمیل جستجو کنید تا تمامی ایمیل های حاوی این کلمه به نمایش در آیند. بخش جستجو امکانات جالب دیگری هم دارد که در درس های آینده با آن آشنا می شوید.

5- برای داشتن یک Inbox مرتب، ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات مهمی هستند، به جای پاک کردن، آرشیو کنید.

جیمیل فضای بسیار زیادی را در اختیار شما گذارده است که می توانید هر آنچه را که دوست دارید نگه داری کنید. ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات نه چندان مهمی هستند و ممکن است در آینده به درد بخوردند، پاک نکنید. زیرا ایمیل های Delete شده بعد از 30 روز از Trash حذف می شوند. اما ایمیل های آرشیو شده برای همیشه باقی می مانند. این بدان معنی است که شما تعداد بسیار زیادی ایمیل قدیمی را که نیازی به مدیریت و مرتب سازی ندارند، درون یک اتاق خیلی بزرگ روی هم تلنبار کرده اید.

6- ایمیل ها و آدرس های ایمیل قدیمی تان را هم به اینجا بیاورید.

با استفاده از گزینه Accounts and Import در بخش تنظیمات جیمیل می توانید ایمیل ها و اطلاعات تماس (آدرس بوک) ایمیل های قدیمی تان از سیستم ها و سرویس های ایمیل دیگر را وارد جیمیل کنید. در آینده مفصل به این موضوع خواهیم پرداخت.

7- با تم های مختلف کمی چاشنی به اینباکس تان اضافه کنید.

جیمیل بیش از 30 انتخاب متفاوت را برای شخصی سازی ظاهر ایمیل در اختیار شما می گذارد. در بخش تنظیمات جیمیل گزینه Themes را باز کنید و تم مورد نظر خودتان را انتخاب کنید: تم طبیعت یا قالبی که با تغییر آب و هوا تغییر می کند و دهها انتخاب دیگر.

8- برای نجات دنیا از شر اسپم ها به ارتش ما ملحق شوید.

کاربران جیمیل نقش بسیار مهمی را در بلاک کردن و مبارزه با اسپم ها ایفا می کنند. وقتی شما ایمیلی را به عنوان اسپم معرفی می کنید، سیستم به زودی می آموزد که همه پیام های شبیه آن را هم بلاک کند. هر چه تعداد اسپم های بیشتری توسط شما معرفی شود، سیستم باهوش تر و کاراتر می گردد. برای اینکه سهم خودتان را در این مبارزه انجام دهید، فقط کافی است هنگام برخورد با پیام های اسپم، آنها را انتخاب کرده و بر روی دکمه Report Spam کلیک کنید.

ب- کمربند سبز:

1- از امکان چت ویدیویی استفاده کنید.

این کار کاملا با اینکه وقتی کلمه LOL را در چت می بینید و خنده دوست تان را تصور می کنید متفاوت است. گفتگوی چهره به چهره ای با دوستان تان داشته باشید. یا اگر وب کم ندارید، حداقل می توانید صدایش را بشنوید.

2- از تسک و تو-دو لیست (لیست کارهای روزانه) استفاده کنید.

با کلیک کردن بر روی لینک Tasks در سمت چپ صفحه می توانید تسک جدیدی ایجاد کنید. حتی می توانید ایمیل های دریافتی تان را هم به تسک تبدیل کنید. برای این کار از منوی آبشاری More Actions گزینه Add to Tasks را انتخاب کنید. حتی اگر می خواهید تسک های تان را روی موبایل تان ببینید، کافی است به این آدرس بروید.

یکی از دروس آینده مفصلا به موضوع تسک و مدیریت کارهای روزانه پرداخته است. اگر موضوع مورد علاقه شما است، منتظرمان باشید.

3- برای کنترل سیل ایمیل های دریافتی از Filters استفاده کنید.

فیلتر هایی تعریف کنید که به صورت خودکار ایمیل های دریافتی مشخصی را لیبل بزنند، آرشیو کنند، پاک کنند، ستاره بزنند و یا آنها را به آدرس دیگری فوروارد کنند. برای ساخت فیلتر برای یک ایمیل به خصوص از گزینه Filter massages like this در منوی آبشاری More Actions استفاده کنید. جزئیات بیشتر را در درس «لیبل و فیلتر» خوانده اید.

4- با استفاده از فیلتر ها و لیبل های رنگی ایمیل های مهم را متمایز کنید.

فیلتر ها را به گونه ای تنظیم کنید تا ایمیل های دریافتی از یک شخص خاص و یا با موضوع خاص، به طور خودکار با لیبل های رنگی مشخص شوند. با این کار شما تنها با نگاه کردن به رنگ ها می توانید ایمیل های خاص هر موضوع را پیدا کنید.

5- ایمیل های تان را با استفاده از موبایل ارسال کنید.

برای خواندن و پاسخ به ایمیل های تان در هنگام سفر و حرکت از موبایل استفاده کنید. یا اینکه جیمیل را با موبایل تان سینک کنید تا ایمیل ها را بر روی آن دریافت کنید. ساده ترین راه هم باز کردن سایت www.gmail.com در مرورگر موبایل تان است. اینترنت موبایل هم که تقریبا همه جا پیدا می شود.

6- بدون دانلود کردن پیوست های ایمیل، پیش نمایش آنها را ببینید.

به جای دانلود و باز کردن فایل های پیوست در برنامه های جداگانه، به راحتی پیش نمایش آنها را در مرورگرتان ببینید. فقط کافی است در زیر فایل پیوست بر روی یکی از گزینه های View یا View as HTML کلیک کنید. این گزینه تا حدی به افزایش امنیت تان کمک می کند چرا که فایل ها را روی کامپیوترتان دانلود نمی کنید.

7- با استفاده از دکمه Undo Send دیگر گاف ایمیلی نمی دهید.

وای، نهههه! دکمه Send را زود زدم. متن اشتباه بود. ایمیل برای شخص اشتباهی رفت. حالا باید چکار کنم؟ جیمیل به شما اجازه می دهد تا ثانیه هایی را به خودتان وقت بدهید که ارسال را متوقف کنید و پس از اصلاح ایمیل دوباره آن را اصلاح کنید. راه حل این مشکل را می توانید در درس های آینده در بخشی که Gmail Lab توضیح داده شده، پیدا کنید.

8- با استفاده از پیام های Status به دوستان تان بگوید که در چه موقعیتی هستید.

با نوشتن وضعیت خودتان در باکس چت، دوستان تان می فهمند که در حال انجام چه کاری هستید. Status شما می تواند هر چیزی باشد، از لینک به یک عکس یا صفحه وب گرفته تا یک نکته یا مطلب جالب.

9- با پاسخگوی خودکار تعطیلات، تاریخ برگشت تان را به همه اعلام کنید.

قرار است برای مدتی به تعطیلات بروید و به ایمیل تان دسترسی ندارید؟ پس با پاسخگوی تعطیلات (vacation responder) جیمیل به صورت خودکار و با یک متن مشخص به ایمیل های دریافتی تان پاسخ دهید و زمان پاسخگویی و برگشت تان را به آنها اطلاع دهید.

10- هیچ عبارتی مانند یک شکلک خندان وضعیت روحی شما را نشان نمی دهد.

هرگاه که نمی توانید عبارت صحیح را برای توصیف روحیه و احساس خود پیدا کنید، شکلک های کارتونی (Smily) به کمک تان می آیند. جیمیل تعداد زیادی از این تصاویر را برای استفاده در پیام ها و چت در اختیارتان می گذارد. برای استفاده از آنها تنها کافی است بر روی دکمه Insert Emoticon که یک صورتک خندان است، کلیک کنید.

11- قبل از ارسال ایمیل های فارسی، حتما متن را راست چین کنید.

