چرخی در آزمایشگاه جیمیل
احتمالا شما هم مانند بسیاری از کاربران، از جیمیل راضی بوده و آن را یکی از بهترین سرویس های ایمیل اینترنت می دانید. اما مدیران جیمیل هنوز ایده های بسیار زیادی برای توسعه و تکمیل امکانات این سرویس در سر دارند. کاربران جیمیل هم پیشنهادهای شان را برای تیم کاری جیمیل می فرستند. کارکنان گوگل هم نظرات و ایده های فراوانی برای بهبود سیستم جیمیل دارند.
در این میان مهمترین موضوع تصمیم گیری بر سر آن است که کاربر از کدامیک از این امکانات و قابلیت های پیشنهادی بیشتر استفاده می کند و برایش مفید و کاربردی تر هستند؟ این انتخاب با سنجش معیارهای فراوانی انجام می شود. اما گاهی هم تصمیم اشتباهی است!
برای همین گوگل اقدام به راه اندازی یک آزمایشگاه برای سرویس جیمیل کرده است. هرگاه نسخه آزمایشی یک قابلیت یا ابزار آماده شود، آن را در این آزمایشگاه قرار می دهند، تا همه شما (به عنوان کاربران جیمیل) تصمیم بگیرید که کدام یک به درد بخور است و چه مواری باید فراموش شوند. هر قابلیتی که با استقبال کاربران روبرو شود، برای گنجانده شدن در آپدیت های بعدی جیمیل انتخاب می گردد.
در این درس به بررسی شیوه فعال و غیر فعال کردن امکانات Gmail Labs و همچنین معرفی برخی از بهترین ابزارهای موجود در آن می پردازیم.
فعال و غیر فعال کردن برنامه های Labs
برای دسترسی به Labs جیمیل تنها کافی است که از طریق صفحه Mail Settings به تب Labs بروید. در اینجا لیست کامل برنامه های آزمایشی جیمیل را می توانید ببینید. برای فعال کردن هر برنامه تنها کافی است دکمه رادیویی کنار عبارت Enable را که در مقابل نام برنامه قرار دارد، کلیک کنید. پس از اینکه برنامه های مورد نظر را انتخاب کردید، دکمه Save Changes را در بالای صفحه بزنید، تا برنامه های انتخابی فعال شوند. غیر فعال کردن هر برنامه هم به همین صورت و با استفاده از گزینه Disable قابل انجام است.
معرفی برنامه های مشهور جیمیل لبز
‏1- Undo Send
احتمالا برای شما هم پیش آمده که تازه پس از زدن دکمه Send متوجه شده اید که ایمیل نوشته شده ناقص است، آدرس گیرنده اشتباه است، یا کلا متن ایمیل اشتباهی است! خب، چه باید کرد؟ تنها افسوس خوردن و ارسال ایمیل های بعدی برای تکمیل مطلب، عذرخواهی و …؟ خیر. تنها کافی است سری به آزمایشگاه جیمیل زده و امکان Undo Send را فعال کنید تا دیگر دچار چنین دردسری نگردید.
حال هر پیامی که ارسال می کنید، جیمیل مدت زمان مشخصی را صبر کرده و آنگاه عملیات ارسال را انجام می دهد. طی این مدت که می توانید آن را از 5 تا 30 ثانیه تنظیم کنید، در صورت پشیمانی از ارسال پیام، تنها کافی است دکمه Undo را در کادر زرد رنگ بالای جیمیل بزنید.
شاید برخی فکر کنند «من اینقدر حواسم جمع است که هیچ وقت چنین اشتباه فاحشی نخواهم کرد». پاسخ جیمیل هم این است که حق با شما است، اما این 30 ثانیه تاخیر در ارسال پیام، نسبت به خسارتهای سنگین ارسال سریع آن، قابل چشم پوشی است. پس از اینکه این قابلیت را فعال کردید، بخشی با نام Undo Send به تب General در صفحه تنظیمات جیمیل اضافه می شود، که می توانید مدت زمان تاخیر در ارسال ایمیل را تعیین کنید.
 ‏2- Inserting Images
در متن پیام های جیمیل فقط می توانید نوشته را با فونت، چینش و رنگ های  مختلف قرار دهید. اما مانند برخی سرویس های ایمیل امکان استفاده از عکس درون متن پیام را ندارید. اگر هم می خواهید عکسی را ارسال کنید، باید آن را به ایمیل Attach کنید. اگر در پیام و گزارش های ارسالی تان، درج عکس در میان متن ضروری است، می توانید با فعال کردن این قابلیت در لبز، دکمه درج عکس را به ادیتور جیمیل تان اضافه کنید.
