ج- کمربند مشکی:

1- با استفاده از کلیدهای میانبر سرعت کار با ایمیل را افزایش دهید.

استفاده از کلیدهای میانبر این امکان را به شما می دهد که در حد ثانیه و میلی ثانیه در انجام هر کار صرفه جویی کنید. اما اگر این زمان های کوتاه را روی هم بگذاریم، ممکن است چندین دقیقه در هر روز یا هفته شوند. ابتدا باید کلیدهای میانبر را در تنظیمات ایمیل فعال کنید. حالا با استفاده از J و K در Inbox بالا و پایین بروید. با O ایمیل های تان را باز کنید. با R به آنها پاسخ دهید. با C ایمیل جدید بنویسید. با S یک ایمیل را ستاره دار کنید و یا ستاره آن را حذف کنید. با E آن را آرشیو کنید و بسیاری میانبرهای جدید که می توانید لیست آنها را در این آدرس ببینید.

2- برای پیدا کردن ایمیل مورد نظرتان، از عملگرهای جستجو استفاده کنید.

قدرت واقعی جستجوی جیمیل در عبارات عملگر و کلماتی است که عبارات جستجوی شما را اختصاصی و دقیق تر می کنند. برای مثال، شما دنبال یک ایمیل بخصوص از محمد هستید که یک پیوست پی دی اف هم داشته، پس این عبارت را در کادر جستجو تایپ کنید: «from:mohammad has:attachment» و یا برای دیدن همه ایمیل های درون اینباکس تان که هنوز خوانده نشده اند از این عبارت استفاده کنید: «to:me is:unread in:indox»

3- با اختصاصی سازی آدرس ها، ایمیل های تان را فیلتر کنید.

این قسمت را با دقت بخوانید چون بسیار جالب است! شما با ساخت یک اکانت در جیمیل، چیزی بیشتر از یک ایمیل با آدرس yourusername@gmail.com به دست می آورید. بعد از نام تان یک علامت + گذارده و هر کلمه یا عددی را که دوست دارید اضافه کنید. اینها هم ایمیل شما هستند! مثلا تغییر hikingfan@gmail.com به hikingfan+mailinglists@gmail.com در دریافت ایمیل ها مشکلی به وجود نخواهد آورد. حتی قرار دادن نقطه بین هر کدام از حروف ایمیل هم، مشکلی ایجاد نمی کند. این ایمیل ها همه متعلق به یک کاربر هستند: h.ik.ingfan@gmail.com و h.ikingfan@gmail.com و h.ik.ing.fa.n@gmail.com و...

بعد به راحتی می توانید ایمیل های دریافتی را به صورت جداگانه لیبل زده، فیلتر کرده و مدیریت کنید. یک استفاده جالب از این کاربرد این است که در سایت هایی که ثبت نام می کنید یک حالت خاص از آدرس تان را بدهید تا بعدا بتوانید ایمیل های ارسالی از این سایت ها را فیلتر کنید یا اگر ایمیل اسپم دریافت کردید جلو آنها را بگیرید.

4- کدامیک از ایمیل ها فقط برای شما ارسال شده اند.

قابلیت Personal level indicators در جلوی همه ایمیل ها پیکان های کوچکی قرار می دهد. این پیکان ها به شما می گویند که یک ایمیل فقط برای شما ارسال شده است، یا اینکه آن را به طور همزمان برای چندین نفر فرستاده اند. اگر جلوی ایمیل دو پیکان باشد، نشان دهنده این است که شما تنها دریافت کننده آن هستید. اگر در جلوی ایمیل فقط یک پیکان باشد یعنی اینکه این ایمیل برای چندین نفر ارسال شده که شما یکی از گیرندگان آن هستید. اگر در جیمیل شما این قابلیت فعال نیست، به بخش تنظیمات مراجعه کرده و گزینه Personal level indicators را فعال کنید.

