روش های پشتیبان گیری از اطلاعات
در درس گذشته درباره دلایل و اهمیت تهیه نسخه های پشتیبان با هم صحبت کردیم. حال شما مصمم هستید که نسخه پشتیبانی از اطلاعات تان داشته باشید. اولین مساله ای که با آن روبرو هستید، شیوه پشتیبان گیری است.
به طور کلی شما با سه روش تهیه پشتیبان روبرو هستید که همیشه بسته به نیازتان از آنها می توانید استفاده کنید:
1- پشتیبان گیری کامل: شیوه اول پشتیبان گیری، تهیه یک نسخه پشتیبان تمام و کمال از هارد کامپیوتر است که معمولا به صورت یک فایل ایمیج ذخیره می گردد. با این کار شما یک نسخه تمام و کمال از سیستم عامل و همه فایل های روی هارد را در اختیار دارید.  هر گاه که اطلاعات پاک شوند یا مجبور به استفاده از یک هارد تازه روی سیستم شوید، با استفاده از این ایمیج، می توانید سیستم عامل و تمامی برنامه ها و فایل های تان را به وضعیتی که در زمان پشتیبان گیری داشته اند، برگردانید.
این شیوه ای نسبتا کامل است که به شما امکان می دهد یک پشتیبان کامل از همه چیز داشته باشید. اما در کنار این مزیت معایبی هم دارد: تهیه این پشتیبان کار زمان بری است. پشتیبان گیری کامل از یک هارد 500 گیگابایتی ممکن است چندین ساعت زمان ببرد. ضمن اینکه شما به یک هارد دیسک اکسترنال پرظرفیت یا تعداد زیادی دی وی دی نیاز دارید. در نهایت هم باید از نرم افزار پشتیبان گیر خودتان هم اطمینان کافی داشته باشید. چون اگر در پشتیبان نهایی تان اشکالی وجود داشته باشد ممکن است کل اطلاعات تان از دست برود.
2- پشتیبان گیری انتخابی: روش دوم که بیشتر معمول است، تهیه نسخه پشتیبان از فایل های ضروری کاربر است. در این حالت شما بسته به حجم اطلاعات، به فضای چندان زیادی برای پشتیبان گیری نیاز ندارید و تنها فایل های ضروری را نگهداری می کنید. در این حالت شما فقط می توانید فایل های معیوب و مفقود شده را بازیابی کنید و امکان بازیابی کل سیستم عامل یا همه فایل های موجود روی هارد را نخواهید داشت. در این روش شما انتخاب می کنید که از چه چیزهایی پشتیبان گیری کنید. برای مثال ممکن است فقط بخواهید از عکس ها و فایل های متنی تان پشتیبان بگیرید و بقیه اطلاعات برایتان اهمیت زیادی نداشته باشد. این روش پشتیبان گیری سریع تر و راحت تر است. ضمن اینکه برگرداندن اطلاعات هم کار راحت تری است. اما عیب های خودش را دارد. برای مثال اگر هارد دیسک شما از کار بیافتد شما مجبورید کار نصب سیستم عامل و نرم افزارها را از اول انجام بدهید. و این کار ممکن است ساعت ها وقت شما را بگیرد. ضمنا در این روش باید خیلی با دقت بررسی کنید که از تمام اطلاعات مهم تان پشتیبان گیری کرده اید. زیاد پیش آمده که هنگامی که لپ تاپ به سرقت رفت تازه یادتان امده که در پشتیبان گیری انتخابی که انجام می داده اید فایل های قراردادهای مهم را فراموش کرده اید.
3- پشتیبان گیری افتراقی: این روش به همراه هر دو روش قبلی قابل استفاده است و در واقع می توان دو روش قبلی را با این تکنولوژی سریع تر کرد. این یکی از بهترین و موثرترین روش های پشتیبان گیری است که در بسیاری از برنامه های پشتیبان گیری آنلاین و آفلاین موجود است.
در این شیوه پشتیبان گیری، اولین بار، تمام فایل های مورد نظرتان در فایل پشتیبان می گنجند. اما در دفعات بعدی، برنامه دوباره همان حجم را بک آپ نمی گیرد. بلکه به کنترل نسخه پشتیبان قبلی و فایل های جدید می پردازد و تنها تغییرات را در نسخه پشتیبان به روز می کند.
