یک ایمیل بد:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش 

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنی. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

همچنین من با گروه خبری شرکت هم قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

میلاد سابجکت نسبتا مناسبی انتخاب کرده و در خصوص تغییرات مورد نیاز در گزارش به صورت کاملا روشن و قابل درکی سخن گفته است.  پس اشتباه او در این ایمیل چه بوده است؟

خب، پاراگراف دوم درباره قرار ملاقات، بسیار مهم است. اما میلاد آن را با تقاضا در خصوص نسخه جدید گزارش یکجا روی هم تلنبار کرده است.  پس اگر مریم این قرار ملاقات را در تقویم اش یادداشت نکرده باشد، باید با دیدن عنوان «نسخه جدید گزارش فروش» آن را به یاد بیاورد! به نظر شما این امکان منطقی است؟

ترکیب کردن دو موضوع بسیار مهم در یک ایمیل، شانس اینکه یکی از آن دو فراموش شود را بسیار زیاد می کند. بگذارید ببینیم میلاد چگونه باید این کار را به شکل بهتری انجام دهد.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: نسخه جدید گزارش فروش (نسخه 3 / فروردین ماه 1390)

متن نامه:

سلام مریم

بابت گزارش ارسالی هفته گذشته متشکرم. من آن را دیروز مطالعه کردم و فکر می کنم که باید در بخش اعداد و ارقام فروش کمی دقیق تر عمل کنید. همچنین به نظر می رسد که لحن گزارش باید کمی رسمی تر باشد. این گزارش قرار است توسط هیئت رئیسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه ای بودن ما باشد.

از تلاش خوبت برای این کار متشکرم

میلاد

و ایمیل دوم:
سابجکت: جمعه 12 آبان، ساعت 11صبح، ملاقات با گروه خبری

متن نامه:

سلام مریم

 من با گروه خبری شرکت قرار ملاقاتی برای روز پنجشنبه، جهت بررسی برنامه تبلیغاتی جدیدمان تنظیم کردم. این برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.

لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.

متشکرم

میلاد

با جدا کردن دو موضوع مهم در دو ایمیل جداگانه، مریم به راحتی در اینباکس اش به آنچه لازم است انجام دهد و به خاطر بیاورد دسترسی دارد. همچنین با این کار مریم خیلی راحت تر می تواند ایمیل اش را مدیریت کند. بعد از دریافت و یا انجام کارهای مربوط به نسخه جدید گزارش، آن را پاک می کند. اما ایمیل یاداوری جلسه را تا وقت برگزاری آن در اینباکس اش نگه می دارد.

- پاسخی را که می خواهید دریافت کنید، مشخص نمایید

هر عملی را که از گیرنده انتظار دارید در متن ایمیل تان مشخص کنید. اینکه وی لازم است یک تماس تلفنی داشته باشد. یا اینکه باید پیگیر برگزاری یک جلسه باشد.  ضمنا مطمئن شوید که ایمیل تان حاوی اطلاعات لازم و کافی برای تماس با شما (از قبیل نام و نام خانوادگی، سمت شغلی، شماره های تلفن و …) است.  حتی اگر یک پیام داخلی برای اعضای شرکت یا دوستان تان هم ارسال می کنید، این جزئیات را فراموش نکنید. به خاطر داشته باشید که هر چه پاسخگویی را برای دیگران ساده تر کنید، آنها علاقه بیشتری به انجام این کار خواهند داشت.

یک ایمیل بد:

از: reliablelandscapes@gmail.com

سابجکت: پروپوزال

میترا،

آیا پروپوزال هفته گذشته من به دستت رسید؟ من پاسخی از تو دریافت نکردم و می خواهم در این مورد مطمئن شوم. 

لطفا در صورت امکان به من زنگ بزن تا با هم در این باره صحبت کنیم.

متشکرم

علی

چندین بخش اطلاعاتی اصلی در این ایمیل مفقود شده اند. 

اول اینکه اطلاعات لازم درباره پروپوزال فراموش شده اند. اگر میترا تعداد زیادی پروپوزال دریافت کرده باشد چه؟ نویسنده درباره کدامیک صحبت می کند؟ ضمنا، این پروپوزال را با ایمیل، پست یا پیک موتوری فرستاده است؟

همچنین علی هیچ اطلاعاتی در خصوص اینکه چگونه میترا می تواند با وی تماس بگیرد، در اختیار وی نگذاشته است. شماره تلفن علی کجاست؟ قرار است با محل کار وی تماس گرفته شود یا با شماره ی شخصی اش؟ میترا اول باید دنبال این اطلاعات بگردد تا بتواند پاسخگو باشد.

و وخیم تر از همه اینکه آبتین نام کامل و سمت کاری اش را در پایان نامه ذکر نکرده است. و تازه نام وی بخشی از ایمیل اش هم نیست تا اعتماد بیشتری جلب کند.