هنگامی که متن ایمیل تان را می نویسید، به صورت پیش فرض به صورت چپ چین مرتب می شود. اما زبان فارسی از راست به چپ و به صورت راست چین نوشته می شود. پس راست چین کردن متن، کار شما را بسیار حرفه ای تر و خوانا تر خواهد کرد.

برای راست چین کردن متن، ابتدا کل متن مورد نظر را انتخاب کرده و بعد دکمه راست چین را که در تصویر بالا می بینید، کلیک کنید. البته ممکن است که شما این دکمه را در ادیتور جیمیل تان نبینید. در این صورت منوی Settings را باز کرده و به تب General بروید.

حال در بخش Language بر روی عبارت Show all language options کلیک کنید. دکمه رادیویی کنار عبارت Right-to-left editing support on را تیک زده و تغییرات را با دکمه Save Change ذخیره کنید. به همین راحتی دکمه های تعیین جهت متن به ادیتور جیمیل تان اضافه شدند.

چگونگی ساخت و کاربرد فیلترها

فیلترها معمولا برای دسته بندی، برچسب زنی، ارسال خودکار پیام های دریافتی و کارهای اینچنینی به کار می روند. می توانید به فیلترها به عنوان منشی شخصی تان نگاه کنید که کار مرتب سازی ایمیل ها را به صورت خودکار انجام می دهد. برای مثال شما می خواهید ایمیل هایی که از طرف این دوره درسنامه برایتان ارسال می شود را در ایمیل تان نگه داری کنید تا بعدا هم بتوانید به درس های این دوره مراجعه کنید و هر زمان که نیاز به مرورشان داشتید آنها را دم دست داشته باشید. 

بهترین راه این است که یک لیبیل برای این دوره درسنامه ایجاد کنید. برای مثال می توانید نام لیبیل را «دوره آموزشی ایمیل» انتخاب کنید. حالا هر ایمیلی که از این دوره برایتان ارسال می شود را با این برچسب علامت گذاری کنید تا همه را یکجا داشته باشید. تا اینجا همه چیز خوب است. اما جیمیل کار را برای شما از این هم راحت تر کرده است. می توانید برای جیمیل یک فیلتر تعریف کنید تا خودش به صورت اتوماتیک به این ایمیل ها برچسب «دوره آموزشی ایمیل» را بچسباند. اما چطور؟ 

اگر دقت کرده باشید متوجه می شوید که تمام ایمیل های ارسالی از این دوره آموزشی از آدرس emailmaster@darsnameh.com ارسال می شود. حالا می توانید یک فیلتر جدید بسازید و به گوگل بگویید “هر ایمیلی که از این آدرس دریافت کردی را با لیبیل «دوره آموزشی ایمیل» علامت گذاری کن.” به همین سادگی! حالا که با اصول این کار آشنا شدید، بهتر است با هم یک فیلتر را به صورت عملی بسازیم:

 1- بر روی لینک Create Filter در کنار دکمه Search the web در بالای صفحه جیمیل کلیک کنید. اگر آن را پیدا نمی کنید حق دارید! چون خیلی ریز نوشته شده است. راه دیگر این است که به صفحه تنظیمات جیمیل بروید و برگه Filters را باز کنید. در پایین صفحه لینک Create a new filter را خواهید یافت.

2- حال اطلاعاتی را که می خواهید فیلتر بر اساس آنها ساخته شود، وارد کنید. اینجا می توانید انواع شرط و شروط را برای جیمیل تعیین کنید تا نامه ها را بر اساس چه مواردی فیلتر کند. همانطور که می بینید دست تان کاملا باز است.

  * با نوشتن ایمیل در بخش From می توانید کل ایمیل های دریافتی از یک آدرس به خصوص را فیلتر کنید. در مثال بالا که صحبت کردیم باید آدرس دوره را در اینجا وارد کنید. کافی است اینجا بنویسید: emailmaster@darsnameh.com

* با نوشتن ایمیل در بخش To می توانید کل ایمیل های ارسالی به آن آدرس را فیلتر کنید.

* با نوشتن عبارت خاصی در بخش Subject تمامی ایمیل هایی که در بخش سابجکت شان این عبارت را داشته باشند، شامل این فیلتر می شوند.

* با نوشتن کلمه و عبارات خاصی در کادر Has the words می توانید ایمیل های حاوی آن عبارت یا کلمه را فیلتر کنید.

* با استفاده از Doesn’t have می توانید ایمیل هایی که عبارت مورد نظر در آنها نیست را فیلتر کنید!

* با تیک زدن عبارت Has attachment تنها ایمیل هایی را که دارای شرط انتخابی در بالا هستند و پیوست هم دارند، فیلتر خواهند شد.

3- حال با زدن دکمه Test Search می توانید کارایی شرط انتخابی تان را سنجیده و ایمیل هایی را که شامل شرط مورد نظر هستند، بینید. حتما این کار را انجام بدهید تا ببینید فیلترتان درست کار می کند یا نه. حالا دکمه Next Step را برای ادامه کار بزنید.

 4- تا اینجا شرایط فیلتر کردن نامه ها را تعیین کردید. حال انتخاب می کنید که بر روی ایمیل هایی که شرط های صفحه قبل را دارند، چه کاری انجام شود. در این صفحه می توانید یک یا چند عمل همزمان را انتخاب کنید.

* با تیک زدن Skip the Inbox ایمیل های شامل این فیلتر در لحظه دریافت، آرشیو می شوند و در اینباکس دیده نخواهند شد.

* با استفاده از Mark as read ایمیل به محض دریافت به عنوان خوانده شده تلقی شده و در اینباکس به صورت بولد نمایش داده نمی شود.

* با تیک Star it ایمیل دریافتی با ستاره زرد رنگ علامت دار می شود و در گروه Starred هم لیست می شود.

* با استفاده از Apply the label می توانید لیبل خاصی را انتخاب کنید تا بر همه ایمیل های واجد شرایط اعمال شود. این تقریبا پرکاربرد ترین بخش محسوب می شود. اگر در مرحله قبل آدرس ایمیل این دوره را وارد کرده باشید حالا می توانید برچسب زنی خودکار را هم در این قسمت انتخاب کنید.

* در صورتی که امکان Forwarding را در جیمیل تان فعال کرده باشید، می توانید با تیک زدن Forward it to و انتخاب ایمیل مورد نظر از لیست مقابل آن، ایمیل های دریافتی با شرایط فیلتر را به صورت خودکار برای فرد دیگری هم ارسال کنید.

* شاید با برخی ایمیل ها آنقدر مشکل دارید که نمی خواهید در اکانت تان باقی بمانند. یا اینکه دلیلی ندارد ایمیلی بعد از ارسال به اکانت دیگری، در inbox شما باقی بماند، پس برای خلاص شدن از دست آنها گزینه Delete it را تیک بزنید.

* ایمیل های دریافتی از برخی افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن آنها باعث زیان خواهد شد. خب، اگر برنامه ضد اسپم جیمیل آنها را اشتباهی به پوشه اسپم فرستاده و پاک کند، چه خواهید کرد؟ برای پیش گیری از این اتفاق می توانید برای آن ایمیل ها فیلتری ساخته و گزینه Never send it to spam را تیک بزنید.

* اگر از  قابلیت Priority Inbox جیمیل استفاده می کنید، شاید بخواهید برخی ایمیل ها از همان ابتدا بعنوان Important علامت گذاری شوند و برخی هم اصلا در این لیست قرار نگیرند. خب، راه حل استفاده از گزینه های Always mark it as important و Never mark it as important  است.

5- حال که عمل مورد نظر برای ایمیل های منتخب تان را مشخص کردید، می توانید با زدن دکمه Create Filter فیلتر را بسازید. 

