اصول مدیریت ایمیل - بخش اول

مطمئنا داشتن اینباکسی که شتر هم با بارش در آن گم شود، ساعت های متمادی از وقت مفید روزانه شما را تلف خواهد کرد و ممکن است باعث از دست دادن نامه های الکترونیکی شود که زندگی شما را تحت تاثیر قرار می دهند. در این دو درس پایانی تصمیم داریم به شیوه های صحیح و کاربردی مدیریت ایمیل بپردازیم. اینکه چگونه ایمیل های تان را بخوانید، دسته بندی کنید، پاسخ دهید و همیشه Inbox جمع و جوری داشته باشید. با استفاده از این نکات می توانید بازده و کارایی خود را تا حد زیادی افزایش داده و وقت اضافه ای را که به دست می آورید به کارهای مورد علاقه تان بپردازید. شما به «استاد تمامی ایمیل» نزدیک شده اید.
- به برنامه مدیریت ایمیل و یا سرویس دهنده ایمیل تان اجازه دهید تا حد امکان ایمیل تان را مرتب کنند.
یکی از بهترین راه های منظم کردن اینباکس، استفاده از فیلترها است. اگر از برنامه ای مثل اوت لوک و تاندر برد، یا سرویسی مانند جیمیل استفاده کنید، این امکان را خواهید داشت که با تعریف فیلتر مناسب اسپم ها را همیشه مستقیما به سطل آشغال (Trash) سرازیر کنید و وقت تان را با باز کردن و پاک کردن آنها هدر ندهید. در مورد استفاده از لیبل و فیلترها در درس های گذشته به صورت مفصل صحبت کرده ایم و احتمالا هم اکنون مشغول استفاده از آنها هستید.
استفاده از دستورات رسیدگی خودکار به ایمیل های مشخص، تا حد بسیار زیادی بهره وری شما را افزایش می دهد. مثلا به صورت خودکار هر ایمیلی که از درسنامه به شما می رسد، لیبیل خاصی پیدا می کند و برای مطالعه قرار می گیرد.  یا اینکه ایمیل گروه های یاهو با یک سابجکت خاص را  که به کارتان نمی آیند و تنها برخی اوقات آنها را مطالعه می کنید، مستقیما وارد پوشه خاص خودشان می شوند و یا به آرشیو می روند. پس باعث شلوغی اینباکس و تلف شدن وقت تان نمی گردند.
- لازم نیست ایمیل تان را به صورت لحظه ای کنترل کنید و یا به محض دریافت ایمیل آن را پاسخ دهید.
پیشنهاد می کنم اصلا از برنامه هایی که به محض دریافت ایمیل جدید، با باز کردن پنجره یا سروصدا و یا هر راه دیگری به شما اخطار می دهند استفاده نکنید. این عادت را هم که دائما و لحظه ای به ایمیل تان سر بزنید کنار بگذارید.
زیرا چک کردن ایمیل به محض دریافت هر پیام به طور جدی در تمرکز شما بر روی کار و فعالیتی که در حال انجام آن هستید تداخل ایجاد می کند. بهتر است فاصله های زمانی مشخصی در طول روز را به چک کردن ایمیل اختصاص دهید. این بازه زمانی به نسبت حساسیت ایمیل های دریافتی و تعداد آنها می تواند از 30 دقیقه یک بار تا روزی یک بار متغیر باشد.
مطمئنا در هر لحظه انجام فقط یک کار و دقت بر روی آن، بهره وری و کارایی شما را تا حد بسیار زیادی افزایش خواهد داد.
- همه روزتان را به خواندن و جواب دادن به ایمیل ها نگذرانید.
شما ممکن است هر روز ده ها یا صدها ایمیل دریافت کنید که نیاز به پاسخ دارند. اما مطمئنا اکثر آنها فوری نیستند و می توانید بعدا هم به آنها پاسخ دهید. اینگونه پاسخ دادن به ایمیل ها مطمئنا باعث ایجاد وقفه در روال عادی کارهای تان خواهد شد.
یک برنامه زمانی مشخص روزانه را برای پاسخگویی به ایمیل ها اختصاص دهید. این کار ممکن است به روزی یک یا دو ساعت و حتی بیشتر زمان نیاز داشته باشد. اما تلاش کنید فقط طی همین زمان مشخص و با رعایت اولویت به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
- ساعات پربازده و مفید روزتان را با پاسخگویی به ایمیل ها تلف نکنید.
برای بسیاری از افراد معمولا صبح زمان بسیار پربار و با بهره وری بالایی است. اما متاسفانه خیلی از ما عادت داریم در شروع کار روزانه ابتدا  به ایمیل های مان پاسخ دهیم. یعنی ساعاتی از روز را که می توانیم بسیار خلاق و کاری باشیم، با انجام یک کار ساده و تکراری هدر می دهیم. مثلا با پاسخگویی به ایمیل ها در بعد از ظهر، زمانی را که خسته ایم و ذهن مان چندان توانایی فعالیت ندارد، به کاری می پردازیم که هیچ نیازی به صرف وقت و فعالیت ذهنی خاصی ندارد.
- هیچ ایمیل بلاتکلیفی را داخل Inbox رها نکنید.