مثلا شما نیاز دارید روزانه از 6 گیگابایت عکس مربوط به مشتریان پشتیبان بگیرید. در حالت عادی، روزانه 100 تا 200 مگابایت فایل به گالری عکس شما اضافه می شود، اما باید تمام 6 گیگابایت را دوباره پشتیبان بگیرید. اما در صورتی که از برنامه ای با قابلیت پشتیبان گیری افتراقی استفاده کنید، برنامه هر روز نسخه پشتیبان شما را با گالری تان مطابقت می دهد و تنها همان 100 تا 200 مگابایت فایلی را که تغییر کرده اند پشتیبان می گیرد. بنابراین به جای صرف چندین ساعت جهت پشتیبان گیری، کار پشتیبان گیری شما تنها در چند دقیقه انجام می شود. یکی از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزار مناسب برای پشتیبان گیری این است که به این فناوری برای تهیه پشتیبان مجهز باشد.
این شیوه در پشتیبان گیری آنلاین بسیار مهمتر از پشتیبان گیری آفلاین است. زیرا علاوه بر اینکه حجم بالای پشتیبان گیری به معنای مصرف پهنای باند بیشتر است، نیاز شما به مقدار بیشتر فضای آنلاین بالاتر می رود.
شما می توانید هر یک از این روش ها را به دو صورت آنلاین و آفلاین، با استفاده از ابزارهای مختلفی به کار ببرید. بیایید کمی بیشتر به بررسی دو شیوه بک آپ گیری آنلاین و آفلاین، مزایا، معایب آنها بپردازیم.
پشتیبان گیری آنلاین
بک آپ آنلاین به طور کلی یکی از شیوه های نگهداری اطلاعات خارج از محیط فیزیکی محل ذخیره اطلاعات است، که می تواند اسناد، فایل های متنی، پوشه ها، عکس ها و یا همه محتویات هارد دیسک تان را شامل شود. در این شیوه نسخه پشتیبان اطلاعات از راه دور بر روی یک سرور یا کامپیوتر متصل به شبکه نگهداری می شوند.
در این شیوه تمامی اطلاعاتی را که می خواهید نسخه پشتیبانی از آنها داشته باشید (از قبیل فیلم، عکس، آهنگ، اسناد و مدارک) بر روی یک سرور مطمئن اینترنتی منتقل می شوند. بسیاری از سرویس های ارائه دهنده خدمات پشتیبان گیری آنلاین از مجموعه ای از کامپیوترهای قوی به صورت کلود (ابری) برای این کار استفاده می کنند.
از مزایای این سرویس می توان به انتقال و نگهداری امن فایل ها بر روی اینترنت اشاره کرد. این کار همچنین باعث می شود که شما نسخه پشتیبانی از فایل های تان را در محلی خارج از محل نگهداری کامپیوتر تان در اختیار داشته باشید، که خود نکته امنیتی بسیار مهمی است.
این شیوه پشتیبان گیری تا حد بسیار زیادی مطمئن است. معمولا به صورت خودکار و بی دردسر انجام می گیرد. اما  بسته به حجم آپلود روی سرور، لازم است که شما هزینه های ارتباط اینترنتی را به شرکت خدمات دهنده اینترنت تان بپردازید.
علاوه بر این برای استفاده از چنین خدمات آنلاینی به خطوط پر سرعت اینترنتی نیاز دارید، در غیر این صورت، صرف نظر از زمان بسیار طولانی برای آپلود فایل ها، با اضافه شدن هزینه تلفن به مبلغ پرداختی برای اینترنت، این کار اصلا مقرون به صرفه نیست.
از دیگر ایراد های این سیستم، محدودیت بسیار زیاد فضای رایگان ارائه شده است و برای نسخه های پشتیبان سنگین و کامل، نیاز به پرداخت هزینه ماهیانه یا سالانه نسبتا قابل توجهی برای در اختیار داشتن فضای کافی دارید.
هر چند از این نکته نباید چشم پوشی کرد که استفاده از پشتیبان گیری آنلاین همانطور که می تواند مداوم یا زمان بندی شده باشد، بسیار ساده است. و شیوه مناسبی برای مقابله با گم شدن و نابودی فایل ها هنگام دزدی، آتش سوزی یا دیگر بلایای طبیعی است. هر زمان و مکانی، شما تنها نیاز به یک کامپیوتر با مرورگر مناسب و یک خط اینترنت پر سرعت دارید، تا دوباره اطلاعات تان را به دست بیاورید. البته اگر سرعت اینترنت شما زیاد نیست می توانید برای پشتیبان گیری از یک قسمت حیاتی از اطلاعات تان از این سرویس ها استفاده کنید. اطلاعاتی که برای تان بسیار اهمیت دارند را می توانید با این سرویس پشتیبان گیری کنید. در این صورت احتمالا حجم آنها کم خواهد بود و حتی با اینترنت Dialup هم قابل پشتیبانی هستند (برای مثال فایل های متنی مهم تان).