6- در پایین صفحه هم می توانید برخی ایمیل های شامل شرط را که تا به حال دریافت کرده اید، مشاهده کنید. اگر دوست دارید فیلتر جدید بر روی آنها هم اعمال شود، ابتدا گزینه  Also apply filter to --- conversations below را انتخاب کنید و آنگاه دکمه Create Filter را بزنید.

7- به همین راحتی، فیلتر ساخته شده و کار خود را به صورت اتوماتیک آغاز می کند. شما هم به صفحه اینباکس هدایت خواهید شد. 

 نکاتی برای استفاده مفیدتر از لیبل و فیلتر

1- یکی از قابلیت های جالب جیمیل امکان انتخاب رنگ برای هر لیبل است. برای این کار به صفحه اول جیمیل بروید. در ستون سمت چپ، موس را بر روی نام لیبلی که می خواهید آن را رنگی کنید، نگه دارید. در مربع کنار آن یک علامت جهت نما ظاهر می شود. بر روی آن کلیک کنید، هورا! رنگ مورد نظرتان را انتخاب کنید تا لیبل تان رنگی شود.

 2- برخی لیبل ها اهمیت بیشتری دارند و می خواهید همیشه در بالای لیست در دسترس تان باشند. اما متاسفانه جیمیل همیشه آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب می کند. خب، تنها کافی است قبل از نام لیبل از یک عدد یا علامت خاص استفاده کنید. مثلا: # یا $ یا ! یا @. حتی می توانید برای جدا کردن کارهای اداره، خانه و متفرقه که هر کدام شامل چندین لیبل مختلف هستند، نیز از این علائم استفاده کنید.

3- می خواهید هنگام ساخت یک فیلتر، چندین ایمیل را به صورت همزمان در بخش From یا To وارد کنید تا از ساخت فیلترهای اضافی جلوگیری شود؟ تنها کافی است ایمیل های مورد نظر را در کادر هر یک از این دو بخش نوشته و آنها را با علامت پایپ  یا | از هم جدا کنید. در اکثر کیبردها این کاراکتر با فشردن کلید شیفت (Shift) و \ ایجاد می شود. مثال: mehran@darsnameh.com | mehran@gmail.com

4- برخی مواقع لازم است تمامی ایمیل های دریافتی از یک آدرس خاص را در فیلتر وارد کنیم. مثلا سایتی مانند آمازون، برای کارهای مختلف دارای چندین ایمیل بر روی دامنه amazon.com است. راحت ترین کار به جای تایپ هر یک از ایمیل ها، استفاده از علامت * است. مثلا با تایپ darsnameh@*، جیمیل بر روی تمامی ایمیل های دریافتی از دامنه درسنامه، فیلتر تعریف شده را اعمال می کند.

 اگر تا به حال از فیلترها استفاده نکرده اید، زمان تمرین فرا رسیده است. چند دقیقه وقت بگذارید و برای مرتب کردن ایمیل هایتان چند فیلتر بسازید. 

جیمیل چیست؟ 

باید 31 مارس 2004 میلادی را در تقویم بشری ثبت کرد. در این روز گوگل از سرویس ایمیل تحت وب خود رونمایی کرد. جیمیل هنوز نسخه بتا بود و فقط در صورت دعوت شدن از سوی یکی از دارندگان این سرویس، قادر به عضویت در آن بودید. در زمانه ای که همه سرویس های ایمیل رایگان فقط بین 5 تا 10 مگابایت فضا در اختیارتان می گذاشتند، جیمیل شما را در یک دریاچه یک گیگابایتی غوطه ور می کرد. و حالا هم یکی از بزرگترین، کاربردی ترین و امن ترین سرویس های ایمیل جهان است. 

 چرا جیمیل؟

به این سوال به طور خلاصه پاسخ می دهیم. چون محیط کاربری آسان و خوش دستی دارد. چون رایگان و دارای امکانات بسیار زیاد است. چون می تواند دیگر سرویس های ایمیل شما را به راحتی مدیریت کند. چون قابلیت لیبل زنی، فیلتر و جستجوی بی رقیبی دارد. چون یکی از امن ترین سرویس های ایمیل است. نگران نباشید با جزییات تمام اینها در درس های آینده به طور کامل آشنا می شوید.

خود گوگل چند دلیل را برای این انتخاب ذکر می کند که به گمانم جای حرفی باقی نمی گذارد:

1- اسپم کمتر: هیچ یک از شما ایمیل های تبلیغاتی و اسپم را دوست ندارید. گوگل هم آنها را دوست ندارد. پس جیمیل آنها را قبل از اینکه به inbox تان برسند، توسط تکنولوژی اختراعی ویژه ای فیلتر می کند. 

2- جستجو: باکس جستجو در جیمیل همیشه دم دست تان است، تا دقیقا آنچه را که می خواهید در اختیار تان بگذارد.

3- نمایش تمامی مکاتبات: پیام ها به همراه همه ایمیل هایی که قبلا به صورت Reply رد و بدل شده اند در یک گروه قرار می گیرند. پس همیشه می توانید تمامی روند گفتگو و مذاکره تان را یکجا در اختیار داشته و بررسی کنید.

4- چت داخلی: تنها با یک کلیک و بدون نیاز به برنامه اضافه ای، می توانید از امکانات جی تاک (چت جیمیل) استفاده کنید. با هر یک از افراد لیست تماس تان چت کنید و حتی با ویدیو چت تماس تصویری داشته باشید.

5- همیشه همراه شماست: همه جا به ایمیل تان دسترسی دارید. تنها به یک ابزار کوچک برای اتصال به اینترنت نیاز دارید. فرقی هم نمی کند چه مدل موبایل و یا تبلت و یا لپ تاپی استفاده می کنید. حتی با برخی دستگاه های صوتی پرتابل (مانند آی پاد تاچ) هم می توانید ایمیل های تان را چک کنید.

6- فضای تقریبا بی پایانی در اختیار دارید: همین الان که من این خط را می نویسم شما بیشتر از 7 گیگابایت فضای خالی در ایمیل تان در اختیار دارید که لحظه به لحظه هم بیشتر می شود. فکر می کنید برای شما کم است؟ خب، با هزینه پایینی هر میزان فضا که لازم دارید خریداری کنید!

7- اولویت بندی inbox: به صورت خودکار ایمیل های مهم تان از بقیه محتوای اینباکس جدا می شوند تا تمرکز کاری تان فقط روی آنها باشد.

8- امنیت: درست همانند سایت بانک ها و مراکز اقتصادی مهم، جیمیل از سیستم امنیتی HTTPS استفاده می کند تا امنیت ایمیل شما حفظ شود. همچنین متخصصان گوگل دائما در حال کار بر روی قابلیت های امنیتی جدید برای سرویس ایمیل شان هستند که در بخش امنیت به برخی از آنها خواهیم پرداخت.

9- رایگان! همه این امکانات و بسیاری قابلیت های دیگر کاملا رایگان در اختیار شما هستند.

 چگونه با جیمیل کار کنیم؟

در این قسمت به صورت خلاصه به برخی بخش های مهم و شیوه کار با این سرویس ایمیل می پردازیم. ممکن است این موارد برای شما بدیهی و پیش پا افتاده به نظر برسند. اما مطمئن هستم که نکات جالب و آموزنده ای در میان آنها خواهید یافت.

 1- اول از همه باید ثبت نام کرده و یک اکانت برای خودتان بسازید. جیمیل برای این کار به نام، نام خانوادگی، نام کاربری و رمزعبور انتخابی نیاز دارد. نام کاربری باید غیر تکراری باشد و هیچ کس دیگری قبلا آن را در جیمیل ثبت نداده باشد.

