90/5/23
11:44 ص
به دوره آموزشی «استاد بزرگی ایمیل و جیمیل» خوش آمدید. ارسال و دریافت ایمیل در عین حال که کاری ساده محسوب می شود دارای قواعد و اصول زیادی است. از آداب و رسوم گرفته تا نکات مختلف فنی و موارد امنیتی. این دوره ی آموزشی طراحی شده تا به زبان ساده شما را با این قواعد آشنا کند. 23 درس و تعدادی آزمون در این مسیر همراه شما خواهد بود. شاید حجم محتوای آموزشی کمی زیاد به نظر برسد اما توصیه می کنیم با دقت و حوصله به مطالعه آنها بپردازید. این نهایت خوشحالی ما است که شما را در پایان این دوره ی آموزشی، استاد بزرگ ایمیل بنامیم. پس با درسنامه باشید.
با اصول نوشتن ایمیل موثر شروع می کنیم! چه کنیم تا ایمیل های مان حتما خوانده شده و به آنها عمل گردد؟ آیا دیگران به ایمیل های ارسالی شما به همان شکلی که می خواهید اهمیت می دهند و آنها را به سرعت پاسخ می دهند؟ یا اینکه آنها را فراموش می کنند و اطلاعات مهمی را که ارسال کرده اید از دست می دهند؟ و مهمتر اینکه آیا اطمینان دارید که در متن ایمیل های تان حداکثر تاثیر ممکن را بر مخاطب گذاشته و انگیزه لازم را در وی ایجاد کرده اید؟
هنگامی که ایمیل تان را می نویسید، تنها با رعایت چند اصل ساده و کاربردی، می توانید تاثیر مثبتی بر گیرنده بگذارید و آنها را به ارسال پاسخ مورد نظرتان در مدت زمان کوتاهی ترغیب نمایید. در این درس به معرفی برخی از این اصول مهم در نوشتن ایمیل می پردازیم و سعی می کنیم آنها را با مثال های ایمیل خوب و ایمیل بد، کاملا برای تان روشن کنیم.
- موضوع (سابجکت- Subject) ایمیل یک سرتیتر خبری است
تیتر یک روزنامه دو کار مهم را انجام می دهد: توجه شما را جلب می کند و به شما می گوید که مقاله ی اصلی اش درباره ی چه موضوعی است. آنگاه شما تصمیم می گیرید که آن روزنامه را خریداری کرده و مطالعه کنید، یا اینکه به سادگی از کنار آن بگذرید. سابجکت ایمیل هم باید دقیقا همین کار را انجام دهد. با انتخاب مناسب تعداد کمی کلمه، گیرنده در یک نگاه خواهد فهمید که این ایمیل درباره چه موضوعی است و چه هدفی دارد.
اگر ایمیل تان یکی از ایمیل های عمومی عادی است که مرتبا ارسال می شوند (مانند گزارش کار هفتگی)، بهتر است که تاریخ را در سابجکت ذکر کنید. برای ایمیل هایی هم که نیاز به پاسخ دارند، بهتر است این مورد در سابجکت درج شود. مثلا: «لطفا تا 15 خرداد پاسخ دهید».
به خاطر داشته باشید که همه تلاش می کنند تعداد ایمیل های اسپم دریافتی شان را کاهش دهند. اگر شما از سابجکت تان به خوبی استفاده کنید، شانس اینکه ایمیل تان خوانده شود را افزایش می دهید، و جلوی این موضوع که با اسپم اشتباه گرفته شده و حتی بدون یک نگاه سرسری پاک شود را می گیرید.
مطمئنا همانطور که انتشار یک روزنامه بدون تیتر یک کار احمقانه است، خالی گذاشتن سابجکت ایمیل از آن هم بدتر است. زیرا ایمیل های با سابجکت خالی معمولا به پوشه ی اسپم منتقل می شوند.
یک ایمیل بد:
سابجکت: ملاقات
متن نامه:
سلام محمد
می خواستم جلسه ای را که برای هفته آینده با هم تنظیم کرده ایم، یادآوری کنم. لطفا اگر سوالی در این مورد داری با من در میان بگذار
با احترام
حامد
این ایمیل به دلایل متعددی اصلا ارتباط خوبی با گیرنده برقرار نمی کند. اول از همه سابجکت آن: «ملاقات».
