گوگل دست به کار جالبی زده و شیوه نامه ای برای کسب مهارت در کار با سرویس ایمیل اش آماده کرده. هر چند که قبلا به برخی موارد این شیوه نامه اشاره کرده ایم و در دروس بعدی هم به طور کامل تر به توضیح برخی دیگر از آنها می پردازیم. اما بد نیست در اینجا نگاهی به آن بیاندازیم.

همان گونه که یک جنگجو در مراحل مختلف آموزشی القاب و کمربندهای مختلفی دریافت می کند، گوگل هم این نکات را در 4 دسته تقسیم بندی کرده است: کمربند سفید، کمربند سبز، کمربند مشکی و استادی.

یادگیری نکات و کلک هایی که در اینجا گفته می شود، به شما کمک می کند تا در وقت تان صرفه جویی کنید، بهره وری تان را افزایش دهید و به شکل موثرتری ایمیل تان را مدیریت کنید. تعدادی از نکات را می دانید و تعدادی را هم به صورت مفصل در درس های آینده می خوانید. این درس را با دقت بخوانید چرا که نکات بسیار ارزشمندی در آن وجود دارد که حیف است از دستشان بدهید.

الف- کمربند سفید

1- برای علامت گذاری ایمیل های مهم از ستاره استفاده کنید.

استفاده از ستاره های سمت چپ ایمیل ها در صفحه اصلی جیمیل راه ساده و مفیدی برای علامت گذاری پیام های مهمی است که باید بعدا به آنها توجه کرد و یا کارهای مربوط به آنها را انجام داد. اگر هم یک ستاره زرد ساده برای تان کافی نیست ، می توانید از امکان Superstars در قسمت Labs جیمیل استفاده کنید.

2- ایمیل های تان را با لیبل ها (Labels) سرو سامان دهید.

لیبل ها در جیمیل تقریبا مانند پوشه عمل می کنند. با این تفاوت که شما بر روی یک ایمیل می توانید بیش از یک لیبل را داشته باشید. برچسب (لیبل) هایی با رنگ های روشن و مشخص را به مهمترین ایمیل ها اختصاص دهید. با این کار با سرعت بالایی می توانید ایمیل مورد نظرتان را در اینباکس پیدا کنید. در مورد لیبل ها در درس قبل به صورت مفصل توضیح داده ایم.

3- Inboxتان را با استفاده از گزینه Move to همیشه تمیز و خالی نگه دارید.

این کار همانند جابجایی فایل ها بین پوشه های کامپیوتر است. با استفاده از این گزینه که در بالای اینباکس و هر یک از ایمیل های باز شده دیده می شود، می توانید همزمان یک یا گروهی از ایمیل ها را از اینباکس خارج کرده و لیبل خاصی را هم بر روی آن بچسبانید. این گزینه همچنین قابلیت جستجو بین لیبل ها را دارد تا اگر تعداد لیبل های تان زیاد است، با تایپ برخی حروف آن لیبل در باکس مربوطه، سریعتر به لیبل مورد نظر برسید.

4- برای پیدا کردن یک ایمیل از امکان جستجو استفاده کنید.

به جای اینکه ایمیل های تان را براساس نام فرستنده یا تاریخ مرتب کنید، می توانید با وارد کردن کلمات کلیدی آن در باکس جستجوی جیمیل، به ایمیل مورد نظرتان دست یابید. باکس جستجوی جیمیل کاملا شبیه موتور جستجوی گوگل عمل می کند. دنبال یک ایمیل خاص می گردید که تنها می دانید کلمه «فروشگاه» در متن آن وجود دارد. خب فقط کافی است این کلمه را در جیمیل جستجو کنید تا تمامی ایمیل های حاوی این کلمه به نمایش در آیند. بخش جستجو امکانات جالب دیگری هم دارد که در درس های آینده با آن آشنا می شوید.

5- برای داشتن یک Inbox مرتب، ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات مهمی هستند، به جای پاک کردن، آرشیو کنید.