همچنین باید سوال امنیتی و جواب آن را هم با دقت انتخاب کرده و به یاد داشته باشید، تا در صورت فراموشی رمزعبور، بتوانید آن را بازیابی کنید. البته در صفحه ثبت نام باید با قوانین و شرایط کاری جیمیل هم موافقت کنید.

 هنگام ثبت نام ممکن است گوگل یک مرحله تایید تلفنی از شما بخواهد. برای این کار یک شماره تلفن از شما گرفته می شود و گوگل با شما تماس میگیرد و یک نرم افزار اتوماتیک کدی را برای شما می خواند که باید آن را در فرم تایید ثبت نام وارد کنید تا اکانت شما فعال شود. نگران نباشید گوگل شماره تلفن های ایران را هم پشتیبانی می کند و می توانید اکانت خودتان را از این طریق تایید کنید. فقط فراموش نکنید که کد کشور +98 را ابتدای شماره تلفن قرار بدهید.

همانطور که گفتیم در فرم ثبت نام باید یک سوال امنیتی انتخاب کنیم که انتخاب صحیح آن بسیار اهمیت دارد. یک سوال امنیتی خوب باید این خصوصیات را داشته باشد:

- به راحتی به خاطر سپرده شود و یادآوری آن هم ساده باشد، به طوری که حتی طی 10 تا 15 سال آینده آن را فراموش نکنید.

- سؤالی باشد که بتوان جواب‌های مختلفی را برای آن تصور کرد. سؤالی با 1000 جواب ممکن که فقط یکی از آن‌ها درست باشد چطور است؟

- سوالی نباشد که در جاهایی مانند فیس بوک، کلوب، اورکات و امثال آن و یا در مصاحبه یا نظر سنجی به آن پاسخ داده باشید.

- جوابش در یک یا دو کلمه خلاصه شود.

- هرگز تغییر نکند. (مثلاً نام دوست دختر/ پسر فعلی تان اصلاً انتخاب مناسبی نیست!)

 2- حال دریافت و ارسال ایمیل را  شروع کنید. برای ارسال ایمیل جدید بر روی لینک Compose Mail در سمت چپ صفحه کلیک کنید. با این کار صفحه ای باز می شود که به سادگی موضوع، پیام و گیرنده را می نویسید. در صورت لزوم فایل هایی را پیوست می کنید (Attach a file) و در آخر تنها کافی است دکمه Send را بزنید.

3- ایمیل های دریافتی را بخوانید. پوشه های مجزا برای ذخیره و نگه داری آنها ایجاد کنید. برای اینکار وقتی ایمیل را باز کردید بر روی منوی آبشاری Labels کلیک کنید. عبارت Create New را برای ساخت پوشه جدید انتخاب کرده و نامی را به آن اختصاص دهید.  برای قرار دادن ایمیل های بعدی در پوشه های خاص، بعد از باز کردن هر کدام بر روی همین منوی آبشاری کلیک کرده و نام پوشه مورد نظرتان را از لیست انتخاب نمایید. سپس با دکمه Archive ایمیل را بایگانی کنید. به همین راحتی ایمیل از اینباکس به پوشه مورد نظر منتقل می شود.

 4- ایمیل های مهم را با ستاره علامت گذاری کنید. در صفحه اینباکس، سمت چپ هر کدام از ایمیل ها یک ستاره تو خالی وجود دارد. با کلیک بر روی آن، ستاره زرد توپری ظاهر می شود.  حال علاوه بر اینکه این ایمیل ها در اینباکس کاملا مشخص اند، با مراجعه به لینک Starred در منوی سمت چپ صفحه، می توانید تمام ایمیل های ستاره دار را یکجا ببینید.

 5- پوشه های اسپم (Spam) و سطل آشغال (Trash) را خالی کنید. بر روی هر کدام از این پوشه ها کلیک کرده و گزینه Delete را در بالای آنها انتخاب کنید. البته در صورت خالی نکردن این پوشه ها، گوگل به صورت خودکار هر سی روز یک بار آنها را خالی می کند.

این فقط یک نگاه کلی سریع بود به جیمیل. در درس های بعدی موارد زیادی خواهیم گفت و به جزییات متفاوتی خواهیم پرداخت.

3وقت مرتب سازی ایمیل ها رسیده. اگر تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید می دانید که این موضوع تا چه حد اهمیت دارد. تا  به حال چند بار برایتان پیش آمده که دنبال ایمیلی می گشته اید اما موفق به پیدا کردنش نشدید؟ در بسیاری از سرویس ها و برنامه های مدیریت ایمیل، می توانید پیام های دریافتی را بر حسب موضوع، فرستنده، فعالیت مورد نیاز و موارد اینچنینی، در پوشه های جداگانه ذخیره نمایید. در این سرویس ها هر نامه تنها در یک پوشه یا فولدر جا گرفته و امکان دسترسی به آن تنها با به خاطر آوردن نام پوشه و یا استفاده از کادر جستجو میسر است

 جیمیل برای مدیریت و آرشیو ایمیل های دریافتی گام بلندی برداشته است. اینجا دیگر خبری از پوشه نیست و شما به جای آن قابلیت Labels را در اختیار دارید، که دقیقا مانند برچسب زدن پرونده های داخل کشوی میز کار و یا شیشه های درون آشپزخانه است. شما می توانید به تعداد نامحدود برچسب تولید کنید و جالب تر اینکه بر روی پیام های دریافتی چندین برچسب بزنید، تا دسته بندی و پیدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از این امکان جیمیل استفاده نکرده اید زمان اش رسیده تا آن را امتحان کنید و ببینید تا به حال چه امکان مهمی را از دست داده بودید.

چگونه یک لیبل بسازیم و از  آن استفاده کنیم؟

بیایید با هم به یک ایمیل لیبیل بچسبانیم. کار ساده ای است.

1- پیامی را که می خواهید لیبل بزنید از لیست اینباکس انتخاب کرده و یا آن را باز کنید. 

2- بر روی دکمه Labels در بالای اینباکس (وسط دکمه های Move to و More Actions) کلیک کنید تا منوی آن باز شود.

 3- در صورتی که قبلا لیبلی ساخته باشید، نام آن را در این منو می بینید، در غیر این صورت تنها گزینه های Create new و Manage labels را خواهید دید.

4- بر روی عبارت Create new کلیک کنید. 

 5- در کادری که باز می شود نام لیبل جدید را بنویسید و OK را بزنید. با این کار لیبل بر روی ایمیل انتخابی تان چسبانده می شود. این نام می تواند به انگلیسی یا فارسی نوشته شود، ایمیل یا آدرس سایت باشد و حتی نام شخص یا شرکت یا محل خاصی باشد.

 راه دیگر ساخت لیبل استفاده از  گزینه Manage Labels است. از این طریق می توانید لیبل های ساخته شده را مدیریت کنید. لیبل جدید بسازید. یا لیبل ها را حذف کنید.

برای ساخت لیبل جدید در صفحه Manage Labels، بر روی عبارت Create a new label کلیک کنید تا کادر خالی در اختیارتان قرار گیرد. حال نام لیبل را نوشته و دکمه Create را بزنید.

 برای حذف لیبل هم به سادگی بر روی دکمه remove در برابر هر کدام از لیبل ها کلیک کنید. با این کار لیبل حذف شده و برچسب آن هم از روی پیام ها پاک خواهد شد.

امکان دیگری که در این صفحه در اختیار دارید، انتخاب نحوه نمایش لیبل ها در ستون سمت چپ جیمیل است. با انتخاب گزینه Show، لیبل دائما در ستون سمت چپ نمایش داده می شود. گزینه hide، آن را در لیست نشان نمی دهد و گزینه show if unread، باعث می شود لیبل تنها در حالتی که ایمیل خوانده نشده ای در آن باشد، در ستون سمت چپ نمایش داده شود.