نکته: اگر از مرورگر گوگل کروم یا سافاری برای باز کردن ایمیل تان استفاده کنید، دیگر نیازی به این برنامه ندارید. زیرا تنها با کشیدن عکس از روی دسکتاپ یا پارتیشن ها و رها کردن آن در قسمت Body ایمیل، عکس درون متن ایمیل قرار می گیرد.
 ‏3- Default "Reply to All"
می خواهید به یک ایمیل گروهی به شکلی جواب دهید که پاسخ برای همه ارسال شود. پس باید بر روی علامت کنار عبارت Reply کلیک کرده و از لیست باز شده گزینه Reply to All را انتخاب کنید، آنگاه پاسخ تان را نوشته و ارسال کنید.
اما طی این مراحل هم مقداری از زمان شما را می گیرد و هم اینکه برخی اوقات اشتباه در انتخاب گزینه صحیح باعث دوباره کاری می شود.
با فعال کردن این قابلیت لبز، عبارت Reply to All تبدیل به دکمه پیش فرض (به جای دکمه ریپلای) در بالای هر ایمیلی می شود. جالب اینکه مهم نیست ایمیل از طرف یک فرد، یا به صورت گروهی برای تان ارسال شده. زدن دکمه Reply to All در هر دو صورت کارکرد یکسانی داشته و صفحه درج پاسخ را باز می کند.
 ‏4- Custom Keyboard Shortcuts
 شاید شما هم از آن دسته افرادی هستید که موس را ابزاری مزاحم می دانند و تا حد امکان همه کارها را با کیبورد و کلیدهای میانبر انجام می دهند. پس حتما قابلیت کلیدهای میانبر جیمیل (Keyboard Shortcuts) در صفحه تنظیمات و تب General را روشن کرده اید. اما برای برخی افراد، کلیدهای میانبر جیمیل چندان راحت و خوش دست و به خاطر ماندنی نیستند. پس به سراغ این قابلیت لبز می آیند و کلیدهای میانبر را طبق سلیقه و خواست خودشان تعریف می کنند. بعد از تعیین میانبرهای جدید باید یک بار جیمیل را ببندید و باز کنید تا دکمه های جدید کار کنند.
 ‏5- Message Sneak Peek
 روزانه تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید که به دلایل مختلف امکان جمع و جور کردن آنها را با فیلتر ندارید. پس باید یکی یکی آنها را باز کرده و پس از خواندن، درباره کار مورد نیاز آنها تصمیم بگیرید.
چه می شد اگر بدون صرف زمان برای باز کردن و جابجایی بین ایمیل های دریافتی، از متن آنها مطلع می شدید و درباره انجام کار لازم تصمیم گیری می کردید؟
این برنامه لبز، کار را برای شما بسیار آسان می کند. در صفحه اینباکس تنها کافی است چند لحظه موس را روی عنوان ایمیل نگه دارید تا متن آن در یک پنجره کوچک به نمایش درآید. از این راحت تر هم می شد؟
 ‏6- Refresh POP accounts
اکانت های ایمیل متعددتان را به حساب جیمیل متصل کرده اید و همه کارها را  یکجا انجام می دهید. اما مشکل اینجا است که جیمیل تنها ساعتی یک بار به کنترل آن اکانت ها و دریافت ایمیل های آنها می پردازد. مسیر لازم برای انجام دستی این کار هم آنقدر طولانی است که به زحمت اش نمی ارزد. ‏(Settings>Accounts and import>Check mail now)
پس حتما این قابلیت را در آزمایشگاه گوگل فعال کنید. با این کار دکمه Refresh در بالای جیمیل، نه تنها اکانت جیمیل تان را برای دریافت پیام های جدید ریفرش می کند، بلکه با هر بار زدن آن تمامی اکانت های اضافه شده به جیمیل هم به صورت خودکار ریفرش شده و پیام های جدید دریافت می شوند.
 ‏7- Inbox Preview
 سرعت اینترنت تان پایین است و مدتی طول می کشد تا صفحه جیمیل باز شود. معمولا این زمان از دست رفته را به تماشای مانیتور یا گشت در دیگر صفحات می پردازید.
با فعال کردن این برنامه لبز، مدت زمانی که صفحه جیمیل آماده به کار می شود، شما یک پیش نمایش متنی ساده از محتوای Inbox در اختیار دارید و می توانید با مطالعه آن، خود را برای پاسخگویی سریعتر و مدیریت بهتر جیمیل آماده کنید.