اگر شما ایمیلی را بدون مشخص کردن وضعیت آن در اینباکس تان رها کنید، احتمالا تا انجام امور مربوط به آن حداقل 50 بار آن را خواهید خواند. این کار انرژی و زمان زیادی از شما را تلف خواهد کرد. هر ایمیل دریافتی را تنها یک بار باز کنید. و آنگاه در مورد شیوه انجام کار مربوط به آن یک بار برای همیشه تصمیم بگیرید. اگر پاسخ به آن کمتر از 2 دقیقه وقت می برد، همین الان به آن جواب دهید. اگر هم به زمان بیشتری نیاز دارد، همین الان برنامه ریزی و تصمیم گیری لازم در خصوص آن را انجام دهید. تا موعد مقرر که آماده پاسخگویی هستید، دیگر بازش نکنید. آن را به گونه ای علامت گذاری  کنید (تگ، لیبل، ستاره و …) که درون اینباکس کاملا مشخص باشد و باعث سردرگمی شما نشود. مثلا اگر برای پاسخگویی به یک ایمیل خاص نیاز به تماس تلفنی دارید، آن را با برچسب Call یا «تماس» مشخص کنید تا بعد از تماس به راحتی پیدایش کرده و پاسخ دهید. اگر هم یک ایمیل نیاز به انجام کار خاص یا پاسخ به خصوصی در کوتاه مدت نداشت، آن را بایگانی کنید.
- از برنامه های تکمیل عبارت خودکار استفاده کنید.
احتمالا در همه ایمیل های تان از عبارات و جملات تکرار زیادی مانند «بابت لینک ارسالی تشکر می کنم» یا «از توجه ات به موضوع ممنون ام» استفاده می کنید. مشکل هم اینجا است که این عبارات جای مشخصی در متن ایمیل ندارند که به عنوان امضا به صورت خودکار در ایمیل اضافه شوند. راه حل استفاده از برنامه هایی است که عبارت مورد نظر را جایگزین ترکیب کلیدی خاصی می کنند. مثلا به جای تایپ «بابت لینک ارسالی تشکر می کنم» می توانید از چنین ترکیب کلیدی استفاده کنید: بلت\ و یا blt-. برنامه رایگان texter برای ویندوز و نرم افزار پولی textexpander برای مکینتاش به صورت خودکار این عبارات را با متن مورد نظر شما جایگزین می کنند. به طور معمول به این برنامه ها «Keystroke-Replacing AutoHotKey» می گویند. حساب کنید با این کار تا چه حد در وقت پاسخگویی به ایمیل ها صرفه جویی می کنید!
- جیمیل را به مرکز نامه نگاری تان تبدیل کنید.
ممکن است برای کارها و اهداف مختلف تان تعداد زیادی ایمیل داشته باشید. سرکشی روزانه به همه آنها هم کار وقت گیر و خسته کننده ای است، اما چاره چیست؟ شما می توانید تمامی اکانت های ایمیل از دیگر سرویس دهندگان و دامین های شخصی یا اداری خود را به جیمیل متصل کنید. آنگاه همه آنها را از طریق جیمیل مدیریت کنید و کار دریافت و ارسال ایمیل را هم از همین جا انجام دهید. راهکارش را هم که در درس های قبل به خوبی آموخته اید.
- ایمیل های نخوانده خود را هر روز صفر کنید.
این کار به شما کمک می کند که راحت تر از ایمیل تان استفاده کنید و هیچگاه برای یافتن سابقه مکاتبه ای یا پیدا کردن ایمیلی ساعت ها وقت تان تلف نشود. یک اینباکس شلوغ با صدها ایمیل نخوانده، همیشه مانند کوهی در برابر شما است و دائما روی ذهن تان سنگینی می کند.
شاید جمع و جور کردن چنین اینباکسی در نگاه اول غیر ممکن باشد، اما فقط کافی است چند ساعت از یک روز تعطیل به مرتب سازی آن بپردازید. البته نکته مهمتر از مرتب و صفر کردن اینباکس، برنامه ریزی روزانه مناسب است، تا هیچگاه در پایان روز پیام نخوانده ای برای روز بعد نداشته باشید. حالا بخش مهمی از ذهن تان برای کارهای دیگر آزاد است و دائما درگیر شکستن شاخ غول ایمیل های نخوانده نیست.
- ایمیل های به درد نخور را پاک کنید.
دکمه Delete هنگام جمع و جور کردن اینباکس بهترین دوست شما است. برای استفاده از آن دست و دل باز باشید. در غیر این صورت اینباکس تان تبدیل به یک انباری پر از آت و آشغال می شود، که پیدا کردن وسیله ها در آن تقریبا غیر ممکن است. همه ایمیل های به درد نخور، اسپم و تبلیغاتی را که نمی خواهید پاک کنید. چرا چیزی را که نیاز ندارید در اینباکس یا آرشیو نگه داری می کنید؟ هر پیامی که نیاز به پاسخ دادن، برچسب زدن و یا آرشیو کردن برای استفاده آتی نداشته باشد، حق زندگی ندارد و باید حذف شود. ما یک کتابخانه مرتب و قابل استفاده می خواهیم، نه یک انباری پر از خرت و پرت که پیدا کردن یک کتاب ده ها برابر مدت زمان مطالعه اش وقت ببرد.