در درس قبلی به اصول اولیه نگارش ایمیل ها و اشتباهات رایج پرداختیم. حال بهتر است بررسی بیشتری در این زمینه داشته باشیم.

روانشناسی ایمیل

همانند صحبت کردن، گیرنده و فرستنده موضوع را از نقطه نظر کاملا متفاوتی می بینند. بگذارید نگاهی گذرا از هر دو منظر داشته باشیم:

گیرنده:

1- ایمیل های زیادی دریافت می کند.

2- اگر یک چهره شناخته شده باشد، معمولا به صورت مرتب ایمیل های تعریف و تمجید دریافت می کند.

3- اصلا وقت آزاد زیادی ندارد.

4- برایش اهمیت چندانی ندارد که به صورت فوری به شما کمک کند.

فرستنده:

1- وقت زیادی صرف می کند که به شکلی هنرمندانه یک ایمیل بی نقص (و شاید طولانی) آماده کند.

2- اعتقاد دارد که درخواست هایش مهم، بی همتا و خاص هستند.

3- اعتقاد دارد که اولین نفری است که درخواست چنین لطفی می کند.

4- اصلا نمی تواند تصور کند که چرا ممکن است کسی ایمیل اش را بدون توجه دور بیاندازد.

5- میل دارد که داستان را به صورت کامل شرح دهد و همه زوایا را توضیح دهد، تا شنونده نقطه نظر وی را به طور کامل دریابد.

 با توجه به این دیدگاه های مختلف تعجبی ندارد که گیرنده همیشه متعجب است چرا ایمیل های تکراری و یکسانی از همه دریافت می کند. فرستنده هم در عجب است که چرا ایمیل هایش به اندازه کافی موثر نیستند و پاسخ آنها را سریع دریافت نمی کند!

در درس امروز با برخی از نکات و ریزه کاری های تکمیلی درباره ی نگارش ایمیل آشنا خواهیم شد، تا دیگر ایمیل بدون پاسخ و مشکل آفرین نداشته باشیم.

- نتیجه منطقی درخواست های تان را در نظر داشته باشید

اغلب مردم مشخصا می دانند که چه می خواهند. اما معمولا وقت نمی گذارند تا به طور کامل به آن بیاندیشند.  این موضوع باعث می شود که در انتها ما با ایمیل های مبهم یا گمراه کننده روبرو هستیم. بدون اینکه به صورت مشخص بفهمیم که نتیجه نهایی خواسته های مان چه باید باشد، به طور نامنظم و درهم و بر هم چیزهایی می نویسیم که گیرنده را گیج و سردرگم می کند. 

 ما چهار نوع ایمیل داریم:

 الف: ایمیل متکی به خود: خود ایمیل منظور فرستنده است. شما می خواهید چیزی به گیرنده بگویید یا از او تعریف کنید و یا اینکه اطلاعاتی در اختیار وی بگذارید. این ایمیل ها نیاز به جواب ندارند.

 ب: تحقیقی و پرسشی: شما نیاز به چیزی از گیرنده دارید که باید پاسخ را برایتان بفرستد. برای مثال، پاسخ یک سوال یا پیشنهاد را می خواهید. هدف و خواست نهایی شما یک جواب است.

 ج: گفتگوهای با پایان باز: برای اینکه خط ارتباطی با گیرنده برقرار بماند. این کار معمولا برای هدف یا نتیجه ی خاصی در آینده و یا برخی منافع آتی انجام می شود.

د: ایمیل های کاربردی: هدف این ایمیل ها دریافت ایمیل پاسخ نیست، بلکه انجام یک کار توسط گیرنده مورد نظر است. مثلا فروش یک کالا و یا تبادل لینک با یک سایت.

شما الان می خواهید کدام یک از این نوع ایمیل ها را ارسال کنید؟ هدف و مقصود نهایی تان از آن چیست؟ هر چه هدف و منظورتان شفاف تر باشد، تمرکز بیشتری بر روی موضوع خواهید داشت و ایمیل بهتری برای دستیابی به نتیجه آماده خواهید کرد. در نتیجه راحت تر به خواست و میل نهایی تان دست پیدا می کنید.

- سوالات کوتاه و سر راست. اصل موضوع چیست؟

گیرنده نامه می خواهد بداند که : «شما چه چیزی از من می خواهی؟» سریع و مستقیم به این سوال پاسخ دهید. مقدمه چینی های طولانی، سوابق، تعاریف و جزئیات را رها کنید. مستقیم سراغ اصل مطلب بروید. آن را با حداقل کلمات توضیح دهید.

 اگر نیاز به انجام کاری است، دقیقا مشخص کنید که چه کاری را از گیرنده توقع دارید. اگر هم انتظار انجام کار یا ارسال پاسخ را ندارید، به گیرنده بگویید: «ارسال پاسخ ضروری نیست!»

- منافع را به صورت شفاف توضیح دهید

اگر قصد معرفی و ارائه چیزی را دارید، سعی کنید که توضیحات تان کاملا روشن و واضح باشند. منافع و سود آن، برای گیرنده سهل الوصول و قابل فهم باشند.

بسیاری از ایمیل های ارائه ی محصول و خدمات منحصرا به این موضوع می پردازد که چرا این کار برای فرستنده سودمند است. اگر شما سعی نکنید که اشتیاق و تمایل وی را برانگیزید، یا اینکه فهم این مورد را برای گیرنده مشکل کنید، او می گوید: نه. و چیزی جز اتلاف وقت دو طرف، عاید کسی نمی شود.

همچنین توجه داشته باشید که مشوق ها واقع گرایانه باشند. مبادله عادلانه است و واقعا منافعی برای گیرنده دارد. قبل از هر کاری خودتان را به جای گیرنده بگذارید: «آیا این پیشنهاد را قبول می کنید؟»

 مثلا ارسال ایمیل درخواست تبادل لینک با یک سایت پربیننده و معروف از طرف من که به تازگی وبلاگم را راه انداخته ام، اصلا عادلانه و شوق برانگیز نیست. آن سایت ممکن است این ایمیل ها را اسپم فرض کند.

 - ایمیل را ساده و همه فهم بنویسید

وقتی شما یک ایمیل طولانی برای شرح درخواستی برای گیرنده ارسال می کنید (درخواست زمان، توجه یا هر چیز دیگر)، در واقع به او می گویید: «من ارزشی برای وقت تو قائل نیستم!» با ارسال ایمیل های کوتاه و سوالات ساده و مشخص، به گیرنده نشان دهید که قدر و ارزش وقت او را می دانید.

از حداقل کلمات ممکن استفاده کنید. خودتان را معرفی کنید. در صورت نیاز از توضیحات و پیش زمینه استفاده کنید و دلیل ارسال ایمیل تان را واضح بنویسید.

 خلاصه و کوتاه نوشتن به این معنی نیست که ما خسته و بی حوصله هستیم. ما می توانیم با بازی کلمات، خلاقیت خودمان را نشان دهیم. تا حدی که لازم است از خودتان بنویسید. اما همیشه خلاصه و کوتاه نویس باشید.

- همانند برخوردهای چهره به چهره رفتار کنید

هنگامی که در مهمانی با شخص تازه ای آشنا می شوید، همان ابتدا دهان تان را باز می کنید و یک داستان طولانی و خسته کننده از زندگی تان برایش تعریف می کنید؟ احتمالا خیر. به طور معمول، ما بعد از یک آشنایی سریع و کوتاه، مواظب سخنان و زیاده گویی های مان هستیم.

در نظر گرفتن مقدمه ایمیل، همانند رفتارمان هنگام آشنایی با یک فرد جدید، یکی دیگر از نکات کلیدی، کوتاه نگه داشتن پیامهایمان است.