خوشبختانه برای انجام این کار سرویس ها و سایت های فراوانی به صورت رایگان وجود دارند که تا حدی می توانند نیازهای شما را برطرف کنند. برای اینکه به علت محدودیت حجم هم به مشکل بر نخورید، می توانید از چند سرویس مختلف استفاده کنید. البته اگر این کار با برنامه ریزی صحیحی انجام نشود، باعث سردرگمی شما بین چندین سرویس و گم کردن اطلاعات تان می شود. در درس های آینده با بعضی سرورهای پشتیبان گیری آنلاین آشنا می شوید.
پشتیبان گیری آفلاین یا Local Backup
این شیوه، تهیه نسخه پشتیبان بر روی ابزارهای سخت افزاری توسط خود شما است. در این روش، به صورت دستی و یا با استفاده از برخی نرم افزارها، نسخه ای از اطلاعات تان را بر روی وسایلی مانند کول دیسک، هارد اکسترنال، کامپیوتر دیگر، سی دی، دی وی دی و... نگهداری می کنید.
برای تهیه نسخه پشتیبان لوکال یا آفلاین، می توانید به سادگی، خودتان کپی هایی از اطلاعات تان بر روی ابزار مورد نظر ایجاد کنید. همچنین امکان نصب برنامه های رایگان و غیر رایگان مختلفی را هم برای تهیه نسخه های پشتیبان به صورت دستی یا اتوماتیک و دوره ای دارید. همه سیستم عامل ها هم معمولا یک سیستم تهیه بک آپ و بازیافت درونی دارند. این سیستم اغلب اوقات فقط نسخه های پشتیبان از فایل های ویژه سیستم عامل ایجاد می کند  و چندان به درد تهیه بک آپ از کل اطلاعات نمی خورد. هر چند که در این زمینه استثناهایی مانند برنامه Time Machine مکینتاش هم پیدا می شوند که از تمام فایل های سیستم شما نسخه پشتیبان تهیه می کنند.
از مزایای این شیوه می توان به عدم نیاز به داشتن ارتباط اینترنتی پر سرعت و پرداخت هزینه ترافیک اشاره کرد. همچنین خرید ابزارهایی چون هارد دیسک یا سی دی و DVD بسیار کم هزینه تر از خرید اکانت آنلاین و ترافیک اینترنت خواهد بود. در درس ابزارهای بک آپ گیری، به بررسی مقایسه ای هزینه استفاده از ابزارهای مختلف پشتیان گیری خواهیم پرداخت.
مزیت دیگر بک آپ آفلاین این است که نسخه پشتیبان همیشه قابل دسترس است و استفاده از آن منوط به داشتن اینترنت و در دسترس بودن سرور ذخیره بک آپ نیست.
این شیوه بک آپ از لحاظ ماندگاری و قابلیت بازیافت اطلاعات، معمولا امنیت کمتری نسبت به شیوه آنلاین دارد. مثلا اگر همانند مشکلی که برای من پیش آمد، هارد دیسک اکسترنال تان زمین بخورد، کل اطلاعات پشتیبان تان نابود می شود. حال اتفاقاتی چون دزدیده شدن این ابزارها، سوختن هارد دیسک یا فلش، شکستن و سوختن سی دی و غیره را هم اضافه کنید. البته خطر نفوذ به پشتیبان های آنلاین تان هم همیشه وجود دارد و آنها را هم نمی توانید کاملا امن به حساب بیاورید.
نکته: یکی از شیوه های امن نگهداری اطلاعات که به Offsite Backup معروف است، بر این مساله تاکید دارد  که همیشه چندین بک آپ یکسان از اطلاعات تان داشته باشید و آنها را در نقاط مختلفی خارج از محل استفاده از آن اطلاعات نگه داری کنید. مثلا یک نسخه از اطلاعات شرکت را در خانه خود و یک نسخه را در خانه والدین یا شرکای تان نگهداری کنید. اگر اطلاعات بسیار با ارزش باشند، علاوه بر اینها، می توانید ان اطلاعات را در صندوق امانات بانکی تان هم نگه داری کنید. پشتیبان گیر آنلاین را هم می توان یکی از مکان های قابل قبول و امن برای رعایت Offsite Backup برشمرد.
دلیل اصلی این کار هم این است که اگر محل شرکت یا یکی از مکان های نگهداری  دچار مشکل شود، همه اطلاعات یکجا نابود نشود و در محل دیگری نسخه ای از آنها موجود باشد. مثلا اگر در شرکت آتش سوزی شود یا دزدی صورت بگیرد، همزمان با نابود شدن یا سرقت کامپیوتر اصلی، هارد یا سی دی هایی هم که نسخه پشتیبان روی آنها نگه داری می شود به همان سرنوشت دچار می شوند. چون آتش که گرفت خشک و تر میسوزد و چیزی باقی نمی ماند اما احتمال اینکه هم شرکت، هم خانه خودتان و هم خانه والدین تان به صورت همزمان دچار مشکل شوند، بسیار کم است.