درست است که این کار ممکن است مثلا یک دقیقه بیشتر طول نکشد و تنها می توانید تیتر ایمیل ها را ببینید، اما مدیریت همین زمان های کوچک هدر رفته، می تواند باعث تحولات خوبی در کار و برنامه ریزی تان شود.
 ‏8- Send & Archive
 بسیاری از اوقات روال کار با جیمیل اینگونه است که ایمیلی را باز می کنید، می خوانید، بر چسب می زنید، پاسخ می دهید و در نهایت آن را آرشیو می کنید. اما برای این کار باید ابتدا دکمه Send را برای ارسال ایمیل زده و آنگاه به ایمیل دریافتی مراجعه کرده و دکمه Archive را بزنید. پس چه بهتر یک دکمه اضافی هم داشته باشیم که با زدن همان یک دکمه، ایمیل هم ارسال و هم آرشیو شود! این ابزار لبز همین کار را برای تان انجام می دهد.
‏9- Superstars
علاقه فراوانی به دکمه ستاره جیمیل دارید و برای دسته بندی کارها و مشخص کردن ایمیل های مهم از آن استفاده می کنید. اما از اینکه تنها یک عدد ستاره زرد یا آبی رنگ در اختیار دارید و همه کارهای ستاره دار در نگاه اول یک شکل دیده می شوند، شاکی هستید.
به سراغ سوپر استار در آزمایشگاه جیمیل می روید و این قابلیت را فعال می کنید. حالا دیگر چندین ستاره و علامت متفاوت و با رنگ های کاملا مشخص برای ستاره زدن ایمیل های تان در اختیار دارید. موفق باشید.
نکته: بعد از فعال کردن این ابزار، به تب جنرال بروید. می بینید که در بخش Stars علاوه بر 4 شکلی که برای تان فعال شده اند، چندین شکل دیگر هم قابل استفاده اند. تنها کافی است آنها را از سطر پایینی (Not in use) به سطر بالایی (In use) بکشید و برای فعال شدن شان دکمه Save Change را در پایین صفحه کلیک کنید.
 ‏10- Signature Tweaks
اگر دقت کرده باشید جیمیل امضای شما را همیشه در پایین ترین بخش متن ایمیل قرار داده  و آن را با -- از بقیه متن جدا می کند. خب، جایگاه ثابت و خوبی هنگام ارسال ایمیل است. اما هنگامی که با ریپلای به ایمیلی پاسخ می دهید، امضا به گونه ای قرار می گیرد که چندان خوب دیده نمی شود و به نظر می رسد جدا از ایمیل است. متن پیام دریافتی هم دیواری بین متن پاسخ شما و امضای جیمیل تان است.
اما اگر این قابلیت لبز را فعال کنید، امضای شما همواره بالای متن ایمیل دریافتی و درست زیر پاسخ ارسالی تان قرار می گیرد. حالا دیگر به راحتی دیده می شود، پس به فکر یک امضای زیبا و کاربردی باشید.
‏11- Sender Timezone
با افراد زیادی در نقاط مختلف دنیا در تماس هستید. ایمیل های تان هم بهتر است در ساعات کاری ارسال گردند تا نتیجه بهتری بگیرید. پس باید دائم در حال تبدیل زمان ها و محاسبه منطقه زمانی برای هر فرد باشید.
اما با فعال کردن این ابزار لبز، کار خیلی راحت تر می شود. در کنار نام هر یک از گیرنده های ایمیل یک علامت تلفن اضافه می شود. وقتی این علامت سبز رنگ است، نشان دهنده این است که الان ساعت کاری (9 صبح تا 6 بعدازظهر) وی در محل زندگی اش است. تلفن قرمز رنگ هم نشان دهنده این است که الان ساعت کاری در آن منطقه زمانی تمام شده است.
 ‏12-  Back to BETA
شما هم جزو آن گروه کاربران جیمیل هستید که دلتان برای عبارت Beta زیر لوگوی آن تنگ شده و بدون آن جیمیل برای تان صفایی ندارد؟ پس این برنامه را در آزمایشگاه گوگل فعال کنید تا  همان لوگوی قدیمی با عبارت بتا در جیمیل تان به نمایش در آید!
آزمایشگاه جیمیل یک ساختمان کوچک و پر از خلاقیت است. در اینجا تنها به چند مورد از پرکاربردترین ابزارهای آن پرداختیم. چرا خودتان سری به آن نمی زنید و به گردش نمی پردازید؟ این بخش از جیمیل مدت ها می تواند سرگرم تان کرده و بسیاری از کارها را برای تان آسان کند. جالب اینکه همیشه در حال تغییر است و ابزارهای موجود در آن بر حسب استقبال یا عدم استقبال کاربران، تغییر می کنند.