 - ترفند پیامک (اس ام اس)

هنگامی که شما از موبایل تان برای ارسال پیامی استفاده می کنید، بر خلاف هنگام استفاده از صفحه کلید کامپیوتر، سخنوری و کلام دانی را کنار می گذارید و یک راست سراغ اصل مطلب می روید.

 خب، همیشه فرض کنید که در حال استفاده از موبایل هستید! حالا ایمیل خود را تایپ کنید.

- از تعارفات بی اندازه خودداری کنید

برخی مردم فکر می کنند که هر چه بیشتر تعریف و تمجید کنند و زبان بریزند، احتمال اینکه گیرنده با درخواست، نیاز و یا خرید کالای آنها موافقت کند بیشتر است.

بین اینکه رو راست و صادق باشید و بگوید که در قلب تان چیست، یا اینکه تملق کسی را بگویید، تفاوت زیادی است. ما انسانها در تشخیص سخنان نادرست، غیرحقیقی و ظاهری قدرت خارق العاده ای داریم، حتی از درون ایمیل ها!

 - خودتان باشید- با شخصیت باشید

با اظهارات مناسب درباره ی گیرنده به ایمیل شخصیت ببخشید. توضیح کوتاهی درباره ی سایت، محصول یا کارشان بنویسید. اشخاص را با نام شان مورد خطاب قرار دهید. ایمیل را با نام خودتان امضا کنید و در انتها از یک جمله دوستانه استفاده کنید. مثلا «آخر هفته خوش بگذره».

- گیرنده باید به آسان ترین راه ممکن بتواند با شما تماس بگیرد

در امضای آخر به وب سایت، وبلاگ، تلفن، ایمیل، محصولات و یا صفحه ی معرفی شخصی تان لینک بدهید. همیشه مواظب باشید که لینک ها کار کنند تا گیرنده ها بتوانند با یک کلیک اطلاعات بیشتری در مورد شما کسب کنند. باورتان نمی شود من چقدر ایمیل از وبلاگ نویس ها دریافت کرده ام که در مورد وبلاگ شان است اما آدرس وبلاگ شان در ایمیل وجود نداشته است. با قدرت تخیل هم که نمی شود آدرس را پیدا کرد.

- از جملات ساده و معمولی استفاده کنید

هنگامی که از زبان کاملا رسمی استفاده می کنید و یا اینکه سراغ صنایع و اصطلاحات عجیب و غریب ادبی می روید، فهم ایمیل تان را برای یک شخص عادی و عامی بسیار مشکل می سازید. همچنین ممکن است ایمیل تان شبیه یک بخشنامه قانونی یا حکم دادگاه به نظر برسد. این اصلا خوب نیست.

 همانگونه که حرف می زنید، بنویسید. از زبان مکالمه روزمره استفاده کنید. اما درست و واقعی صحبت کنید، به جای آنکه تلاش کنید حرفه ای به نظر برسید، همانگونه که هستید سخن بگویید. اما هیچگاه شکسته و خودمانی صحبت نکنید.

 - توجه به فونت نوشتار

هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل را باز کنید و ببینید که کل کلمات درشت (Bold) هستند و می خواهند درون چشم تان فرو بروند. خیلی ها ترجیح می دهند به جای خسته کردن چشمانشان برای خواندن چنین متنی، سریعا ایمیل را بسته و خیال خودشان را راحت کنند. 

همیشه فونت خیلی ریز یا خیلی درشت، باعث می شود که افراد از خواندن ایمیل صرف نظر کنند. حواس تان به فونت ایمیل تان باشد. همه ی متن را بولد نکنید. از خطی استفاده کنید که به راحتی قابل خواندن باشد. مثلا Arial یا Tahoma انتخاب خوبی برای فارسی به نظر می رسد. همچنین از یک سایز استاندارد پیروی کنید. از رنگ های عجیب و غریب استفاده نکنید، زیرا رنگ ها در همه ی مانیتورها یکسان نیستند و ممکن است ایمیل تان به درستی قابل خواندن نباشد.

 - پاراگراف بندی و شکل چینش صحیح متن را رعایت کنید

ایمیل تان را با پاراگراف بندی کوتاه و مناسب با استفاده ی به جا از شماره گذاری و بولت ها، بهتر قابل خواندن کنید، تا گیرنده با حرکت سریع چشمی بتواند آنچه را می خواهد، بیابد. کلمات مهم و کلیدی را هم در صورت لزوم بولد یا ایتالیک کنید.

 - سوالات را به حداقل برسانید

تعداد سوالات و درخواست های درون هر ایمیل، ارتباط مستقیمی با شانس پاسخگویی به آن دارد. سعی کنید در هر ایمیل بیش از یکی دو سوال یا درخواست را مطرح نکنید. هر چه تعداد سوالات درون ایمیل بیشتر باشند، احتمال اینکه شما پاسخ همه آنها را به درستی و کامل دریافت کنید، کاهش می یابد. یادتان هست در درس قبل هم روی این موضوع تاکید کرده بودیم! 

 همچنین به جای سوالات معمول و نا مفهوم، سوال تان را دقیق و مشخص بپرسید. در این باره، طی درس قبلی به تفصیل صحبت کرده ایم.

- کلمات را هرس کنید

همانطور که به باغچه یتان رسیدگی می کنید، ایمیلی را هم که آماده ارسال است مطالعه کرده و به آن برسید. کلمات، جملات و پاراگراف های اضافی را که در رسیدن شما به هدف تان از ارسال ایمیل کمکی نمی کنند، حذف کنید. ابهامات بالقوه و مواردی که باعث بدفهمی متن می شوند را حذف نمایید. جملات را برای استفاده از کلمات کمتر دوباره نویسی کنید. جزئیات اضافی و ناکار آمد را حذف کنید.

 - تا حد امکان از پیوست ها (Attachment) بپرهیزید

برای نتیجه بهتر و سریعتر، به جای اتچ کردن یک متن که گیرنده مجبور باشد آن را دانلود کرده، در برنامه ی مجزا باز کرده و مطالعه کند، بخش های مهم متن را در قسمت Body ایمیل تان کپی کنید تا همانجا آنها را مطالعه کند. مراحلی که گیرنده برای دست یابی به هدف شما لازم دارد را به حداقل برسانید.

یک ایمیل بد:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش 

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنی. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

همچنین من با گروه خبری شرکت هم قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

میلاد سابجکت نسبتا مناسبی انتخاب کرده و در خصوص تغییرات مورد نیاز در گزارش به صورت کاملا روشن و قابل درکی سخن گفته است.  پس اشتباه او در این ایمیل چه بوده است؟

خب، پاراگراف دوم درباره قرار ملاقات، بسیار مهم است. اما میلاد آن را با تقاضا در خصوص نسخه جدید گزارش یکجا روی هم تلنبار کرده است.  پس اگر مریم این قرار ملاقات را در تقویم اش یادداشت نکرده باشد، باید با دیدن عنوان «نسخه جدید گزارش فروش» آن را به یاد بیاورد! به نظر شما این امکان منطقی است؟

ترکیب کردن دو موضوع بسیار مهم در یک ایمیل، شانس اینکه یکی از آن دو فراموش شود را بسیار زیاد می کند. بگذارید ببینیم میلاد چگونه باید این کار را به شکل بهتری انجام دهد.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش (نسخه 3 / فروردین ماه 1390)

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنید. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

از تلاش خوبت برای این کار متشکرم

میلاد

و ایمیل دوم:
سابجکت: جمعه 12 آبان، ساعت 11صبح، ملاقات با گروه خبری

متن نامه:

سلام مریم

 من با گروه خبری شرکت قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه، جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

با جدا کردن دو موضوع مهم در دو ایمیل جداگانه، مریم به راحتی در اینباکس اش به آنچه لازم است انجام دهد و به خاطر بیاورد دسترسی دارد. همچنین با این کار مریم خیلی راحت تر می تواند ایمیل اش را مدیریت کند. بعد از دریافت و یا انجام کارهای مربوط به نسخه جدید گزارش، آن را پاک می کند. اما ایمیل یاداوری جلسه را تا وقت برگزاری آن در اینباکس اش نگه می دارد.