"گوگل آنالیتیکز،محتوا (Content)"

آخرین بخش Reports که در این دوره آموزشی به آن می پردازیم، محتوا یا Content است که شما می توانید تجزیه و تحلیل آمار وب سایت خود را براساس محتوایی که در آن قرار داده اید، مشاهده کنید.

این بخش شامل 7 قسمت می شود که در تصویر زیر آنها را مشاهده می کنید:

در این درس به بخش های Events و Adsense نخواهیم پرداخت چون بخش Events برای افرادی که به صورت حرفه ای می خواهند از گوگل آنالیتیکز استفاده کنند کاربرد دارد و بخش Adsense نیز برای کاربران ایرانی به دلیل عدم استفاده از این سرویس کاربردی ندارد.

Overview

شاید یکی از واژه هایی که بارها در طول این دوره آموزشی آن را تکرار کرده ایم، Overview است که در آن شما می توانید خلاصه گزارش آن بخش را مشاهده کنید. در بخش Content نیز این مورد حاکم است و شما می توانید به کمک این قسمت خلاصه ای از وضعیت Content را مشاهده کنید.

تصویر بالا شمایلی کلی از Overview است که با نگاهی کلی می توان گفت که مخلوطی از Overview بخش های Visitors و Traffic Sources هست، اما با این حال بد نیست که برای محکم کاری بار دیگر این قسمت را مرور کنیم، هر چند که در درس های گذشته در مورد معنای هر کدام از قسمت ها توضیح داده ایم.

اگر از بخش نمودار که بارها در مورد آن صحبت کرده ایم بگذریم، شما با یک سری درصدها و کلمات مواجه هستید که معنای هر کدام به صورت زیر است:

‏- Pageviews: منظور از Pageviews تعداد کل صفحات نمایش داده شده است.

‏- Unique Pageviews: عدد مقابل Unique Pageviews به شما تعداد صفحات یکتای نمایش داده شده را نشان می دهد.

نکته: تفاوت دو عدد بالا در این است که در Pageviews اگر یک صفحه 10 بار توسط یک بازدیدکننده مشاهده شود، هر 10 بار به عنوان تعداد نمایش محاسبه می شود اما Uniquie Pageviews این ده بار نمایش را یک بار فرض می کند.

‏- Ave. Time on Page: این عدد زمان متوسطی را که هر بازدیدکننده در یک صفحه از وب سایت شما می گذراند را نشان می دهد.

‏- Bounce Rate: منظور از Bounce Rate درصدی از بازدیدکنندگان است که وارد وب سایت شما می شوند و بدون آنکه تمایلی به ادامه گردش در وب سایت شما داشته باشند، آن را ترک می کنند. در درس «بازدیدها (Visitors)- بخش اول» در این مورد به صورت مفصل صحبت کرده ایم و می توانید به این درس مراجعه کنید.