جیمیل فضای بسیار زیادی را در اختیار شما گذارده است که می توانید هر آنچه را که دوست دارید نگه داری کنید. ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات نه چندان مهمی هستند و ممکن است در آینده به درد بخوردند، پاک نکنید. زیرا ایمیل های Delete شده بعد از 30 روز از Trash حذف می شوند. اما ایمیل های آرشیو شده برای همیشه باقی می مانند. این بدان معنی است که شما تعداد بسیار زیادی ایمیل قدیمی را که نیازی به مدیریت و مرتب سازی ندارند، درون یک اتاق خیلی بزرگ روی هم تلنبار کرده اید.

6- ایمیل ها و آدرس های ایمیل قدیمی تان را هم به اینجا بیاورید.

با استفاده از گزینه Accounts and Import در بخش تنظیمات جیمیل می توانید ایمیل ها و اطلاعات تماس (آدرس بوک) ایمیل های قدیمی تان از سیستم ها و سرویس های ایمیل دیگر را وارد جیمیل کنید. در آینده مفصل به این موضوع خواهیم پرداخت.

7- با تم های مختلف کمی چاشنی به اینباکس تان اضافه کنید.

جیمیل بیش از 30 انتخاب متفاوت را برای شخصی سازی ظاهر ایمیل در اختیار شما می گذارد. در بخش تنظیمات جیمیل گزینه Themes را باز کنید و تم مورد نظر خودتان را انتخاب کنید: تم طبیعت یا قالبی که با تغییر آب و هوا تغییر می کند و دهها انتخاب دیگر.

8- برای نجات دنیا از شر اسپم ها به ارتش ما ملحق شوید.

کاربران جیمیل نقش بسیار مهمی را در بلاک کردن و مبارزه با اسپم ها ایفا می کنند. وقتی شما ایمیلی را به عنوان اسپم معرفی می کنید، سیستم به زودی می آموزد که همه پیام های شبیه آن را هم بلاک کند. هر چه تعداد اسپم های بیشتری توسط شما معرفی شود، سیستم باهوش تر و کاراتر می گردد. برای اینکه سهم خودتان را در این مبارزه انجام دهید، فقط کافی است هنگام برخورد با پیام های اسپم، آنها را انتخاب کرده و بر روی دکمه Report Spam کلیک کنید.

ب- کمربند سبز:

1- از امکان چت ویدیویی استفاده کنید.

این کار کاملا با اینکه وقتی کلمه LOL را در چت می بینید و خنده دوست تان را تصور می کنید متفاوت است. گفتگوی چهره به چهره ای با دوستان تان داشته باشید. یا اگر وب کم ندارید، حداقل می توانید صدایش را بشنوید.

2- از تسک و تو-دو لیست (لیست کارهای روزانه) استفاده کنید.

با کلیک کردن بر روی لینک Tasks در سمت چپ صفحه می توانید تسک جدیدی ایجاد کنید. حتی می توانید ایمیل های دریافتی تان را هم به تسک تبدیل کنید. برای این کار از منوی آبشاری More Actions گزینه Add to Tasks را انتخاب کنید. حتی اگر می خواهید تسک های تان را روی موبایل تان ببینید، کافی است به این آدرس بروید.

یکی از دروس آینده مفصلا به موضوع تسک و مدیریت کارهای روزانه پرداخته است. اگر موضوع مورد علاقه شما است، منتظرمان باشید.

3- برای کنترل سیل ایمیل های دریافتی از Filters استفاده کنید.

فیلتر هایی تعریف کنید که به صورت خودکار ایمیل های دریافتی مشخصی را لیبل بزنند، آرشیو کنند، پاک کنند، ستاره بزنند و یا آنها را به آدرس دیگری فوروارد کنند. برای ساخت فیلتر برای یک ایمیل به خصوص از گزینه Filter massages like this در منوی آبشاری More Actions استفاده کنید. جزئیات بیشتر را در درس «لیبل و فیلتر» خوانده اید.

4- با استفاده از فیلتر ها و لیبل های رنگی ایمیل های مهم را متمایز کنید.

فیلتر ها را به گونه ای تنظیم کنید تا ایمیل های دریافتی از یک شخص خاص و یا با موضوع خاص، به طور خودکار با لیبل های رنگی مشخص شوند. با این کار شما تنها با نگاه کردن به رنگ ها می توانید ایمیل های خاص هر موضوع را پیدا کنید.