خب مشکل کجاست؟ این سابجکت هیچ گونه اطلاعاتی درباره متن پیام، به گیرنده نمی دهد. اگر تقویم شما پر از این قرار ملاقات ها باشد، ممکن است سر درگم شوید که حامد درباره کدام یک صحبت می کند. بدتر از آن نه تنها در سابجکت که در متن ایمیل هم صحبتی از زمان و مکان ملاقات به میان نیامده است. به دلیل عدم وجود اطلاعات مناسب در سابجکت این ایمیل کاملا شبیه یک اسپم است و احتمال آن زیاد است که بدون خوانده شدن پاک شده و یا حتی به عنوان یک اسپم گزارش شود.
یک ایمیل خوب:
سابجکت: یادآوری قرار ملاقات ساعت 10 صبح - تاریخ 15 فروردین - درباره مراحل دریافت ویزا
متن نامه:
سلام محمد
می خواستم جلسه ای را که برای روز سه شنبه 15 فروردین ساعت 10 صبح تنظیم کرده بودیم یادآوری کنم. این ملاقات در اتاق کنفرانس شرکت ساسان درباره مراحل دریافت ویزا برگزار خواهد شد.
با من راحت باش و اگر سوالی در این مورد داشتی حتما با من تماس بگیر.
با احترام
حامد
خب، می بینید که این سابجکت و ایمیل چقدر مشخص، روشن و گویا است. مهمترین نکته در مورد این سابجکت، این است که گیرنده نامه حتی بدون باز کردن ایمیل، تقریبا تمامی اطلاعات لازم را به دست می آورد. ماهیت و طبیعت یک سر تیتر خبری خوب این است که همواره اطلاعات کاربردی را به راحتی در اختیار گیرنده بگذارد. هر گاه که گیرنده این ایمیل نگاهی سرسری به اینباکس اش بیاندازند، قرار ملاقات شما را به یاد می آورد.
- در هر ایمیل فقط بر روی یک موضوع تمرکز کنید
یکی از بزرگترین مزیت ها و پیشرفت های ایمیل نسبت به نامه های پستی این است که بر خلاف سیستم پستی، ارسال یک ایمیل یا چندین ایمیل، از نظر هزینه تفاوتی ندارد! خب، پس اگر می خواهید درباره مجموعه ای از موضوعات مختلف به شخصی ایمیل بزنید، لطفا در هر ایمیل فقط به یک موضوع مجزا بپردازید و کارهای تان را در چند ایمیل به وی اطلاع دهید.
با این کار طرف حساب شما می تواند به هر سوال و موضوع به صورت جداگانه و در وقت مناسب پاسخ لازم را بدهد. یک موضوع مشخص ممکن است فقط به یک جواب کوتاه نیاز داشته باشد، که گیرنده ایمیل همان لحظه آن را پاسخ خواهد داد. بقیه موضوعات هم ممکن است به مطالعه، تحقیق و صرف وقت بیشتری نیاز داشته باشند، که در جای خود پاسخ داده می شوند. با ارسال ایمیل های جداگانه، شما جواب های روشن تری را دریافت خواهید کرد. همچنین به گیرنده کمک می کنید که اینباکس اش را بهتر مدیریت کند و نظم بدهد.
اگر هم ترجیح می دهید چندین موضوع مختلف را در یک ایمیل قرار دهید (مثلا بخاطر اینکه همه آنها مربوط به یک پروژه اند)، توجه داشته باشید که هر موضوع در یک پاراگراف جداگانه و شماره گذاری شده نوشته شود. این کار هر موضوع را جدا و دارای شخصیت مستقل می نماید و به طور معنی داری این احتمال را افزایش می دهد که هر موضوع با اشاره به شماره و دقیق تر جواب داده شود.
هر ایمیل به صورت جداگانه باید مختصر، موجز و مشخص باشد. جزئیات و هدف از نگارش آن در همان پاراگراف اول به خوبی گنجانده شود. جملات باید کوتاه و هدفمند و مرتبط با موضوع باشند. متن ایمیل باید حاوی تمامی اطلاعات ضروری و مناسب با موضوع باشد. تمام متن باید سر راست و آگاهی بخش باشد.
مطالب کامپیوتری دارم. از همه وبلاگ ها هم دیدبانی میکنم.در میهن بلاگ هم با همین اسم یک وبلاگ دارم