یک ایمیل خوب:

سابجکت: بررسی پروپوزال «تفریح گاه شمالی»

متن نامه: 

میترای عزیز

می خواستم ببینم شما پروپوزال «تفریح گاه شمالی» را که من هفته گذشته با ایمیل برای تان فرستادم، دریافت کرده اید؟ من پاسخی از شما نداشتم و می خواهم در خصوص رسیدن آن به شما مطمئن شوم.

آیا می توانید تا روز پنجشنبه با من تماس بگیرید، تا در این مورد بیشتر صحبت کنیم؟ این زمانی است که  مهلت پیشنهادات تخفیفی ما به پایان می رسند و من می خواهم مطمئن شوم که شما آن را از دست نمی دهید.

سریعترین راه تماس با من استفاده از شماره تلفن همراهم است.

با تشکر

علی شیبانی

شرکت کلبه شمالی

01234567 (دفتر)

0912345678901 (موبایل)

حالا علی تمامی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار میترا قرار داده است. میترا می داند که پروپوزال علی هفته گذشته با ایمیل ارسال شده و او ترجیح می دهد با موبایل با وی تماس گرفته شود.  و از این مهمتر که علی مشخصات اش را در آخر نامه نوشته است و میترا می داند که او چه کسی است و با چه کسی و چگونه باید تماس بگیرد.

- از EOM در سابجکت نامه استفاده کنید

هنگامی که می خواهید یک پیام خیلی کوتاه را ارسال کنید، می توانید از تکنیک EOM یا «پایان پیام» (End Of Message) استفاده کنید.

برای این کار کافی است که تمامی اطلاعات لازم را در سابجکت قرار دهید و آنگاه در پایان آن عبارت EOM را بنویسید.

این کار به گیرنده نشان می دهد که تمامی پیام در سابجکت است و نیازی به باز کردن ایمیل ندارد. 

همچنین جیمیل باهوش است و با این کار هنگام ارسال پیام به شما اخطار خالی بودن متن ایمیل (Body) را نمی دهد. در واقع سابجکت، تمام همان پیامی است که باید ارسال شود. در صورتی که برای گیرندگان ایمیل های تان این عبارت نامفهوم باشد، می توانید طی یک ایمیل آن را به آنها توضیح دهید. یا اینکه طی یک ایمیل، عبارتی قرار دادی را برای این کار به آنها معرفی کنید.

مثال:

سابجکت: قرار ملاقات 12 خرداد، ساعت 10 صبح، سالن کنفرانس شرکت ساسان، درباره دریافت ویزا EOM

- یک مکاتبه کننده و طرف حساب خوب باشید

برنامه ریزی کنید که به طور منظم به ایمیل تان سر بزنید و در زمان مقتضی و به موقع ایمیل های دریافتی را پاسخ بدهید. این یک کار ساده و نشان دهنده ادب است و همچنین دیگران را هم تشویق می کند تا در زمان مناسب به ایمیل های شما پاسخ دهند. اگر پاسخ یک ایمیل نیاز به مجموعه ای از اطلاعات دارد که باید سر هم شوند و شما هم اکنون همه آنها را در اختیار ندارید تا سریعا پاسخ را ارسال کنید، در جواب بگویید که ایمیل را دریافت کرده اید و زمان پاسخگویی تان را هم مشخص نمایید. 

اینکه بازه زمانی کنترل ایمیل شما چگونه است، به ماهیت کارتان بستگی دارد. اما همانطور که تاکید کردیم، سعی کنید خواندن ایمیل ها، در کاری که در حال انجام آن هستید، وقفه نیاندازد. هرگاه برای بیشتر از یک روز به ایمیل تان دسترسی ندارید، قابلیت پاسخگویی خودکار آن را با ذکر زمان برگشت فعال نمایید. در صورت امکان، دلیل عدم پاسخ گویی تان را هم ذکر کنید.

- ایمیل های داخلی

ایمیل های داخلی هم همانند دیگر ایمیل ها هستند، فقط نباید زیاد رسمی باشند. اما به خاطر داشته باشید که این ایمیل ها ممکن است پرینت شده و توسط افرادی به غیر از گیرنده هم در محیط کاری تان خوانده شوند. همیشه املا و نگارش تان را کنترل کنید و واژه های عامیانه به کار نبرید. فراموش نکنید که ایمیل یک سند مکتوب است که ممکن است بعدا به دست افراد دیگری هم بیافتد. بنابراین قبل از ارسال هر نامه دوباره به محتوای آن فکر کنید. در درس بعدی نکات دیگری هم در این مورد وجود دارد که به آنها می پردازیم. تا آن موقع می توانید موارد مهم این درس را یک بار دیگر مرور کنید.