- پاسخی را که می خواهید دریافت کنید، مشخص نمایید

هر عملی را که از گیرنده انتظار دارید در متن ایمیل تان مشخص کنید. اینکه وی لازم است یک تماس تلفنی داشته باشد. یا اینکه باید پیگیر برگزاری یک جلسه باشد.  ضمنا مطمئن شوید که ایمیل تان حاوی اطلاعات لازم و کافی برای تماس با شما (از قبیل نام و نام خانوادگی، سمت شغلی، شماره های تلفن و …) است.  حتی اگر یک پیام داخلی برای اعضای شرکت یا دوستان تان هم ارسال می کنید، این جزئیات را فراموش نکنید. به خاطر داشته باشید که هر چه پاسخگویی را برای دیگران ساده تر کنید، آنها علاقه بیشتری به انجام این کار خواهند داشت.

یک ایمیل بد:

از: reliablelandscapes@gmail.com

سابجکت: پروپوزال

میترا،

آیا پروپوزال هفته گذشته من به دستت رسید؟ من پاسخی از تو دریافت نکردم و می خواهم در این مورد مطمئن شوم. 

لطفا در صورت امکان به من زنگ بزن تا با هم در این باره صحبت کنیم.

متشکرم

علی

چندین بخش اطلاعاتی اصلی در این ایمیل مفقود شده اند. 

اول اینکه اطلاعات لازم درباره پروپوزال فراموش شده اند. اگر میترا تعداد زیادی پروپوزال دریافت کرده باشد چه؟ نویسنده درباره کدامیک صحبت می کند؟ ضمنا، این پروپوزال را با ایمیل، پست یا پیک موتوری فرستاده است؟

همچنین علی هیچ اطلاعاتی در خصوص اینکه چگونه میترا می تواند با وی تماس بگیرد، در اختیار وی نگذاشته است. شماره تلفن علی کجاست؟ قرار است با محل کار وی تماس گرفته شود یا با شماره ی شخصی اش؟ میترا اول باید دنبال این اطلاعات بگردد تا بتواند پاسخگو باشد.

و وخیم تر از همه اینکه آبتین نام کامل و سمت کاری اش را در پایان نامه ذکر نکرده است. و تازه نام وی بخشی از ایمیل اش هم نیست تا اعتماد بیشتری جلب کند.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: بررسی پروپوزال «تفریح گاه شمالی»

متن نامه: 

میترای عزیز

می خواستم ببینم شما پروپوزال «تفریح گاه شمالی» را که من هفته گذشته با ایمیل برای تان فرستادم، دریافت کرده اید؟ من پاسخی از شما نداشتم و می خواهم در خصوص رسیدن آن به شما مطمئن شوم.

آیا می توانید تا روز پنجشنبه با من تماس بگیرید، تا در این مورد بیشتر صحبت کنیم؟ این زمانی است که  مهلت پیشنهادات تخفیفی ما به پایان می رسند و من می خواهم مطمئن شوم که شما آن را از دست نمی دهید.

سریعترین راه تماس با من استفاده از شماره تلفن همراهم است.

با تشکر

علی شیبانی

شرکت کلبه شمالی

01234567 (دفتر)

0912345678901 (موبایل)

حالا علی تمامی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار میترا قرار داده است. میترا می داند که پروپوزال علی هفته گذشته با ایمیل ارسال شده و او ترجیح می دهد با موبایل با وی تماس گرفته شود.  و از این مهمتر که علی مشخصات اش را در آخر نامه نوشته است و میترا می داند که او چه کسی است و با چه کسی و چگونه باید تماس بگیرد.

- از EOM در سابجکت نامه استفاده کنید

هنگامی که می خواهید یک پیام خیلی کوتاه را ارسال کنید، می توانید از تکنیک EOM یا «پایان پیام» (End Of Message) استفاده کنید.

برای این کار کافی است که تمامی اطلاعات لازم را در سابجکت قرار دهید و آنگاه در پایان آن عبارت EOM را بنویسید.

این کار به گیرنده نشان می دهد که تمامی پیام در سابجکت است و نیازی به باز کردن ایمیل ندارد. 

همچنین جیمیل باهوش است و با این کار هنگام ارسال پیام به شما اخطار خالی بودن متن ایمیل (Body) را نمی دهد. در واقع سابجکت، تمام همان پیامی است که باید ارسال شود. در صورتی که برای گیرندگان ایمیل های تان این عبارت نامفهوم باشد، می توانید طی یک ایمیل آن را به آنها توضیح دهید. یا اینکه طی یک ایمیل، عبارتی قرار دادی را برای این کار به آنها معرفی کنید.

مثال:

سابجکت: قرار ملاقات 12 خرداد، ساعت 10 صبح، سالن کنفرانس شرکت ساسان، درباره دریافت ویزا EOM

- یک مکاتبه کننده و طرف حساب خوب باشید

برنامه ریزی کنید که به طور منظم به ایمیل تان سر بزنید و در زمان مقتضی و به موقع ایمیل های دریافتی را پاسخ بدهید. این یک کار ساده و نشان دهنده ادب است و همچنین دیگران را هم تشویق می کند تا در زمان مناسب به ایمیل های شما پاسخ دهند. اگر پاسخ یک ایمیل نیاز به مجموعه ای از اطلاعات دارد که باید سر هم شوند و شما هم اکنون همه آنها را در اختیار ندارید تا سریعا پاسخ را ارسال کنید، در جواب بگویید که ایمیل را دریافت کرده اید و زمان پاسخگویی تان را هم مشخص نمایید. 

اینکه بازه زمانی کنترل ایمیل شما چگونه است، به ماهیت کارتان بستگی دارد. اما همانطور که تاکید کردیم، سعی کنید خواندن ایمیل ها، در کاری که در حال انجام آن هستید، وقفه نیاندازد. هرگاه برای بیشتر از یک روز به ایمیل تان دسترسی ندارید، قابلیت پاسخگویی خودکار آن را با ذکر زمان برگشت فعال نمایید. در صورت امکان، دلیل عدم پاسخ گویی تان را هم ذکر کنید.

- ایمیل های داخلی

ایمیل های داخلی هم همانند دیگر ایمیل ها هستند، فقط نباید زیاد رسمی باشند. اما به خاطر داشته باشید که این ایمیل ها ممکن است پرینت شده و توسط افرادی به غیر از گیرنده هم در محیط کاری تان خوانده شوند. همیشه املا و نگارش تان را کنترل کنید و واژه های عامیانه به کار نبرید. فراموش نکنید که ایمیل یک سند مکتوب است که ممکن است بعدا به دست افراد دیگری هم بیافتد. بنابراین قبل از ارسال هر نامه دوباره به محتوای آن فکر کنید. در درس بعدی نکات دیگری هم در این مورد وجود دارد که به آنها می پردازیم. تا آن موقع می توانید موارد مهم این درس را یک بار دیگر مرور کنید.

به دوره آموزشی «استاد بزرگی ایمیل و جیمیل» خوش آمدید. ارسال و دریافت ایمیل در عین حال که کاری ساده محسوب می شود دارای قواعد و اصول زیادی است. از آداب و رسوم گرفته تا نکات مختلف فنی و موارد امنیتی. این دوره ی آموزشی طراحی شده تا به زبان ساده شما را با این قواعد آشنا کند. 23 درس و تعدادی آزمون در این مسیر همراه شما خواهد بود. شاید حجم محتوای آموزشی کمی زیاد به نظر برسد اما توصیه می کنیم با دقت و حوصله به مطالعه آنها بپردازید. این نهایت خوشحالی ما است که شما را در پایان این دوره ی آموزشی، استاد بزرگ ایمیل بنامیم. پس با درسنامه باشید. 