‏- Exit: درصد نمایش داده شده در مقابل این کلمه به شما نشان می دهد که چند درصد از بازدیدکنندگان شما از صفحه یا مجموعه ای از صفحات وب سایت شما خارج شده اند. در ادامه در این مورد به صورت مفصل صحبت خواهیم کرد.

با توجه به اینکه در ایران استفاده از سرویس Adsense گوگل که برای نمایش آگهی در گوگل به کار می رود، امکان‌پذیر نیست به همین دلیل از توضیح Index و AdSense Revenue و AdSense Page Impressions و AdSense Ad Units Viewed خودداری می کنیم.

اما قسمت دیگری که نمونه ای از آن در درس «منابع ترافیک (Traffic Sources)» نیز وجود دارد و در مورد آن توضیح داده ایم، جدولی است که به کمک گزینه های مختلف سمت چپ آن می توانید اطلاعات جالبی را در مورد محتوای وب سایت خود بدست آورید:

شما با انتخاب گزینه Page می توانید لیستی از صفحات پربازدیدکننده وب سایت خود را براساس تعداد دفعات بازدید شده را مشاهده کنید. اهمیت این موضوع در این است که شما می توانید به کمک این آمار محبوب ترین مطالب وب سایت خود را پیدا کنید و به صورت دقیق تر بتوانید برنامه های آینده وب سایت خود را برنامه ریزی کنید.

Page Title نیز دقیقا همان کار گزینه Page را انجام می دهد با این تفاوت که شما در حالت Page تنها لینک صفحات برتر را مشاهده می کنید اما در حالت Page Title عنوان صفحات همراه با لینک‌ آنها را مشاهده می کنید.

اگر شما از جستجوگر گوگل به عنوان جستجوگر وب سایت خود استفاده کنید، می توانید به کمک گزینه Search Term کلمات کلیدی برتر که در وب سایت شما جستجو شده است را بدست آورید. دقت کنید که این گزینه زمانی برای شما آمار و ارقام را نمایش می دهد که شما موتور جستجوگر گوگل را به عنوان جستجوگر پیش فرض وب سایت خود تعیین کرده باشید.

به کمک Event Category شما می توانید وضعیت دسته بندی هایی که در گوگل آنالیتیکز تعریف کرده اید را مشاهده کنید. در این مورد شما باید تنظیمات خاصی را انجام بدهید که برای اطلاعات بیشتر می توانید به این آدرس مراجعه کنید.

گزینه آخر هم وضعیت صفحات را براساس Adsense نشان می دهد که به دلیل عدم کاربرد آن در ایران، از توضیح آن می گذریم.

Site Content

این بخش شامل چهار قسمت است که شما می توانید تجزیه تحلیل آمار بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس محتوایی که در وب سایت تان قرار دارد مشاهده کنید.

Pages

شما در این قسمت می توانید وضعیت صفحات وب سایت خود را براساس بیشترین بازدیدکننده با جزئیات کامل مشاهده کنید. قبلا در قسمت Overview نیز در این مورد صحبت کرده ایم که می توانید بار دیگر به این قسمت مراجعه کنید.

Content Drilldown

در این قسمت شما می توانید بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس دسته بندی صفحات مشاهده کنید. به عنوان مثال فرض کنید که شما در وب سایت خود دسته بندی به نام «اطلاعات عمومی» دارید و می خواهید ببینید که این دسته بندی چقدر بازدیدکننده دارد؛ برای اینکار شما می توانید به این قسمت مراجعه کنید و مشاهده کنید که هر یک از دسته بندی ها از جمله اطلاعات عمومی چه میزان بازدیدکننده دارد.

دقت کنید که تفاوت بین این بخش و Pages در این است که شما در این بخش آمار دسته ای از صفحات وب سایت خود را مشاهده می کنید اما در Pages شما آمار هر صفحه را به صورت مجزا مشاهده می کنید.

Landing Pages

Landing به معنای فرود آمدن و به زمین نشستن است و در اینجا به معنای صفحاتی هستند که بازدیدکنندگان وب سایت شما وارد آن صفحه می شوند. شما در جدولی که در این بخش به شما نمایش داده می شود، صفحه هایی که بازدیدکنندگان بیشتری به آن وارد شده اند را می توانید مشاهده کنید.