5- حتی در مکان هایی که اینترنت ندارید، از جیمیل استفاده کنید!

با استفاده از جیمیل آفلاین می توانید همیشه به ایمیل های تان دسترسی داشته باشید و حتی هنگامی که اینترنت قطع است به صورت عادی با جیمیل کار کنید. البته همه ایمیل هایی که ارسال می کنید در Outbox قرار می گیرند و هنگام وصل شدن اینترنت به صورت خودکار ارسال می شوند. برای شروع در صفحه تنظیمات جیمیل تب Offline را باز کرده و Offline Gmail را روشن کنید. نگران نباشید، جیمیل آفلاین را در درس های آینده به صورت کامل توضیح داده ایم.

6- به سرعت چندین پیوست را به یک پیام اضافه کنید.

اگر می خواهید چندین فایل از یک پوشه را به ایمیل تان پیوست کنید، تنها کافی است کلید کنترل را نگه داشته و فایل های تان را انتخاب کنید. فایل های انتخابی به صورت همزمان آپلودشان آغاز شده و به ایمیل تان پیوست می شوند.

7- به جای تایپ چندین و چند باره یک جواب تکراری از قابلیت Canned responses استفاده کنید.

ممکن است به اقتضای کارتان مجبور باشید یک پیام تکراری را بارها و بارها در جواب افراد مختلف تایپ کرده و ارسال کنید. پیشنهاد می کنیم قابلیت canned responses را از Labs جیمیل فعال کنید. تنها یک بار جواب را بنویسید و آن را ذخیره کنید. و بعد از این به راحتی از آن برای پاسخ مستقیم به ایمیل ها استفاده کنید. حتی می توانید یک قدم جلوتر بروید و با استفاده از فیلتر به ایمیل های با موضوع خاص یا از طرف گروه خاصی، به صورت خودکار یک جواب مشخص ارسال نمایید.

8- تنها با یک کلیک پاسخ را ارسال و ایمیل را آرشیو کنید

با روشن کردن قابلیت Send & Archive در Labs جیمیل، یک دکمه جدید به صفحه ارسال ایمیل تان اضافه خواهد شد که می توانید همزمان با ارسال پاسخ یک ایمیل، آن را بایگانی کنید.

9- با استفاده از چندیدن آدرس ایمیل مختلف، نامه های تان را ارسال کرده و دریافت نمایید.

اگر از چندین آدرس ایمیل مختلف برای کارهای تان استفاده می کنید، می توانید جیمیل را به مرکز مدیریت و فرماندهی آنها تبدیل کنید. با انتخاب گزینه Add POP3 email account از تب Accounts and Import دربخش تنظیمات جیمیل دیگر اکانت های تان را هم به جیمیل تان اضافه کنید تا ایمیل های آنها را هم همین جا دریافت کنید. برای ارسال ایمیل از طریق جیمیل با آدرس دیگر اکانت های تان، گزینه Send mail as در تب Accounts and Import را کلیک کنید و آدرس های ایمیل تان را در آن قرار دهید. این مورد را هم در درس های آینده به صورت مفصل خواهید دید.

10- با عکس به افرادی که با آنها در تماس هستید، نشان دهید که شما چه کسی هستید.

هرگاه که دیگر افراد در لیست ایمیل های شان و یا در کانتکت های ایمیل شان موس را روی نام شما بیاورند، عکس شما نمایش داده خواهد شد. برای انتخاب یک عکس مناسب و یا تغییر عکس قبلی به منوی Settings رفته و گزینه My Picture را پیدا کنید. حال می توانید عکس جدیدی را از هاردتان انتخاب کنید، یا یکی از عکس های آلبوم پیکاسایتان را برای این کار قرار دهید و یا آدرس عکسی را که از قبل به صورت آنلاین داشته اید را وارد نمایید.

د- استاد:

1- گوگل کلندر و گوگل داکس را به جیمیل تان بیاورید.