5- ایمیل های تان را با استفاده از موبایل ارسال کنید.

برای خواندن و پاسخ به ایمیل های تان در هنگام سفر و حرکت از موبایل استفاده کنید. یا اینکه جیمیل را با موبایل تان سینک کنید تا ایمیل ها را بر روی آن دریافت کنید. ساده ترین راه هم باز کردن سایت www.gmail.com در مرورگر موبایل تان است. اینترنت موبایل هم که تقریبا همه جا پیدا می شود.

6- بدون دانلود کردن پیوست های ایمیل، پیش نمایش آنها را ببینید.

به جای دانلود و باز کردن فایل های پیوست در برنامه های جداگانه، به راحتی پیش نمایش آنها را در مرورگرتان ببینید. فقط کافی است در زیر فایل پیوست بر روی یکی از گزینه های View یا View as HTML کلیک کنید. این گزینه تا حدی به افزایش امنیت تان کمک می کند چرا که فایل ها را روی کامپیوترتان دانلود نمی کنید.

7- با استفاده از دکمه Undo Send دیگر گاف ایمیلی نمی دهید.

وای، نهههه! دکمه Send را زود زدم. متن اشتباه بود. ایمیل برای شخص اشتباهی رفت. حالا باید چکار کنم؟ جیمیل به شما اجازه می دهد تا ثانیه هایی را به خودتان وقت بدهید که ارسال را متوقف کنید و پس از اصلاح ایمیل دوباره آن را اصلاح کنید. راه حل این مشکل را می توانید در درس های آینده در بخشی که Gmail Lab توضیح داده شده، پیدا کنید.

8- با استفاده از پیام های Status به دوستان تان بگوید که در چه موقعیتی هستید.

با نوشتن وضعیت خودتان در باکس چت، دوستان تان می فهمند که در حال انجام چه کاری هستید. Status شما می تواند هر چیزی باشد، از لینک به یک عکس یا صفحه وب گرفته تا یک نکته یا مطلب جالب.

9- با پاسخگوی خودکار تعطیلات، تاریخ برگشت تان را به همه اعلام کنید.

قرار است برای مدتی به تعطیلات بروید و به ایمیل تان دسترسی ندارید؟ پس با پاسخگوی تعطیلات (vacation responder) جیمیل به صورت خودکار و با یک متن مشخص به ایمیل های دریافتی تان پاسخ دهید و زمان پاسخگویی و برگشت تان را به آنها اطلاع دهید.

10- هیچ عبارتی مانند یک شکلک خندان وضعیت روحی شما را نشان نمی دهد.

هرگاه که نمی توانید عبارت صحیح را برای توصیف روحیه و احساس خود پیدا کنید، شکلک های کارتونی (Smily) به کمک تان می آیند. جیمیل تعداد زیادی از این تصاویر را برای استفاده در پیام ها و چت در اختیارتان می گذارد. برای استفاده از آنها تنها کافی است بر روی دکمه Insert Emoticon که یک صورتک خندان است، کلیک کنید.

11- قبل از ارسال ایمیل های فارسی، حتما متن را راست چین کنید.

هنگامی که متن ایمیل تان را می نویسید، به صورت پیش فرض به صورت چپ چین مرتب می شود. اما زبان فارسی از راست به چپ و به صورت راست چین نوشته می شود. پس راست چین کردن متن، کار شما را بسیار حرفه ای تر و خوانا تر خواهد کرد.

برای راست چین کردن متن، ابتدا کل متن مورد نظر را انتخاب کرده و بعد دکمه راست چین را که در تصویر بالا می بینید، کلیک کنید. البته ممکن است که شما این دکمه را در ادیتور جیمیل تان نبینید. در این صورت منوی Settings را باز کرده و به تب General بروید.

حال در بخش Language بر روی عبارت Show all language options کلیک کنید. دکمه رادیویی کنار عبارت Right-to-left editing support on را تیک زده و تغییرات را با دکمه Save Change ذخیره کنید. به همین راحتی دکمه های تعیین جهت متن به ادیتور جیمیل تان اضافه شدند.