شاید از خودتان سوال کنید که تفاوت این قسمت از دیگر قسمت ها مانند Pages در چیست؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم که آمار نمایش داده شده در این قسمت نشان می دهد که بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق کدام صفحه وارد وب سایت شما شده اند و به نوعی صفحات محبوب براساس ورود بازدیدکنندگان به آنها نمایش داده می شود.

Exit Pages

این گزینه به شما صفحاتی که بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق آن وب سایت تان را ترک کرده اند را براساس بیشترین ترک وب سایت نشان می دهد. اهمیت این امکان گوگل آنالیتیکز در این است که شما به کمک آن می توانید صفحاتی که باعث فرار مخاطبان شما شده اند را پیدا کنید، هر چند که بسته به نوع وب سایت، می توان تعریف های مختلفی از آمار این صفحه کرد.

Site Speed

یکی از امکاناتی که به تازگی گوگل آنالیتیکز آن را فعال کرده است، امکان بررسی سرعت دانلود وب سایت است به طوری که شما می توانید به کمک این گزینه سرعت لود صفحات مختلف وب سایت خود را مشاهده کنید و ببینید که کدام صفحه در وب سایت شما سریع لود می شود و کدام صفحه کند است.

اهمیت این امکان در این است که شما به کمک آن می توانید طراحی وب سایت خود را بهینه کنید و صفحاتی که به سختی لود می شوند را پیدا و مشکل آنها را حل کنید.

اگر دوست دارید که اطلاعات بیشتری در مورد این امکان جدید گوگل آنالیتیکز بدست آورید، بهتر است به این آدرس مراجعه کنید که به صورت کامل هر آنچه را که لازم است در این مورد بدانید را توضیح داده شده است.

Site Search

تذکر: اگر شما از جستجوگر گوگل به عنوان جستجوگر وب سایت خود استفاده می کنید، این قسمت برای شما کاربرد دارد، در غیر این صورت می توانید این قسمت را نادیده بگیرید.

Site Search شامل چهار قسمت است که در اینجا با توجه به اینکه سه قسمت Usage و Search Term و Pages در قسمت Overview آمده است، تنها به توضیح Overview می پردازیم.

Overview

این قسمت همانگونه که بارها گفته ایم، خلاصه ای از آن بخش را نشان می دهد و شما در اینجا به کمک این بخش می توانید خلاصه ای از Site Search را مشاهده کنید.

نموداری که در این قسمت مشاهده می کنید، به شما وضعیت بازدید از وب سایت شما را براساس جستجوهای صورت گرفته نشان می دهد به طوری که شما به کمک این نمودار می توانید به این نکته پی ببرید که در هر روز چند بار کاربران از جستجو برای گشت و گذار در وب سایت شما استفاده می کنند.

اما در زیر این نمودار شما کلمات و اعدادی را مشاهده می کنید که در اینجا به توضیح آنها می پردازیم:

‏- Visits with Search: عدد مقابل این عبارت به شما می‌گوید که چند نفر از بازدیدکنندگان وب‌سایت شما از امکان جستجو در وب سایت شما استفاده کرده اند.

- Total Unique Searches: عدد مقابل این عبارت تعداد دفعات استفاده از قابلیت سرچ وب سایت شما را به صورت یکتا نشان می دهد. تفاوت این عدد با Visits with Search در این است که در اینجا کلمات کلیدی یکسان که توسط یک بازدیدکننده جستجو شده است، محاسبه نمی شود.

‏- Results Pageviews/Search: عدد مقابل این عبارت نسبت تعداد نمایش صفحات نتیجه جستجو به تعداد دفعات استفاده از قابلیت سرچ (Total Unique Searches) را نمایش می دهد.

- % Search Exits: عدد مقابل این عبارت نسبت تعداد دفعاتی که بازدیدکننده در وب سایت شما جستجو می کند و بلافاصله وب سایت شما را ترک می کند به تعداد کل بازدیدکنندگانی که در وب سایت شما جستجو کرده اند را به صورت درصد نمایش می دهد. این درصد به شما کمک می کند که شما بتوانید به کمک آن کلمات کلیدی که ممکن است برای بازدیدکنندگان شما جذاب باشد ولی آنها به نتیجه ای نرسیده اند را پیدا کنید.