به جای اینکه برای کارهای تان سه پنجره جداگانه برای جیمیل و گوگل داکس و گوگل کلندر باز کنید، تنها کافی است ویجت های کلندر و داکس را به جیمیل تان اضافه نمایید و همه چیز را در یک پنجره داشته باشید. گوگل کلندر در گوشه جیمیل کارهای روزانه را به شما نشان داده و برای قرار ملاقات های تان اخطار می دهد. داکس هم به همین شکل تنها در یک باکس کوچک آخرین فایل هایی را که با آنها کار کرده اید به نمایش می گذارد.

2- فراموش کرده اید روی کامپیوتر اداره یا دوست تان از جیمیل خارج شوید، از راه دور این کار را انجام دهید.

اگر نیاز دارید که با کامپیوترهای مختلفی وارد جیمیل تان شوید، اما نگران این هستید که ممکن است فراموش کنید بر روی آن کامپیوتر ها از اکانت تان خارج شوید، می توانید از راه دور این کار را انجام دهید! در پایین صفحه Inbox می توانید اطلاعاتی درباره زمان و مکان آخرین فعالیت های اکانت تان را ببینید. بر روی دکمه Details کلیک کنید تا ببینید که اکانت تان در چه جاهایی هنوز باز است! حال با کلیک بر روی گزینه Sign out all other sessions همه آنها را ببندید.

3- فیدهای بخش Web Clips را شخصی سازی کنید.

جیمیل سرخط اخبار و مطالب وبلاگ ها و تبلیغات را در بالای اینباکس تان به نمایش می گذارد. این مطالب در بخش بالای اینباکس تان در قسمتی با نام Web Clips دیده می شوند. با استفاده از تب Web Clips در صفحه Settings جیمیل می توانید مطالب دلخواه تان را در این قسمت به نمایش بگذارید.

 4- سوپر استارها را با استفاده از نام شان جستجو کنید.

با فعال کردن گزینه Superstars در قسمت Labs جیمیل می توانید به بیش از 11 علامت برای ستاره زدن ایمیل های تان دست پیدا کنید. جالب تر اینکه با استفاده از عملگر Has می توانید ایمیل ها را بر حسب نام علامتی که بر روی آنها خورده جستجو کنید. مثلا has:yellow-star یا has:red-bang.

 برای اینکه نام علامت ها را بدانید فقط کافی است در بخش تنظیمات موس را بر روی هر یک از آنها نگه دارید.

5- از ترکیب Shift-click برای انتخاب گروهی ایمیل ها استفاده کنید.

برای انتخاب چندین پیام پشت سر هم در اینباکس، تنها کافی است که اولین پیام این گروه را انتخاب کرده، کلید شیفت را نگه داشته و بر روی مربع کنار آخرین پیام انتخابی کلیک کنید. حال می توانید هر کاری را به صورت گروهی بر روی آنها انجام دهید. لیبل بزنید، آرشیو کنید و یا اینکه پاک کنید.

6- جیمیل را به برنامه پیش فرض ارسال ایمیل سیستم تان تبدیل کنید.

هنگامی که در صفحات وب روی لینک ایمیلی کلیک می کنید، به صورت خودکار برنامه پیش فرض مدیریت ایمیل های کامپیوتر باز می شود. برای راحتی بیشتر می توانید جیمیل را به برنامه پیش فرض مرورگر تبدیل کنید. اگر از فایرفاکس 3 به بالا استفاده می کنید، تنها کافی است در پنجره Options تب Applications را باز کرده و در لیست آن گزینه mailto را پیدا کنید. حال برای آن Use Gmail را انتخاب کنید. در صورتی که از اینترنت اکسپلورر استفاده می کنید، ابتدا باید Google Toolbar را نصب کنید. آنگاه از تب Search گزینه Use Gmail for ‘Mail To’ links را انتخاب کنید.