با اصول نوشتن ایمیل موثر شروع می کنیم! چه کنیم تا ایمیل های مان حتما خوانده شده و به آنها عمل گردد؟ آیا دیگران به ایمیل های ارسالی شما به همان شکلی که می خواهید اهمیت می دهند و آنها را به سرعت پاسخ می دهند؟ یا اینکه آنها را فراموش می کنند و اطلاعات مهمی را که ارسال کرده اید از دست می دهند؟ و مهمتر اینکه آیا اطمینان دارید که در متن ایمیل های تان حداکثر تاثیر ممکن را بر مخاطب گذاشته و انگیزه لازم را در وی ایجاد کرده اید؟

هنگامی که ایمیل تان را می نویسید، تنها با رعایت چند اصل ساده و کاربردی، می توانید تاثیر مثبتی بر گیرنده بگذارید و آنها را به ارسال پاسخ مورد نظرتان در مدت زمان کوتاهی ترغیب نمایید. در این درس به معرفی برخی از این اصول مهم در نوشتن ایمیل می پردازیم و سعی می کنیم آنها را با مثال های ایمیل خوب و ایمیل بد، کاملا برای تان روشن کنیم.

- موضوع (سابجکت- Subject) ایمیل یک سرتیتر خبری است

تیتر یک روزنامه دو کار مهم را انجام می دهد: توجه شما را جلب می کند و به شما می گوید که مقاله ی اصلی اش درباره ی چه موضوعی است. آنگاه شما تصمیم می گیرید که آن روزنامه را خریداری کرده و مطالعه کنید، یا اینکه به سادگی از کنار آن بگذرید. سابجکت ایمیل هم باید دقیقا همین کار را انجام دهد. با انتخاب مناسب تعداد کمی کلمه، گیرنده در یک نگاه خواهد فهمید که این ایمیل درباره چه موضوعی است و چه هدفی دارد.

 اگر ایمیل تان یکی از ایمیل های عمومی عادی است که مرتبا ارسال می شوند (مانند گزارش کار هفتگی)، بهتر است که تاریخ را در سابجکت ذکر کنید. برای ایمیل هایی هم که نیاز به پاسخ دارند، بهتر است این مورد در سابجکت درج شود. مثلا: «لطفا تا 15 خرداد پاسخ دهید». 

 به خاطر داشته باشید که همه تلاش می کنند تعداد ایمیل های اسپم دریافتی شان را کاهش دهند.  اگر شما از سابجکت تان به خوبی استفاده کنید، شانس اینکه ایمیل تان خوانده شود را افزایش می دهید، و جلوی این موضوع که با اسپم اشتباه گرفته شده و حتی بدون یک نگاه سرسری پاک شود را می گیرید.

مطمئنا همانطور که انتشار یک روزنامه بدون تیتر یک کار احمقانه است، خالی گذاشتن سابجکت ایمیل از آن هم بدتر است. زیرا ایمیل های با سابجکت خالی معمولا به پوشه ی اسپم منتقل می شوند.

یک ایمیل بد:

سابجکت: ملاقات

متن نامه:

سلام محمد

می خواستم جلسه ای را که برای هفته آینده با هم تنظیم کرده ایم، یادآوری کنم. لطفا اگر سوالی در این مورد داری با من در میان بگذار

با احترام

حامد

این ایمیل به دلایل متعددی اصلا ارتباط خوبی با گیرنده برقرار نمی کند. اول از همه سابجکت آن: «ملاقات». 

خب مشکل کجاست؟ این سابجکت هیچ گونه اطلاعاتی درباره متن پیام، به گیرنده نمی دهد. اگر تقویم شما پر از این قرار ملاقات ها باشد، ممکن است سر درگم شوید که حامد درباره کدام یک صحبت می کند. بدتر از آن نه تنها در سابجکت که در متن ایمیل هم صحبتی از زمان و مکان ملاقات به میان نیامده است. به دلیل عدم وجود اطلاعات مناسب در سابجکت این ایمیل کاملا شبیه یک اسپم است و احتمال آن زیاد است که بدون خوانده شدن پاک شده و یا حتی به عنوان یک اسپم گزارش شود.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: یادآوری قرار ملاقات ساعت 10 صبح -  تاریخ 15 فروردین - درباره مراحل دریافت ویزا

متن نامه:

سلام محمد

می خواستم جلسه ای را که برای روز سه شنبه 15 فروردین ساعت 10 صبح  تنظیم کرده بودیم یادآوری کنم. این ملاقات در اتاق کنفرانس شرکت ساسان درباره مراحل دریافت ویزا برگزار خواهد شد.

با من راحت باش و اگر سوالی در این مورد داشتی حتما با من تماس بگیر.

 با احترام

حامد

خب، می بینید که این سابجکت و ایمیل چقدر مشخص، روشن و گویا است.  مهمترین نکته در مورد این سابجکت، این است که گیرنده نامه حتی بدون باز کردن ایمیل، تقریبا تمامی اطلاعات لازم را به دست می آورد. ماهیت و طبیعت یک سر تیتر خبری خوب این است که همواره اطلاعات کاربردی را به راحتی در اختیار گیرنده بگذارد. هر گاه که گیرنده این ایمیل نگاهی سرسری به اینباکس اش بیاندازند، قرار ملاقات شما را به یاد می آورد.

- در هر ایمیل فقط بر روی یک موضوع تمرکز کنید

یکی از بزرگترین مزیت ها و پیشرفت های ایمیل نسبت به نامه های پستی این است که بر خلاف سیستم پستی، ارسال یک ایمیل یا چندین ایمیل، از نظر هزینه تفاوتی ندارد! خب، پس اگر می خواهید درباره مجموعه ای از موضوعات مختلف به شخصی ایمیل بزنید، لطفا در هر ایمیل فقط به یک موضوع مجزا بپردازید و کارهای تان را در چند ایمیل به وی اطلاع دهید. 

با این کار طرف حساب شما می تواند به هر سوال و موضوع به صورت جداگانه و در وقت مناسب پاسخ لازم را بدهد. یک موضوع مشخص ممکن است فقط به یک جواب کوتاه نیاز داشته باشد، که گیرنده ایمیل همان لحظه آن را پاسخ خواهد داد. بقیه موضوعات هم ممکن است به مطالعه، تحقیق و صرف وقت بیشتری نیاز داشته باشند، که در جای خود پاسخ داده می شوند. با ارسال ایمیل های جداگانه، شما جواب های روشن تری را دریافت خواهید کرد. همچنین به گیرنده کمک می کنید که اینباکس اش را بهتر مدیریت کند و نظم بدهد. 

 اگر هم ترجیح می دهید چندین موضوع مختلف را در یک ایمیل قرار دهید (مثلا بخاطر اینکه همه آنها مربوط به یک پروژه اند)، توجه داشته باشید که هر موضوع در یک پاراگراف جداگانه و شماره گذاری شده نوشته شود. این کار هر موضوع را جدا و دارای شخصیت مستقل می نماید و به طور معنی داری این احتمال را افزایش می دهد که هر موضوع با اشاره به شماره و دقیق تر جواب داده شود. 

هر ایمیل به صورت جداگانه باید مختصر، موجز و مشخص باشد. جزئیات و هدف از نگارش آن در همان پاراگراف اول به خوبی گنجانده شود. جملات باید کوتاه و هدفمند و مرتبط با موضوع باشند. متن ایمیل باید حاوی تمامی اطلاعات ضروری و مناسب با موضوع باشد. تمام متن باید سر راست و آگاهی بخش باشد.