‏- % Search Refinements: عدد مقابل این عبارت به شما تعداد دفعاتی که بازدیدکنندگان وب سایت شما جستجوهای پی در پی کرده اند را نشان می‌دهد.

‏- Time after Search: عدد مقابل این عبارت به شما زمانی را که بازدیدکنندگان وب سایت شما بعد از جستجو، در وب سایت شما گذرانده اند را نشان می دهد.

‏- Search Depth: عدد مقابل این عبارت به شما متوسط تعداد صفحاتی که بازدیدکنندگان بعد از جستجو در وب سایت شما آنها را بازدید کرده اند را نشان می دهد.

اما قسمت دیگری که در بخش Overview وجود دارد، جدولی است که شما می توانید در آن آمار و ارقامی را از وضعیت جستجو در وب سایت خود براساس سه گزینه مشاهده کنید:

‏- Search Term: به کمک این گزینه شما می توانید کلمات کلیدی که بازدیدکنندگان در وب سایت شما جستجو کرده اند را مشاهده کنید.

‏- Site Search Category: شما به کمک این گزینه می توانید جستجوهایی که در وب سایت انجام شده است را به صورت دسته بندی مشاهده کنید. البته باید بگوییم که این قابلیت آنقدرها برای زبان فارسی بهینه سازی نشده است و ممکن است نتایج دقیقی را مشاهده نکنید.

‏- Start Page: شما به کمک این گزینه می توانید جستجوهای انجام شده در وب سایت خود را براساس صفحه ای که جستجو از آن شروع شده و صفحه ای که جستجو در آن به پایان رسیده است را مشاهده کنید.

 In-Page Analytics

اما آخرین بخشی که به آن می خواهیم بپردازیم و شاید یکی از جالب ترین و هیجان انگیزترین بخش های گوگل آنالیتیکز است، بخش In-Page Analytics است.

زمانی که شما بر روی In-Page-Analytics کلیک کنید نمایی از وب سایت خود را مشاهده می کنید که بر روی برخی از قسمت ها درصدهایی نوشته شده است. این درصدها به شما این امکان را می دهند که کدام بخش از وب سایت شما بیشترین کلیک و کدام بخش از وب سایت شما کمترین کلیک را خورده است.

اهمیت این موضوع زمانی مشخص می‌شود که شما می توانید براساس این درصد‌ها مکان های مناسب و پربیننده برای تبلیغ و یا قرار دادن مطالب داغ که می خواهید بازدیدکنندگان وب سایت شما آنها را مشاهده کنند را کشف کنید! به نظر شما چه چیزی بهتر از این است که شما رفتار و ساختار کلیک کردن بازدیدکنندگان وب سایت خود را رصد و رهگیری کنید؟

شاید بد نباشد با گزینه های مختلف این بخش بازی کنید تا هر چه بیشتر به اهمیت و هیجان انگیز بودن آن پی ببرید.

خوب، با خواندن این درس شما با مبانی مربوط به قسمت Reports آشنا شدید به گونه ای که هم اکنون شما می توانید بدون هیچ مشکلی در قسمت های مختلف بخش Reports گردش و اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنید.

در درس بعدی همانگونه که در «کلیات گوگل آنالیتیکز» نیز به آن اشاره کردیم، در مورد قسمت Intellignece صحبت خواهیم کرد.

منبع:درسنامه

اصول اولیه پشتیبان گیری
نسخه پشتیبان یا بک آپ (Backup) چیست؟
در دانش فناوری اطلاعات، بک آپ یا عمل بک آپ گیری اشاره به تهیه کپی هایی از اطلاعات دارد. این نسخه های کپی شده معمولا برای بازگرداندن اطلاعات هنگام آسیب دیدن و یا مفقود شدن اطلاعات اصلی به کار می روند.
اهمیت تهیه نسخه پشتیبان
هر فردی در طول زندگی اش ممکن است چیزهایی را گم کند. ممکن است پول تان را از دست بدهید، راه تان را گم کنید، یا دلتان را ببازید! خب، کامپیوتر هم احتمال دارد چیزی را فراموش یا گم کند. تا به حال تصور کرده اید که ممکن است روزی کامپیوترتان قفل کرده و همه اطلاعات ضروری تان از بین برود و هیچ راهی برای بازگرداندن آنها نداشته باشید؟ هر چند ممکن است این اتفاق پایان دنیا نباشد، اما می تواند برای شما بسیار وحشتناک و طاقت فرسا باشد.
بگذارید قبل از هر حرفی، قصه ای از قول یکی از دوستان تعریف کنم. او می گفت:
«امیدوارم آنچه در اینجا می خوانید، هیچگاه برایتان اتفاق نیافتد. آن روز سه شنبه ساعت 4 بعدازظهر بود. من آخرین ماه های تحصیل در دانشکده مدیریت را می گذراندم. زمان زیادی بود که بر روی پایان نامه ام کار کرده بودم. دو فصل کامل آن را روی هارد کامپیوترم ذخیره کرده بودم. شاید اغراق نباشد که بگویم جمع آوری بایت به بایت این اطلاعات سه ماه کامل وقت برده بود. در حال تایپ بودم که لپ تاپ ام مثل صحنه آهسته فیلم ها کند شد! به امید افزایش سرعت شروع به بستن همه برنامه های باز روی سیستم کردم.
چندان نگران نبودم، قبلا هم از این اتفاقات افتاده بود. راه حل معمول هم، بستن برنامه ها و ریستارت کردن سیستم بود. تا سیستم دوباره بالا بیاید، برای خودم یک لیوان چای ریختم و برگشتم. نه! با یک صفحه سیاه روبرو شدم که نوشته بود: درایو C وجود ندارد. Retry - Ignore - Abort. طبق معمول دکمه Retry را زدم. اما… چند ثانیه بعد کلا با یک صفحه سیاه روبرو بودم.
ترس ذره ذره زیر پوستم نفوذ می کرد و همه وجودم را می گرفت. سعی کردم دوباره سیستم را ریستارت کنم. کلمات سفید، صفحه سیاه، درد. ریستارت دوباره و دوباره. مغزم تعطیل شده بود. ده ساعت آینده را مشغول دست و پنجه نرم کردن با این کامپیوتر جهنمی بودم.  ولی نتیجه چیزی جز خشم، زیان و ندامت نبود.
نابودی 2.5 گیگابایت اطلاعات، به معنی بر باد رفتن 2 سال گزارش و تکالیف و مقالات و اسناد بود. بدتر از آن این لپ تاپ کاری من هم بود. یعنی 4 سال اسناد کاری، بروشور، کاتالوگ، اطلاعات مشتریان، ایمیل ها، برنامه های توسعه شغلی و … بدون هیچ کپی دیجیتال یا نسخه چاپی!
چرا نسخه پشتیبان نداشتم؟ در حقیقت فکر می کردم که مصیبت فقط برای دیگران است. فکر می کردم که لپ تاپ من مطمئن و کارآمد است. زیرا پشتیبان گیری هارد دیسک را روی ابزار دیگر، کاری خسته کننده و بی دلیل می دانستم. تصور می کردم که هارد کامپیوتر من هیچگاه نمی میرد. همانگونه که 4 سال گذشته را به خوبی پشت سر گذارده بود.
حالا بعد از پشت سر گذاشتن این مرحله، من یک هارد اکسترنال، تعدادی کول دیسک و یک DVD رایتر خریده ام. بعد از آن سه شنبه خونین، تمامی اطلاعات من علاوه بر هارد کامپیوتر، در چند محل دیگر هم نگهداری می شوند. اگر بخواهم برای دردسرهای تهیه دوباره اطلاعات، بازیابی بخشی از اطلاعات، جمع آوری اطلاعات مشتریان، کمک های دوستان دانشکده برای آماده سازی پایان نامه، اطلاعاتی که دیگر نتوانستم آنها را برگردانده یا تهیه کنم و موارد دیگر قیمتی بگذارم، نداشتن نسخه پشتیبان برای من بین 8 تا 10 میلیون تومان هزینه در برداشت.
امیدوارم توانسته باشم شما را نسبت به ضرورت پشتیبان گیری متقاعد کرده باشم. همین امروز هم برای تهیه نسخه پشتیبان دیر است، همین الان اقدام کنید.»
استراتژی تهیه نسخه پشتیبان
خب، اصل را بر این می گذاریم که شما هم به این نتیجه رسیده اید که تهیه نسخه پشتیبان ضروری و لازم است. حالا قدم بعدی چیست؟ صرف نظر از اینکه یک کاربر خانگی یا اداری هستید، باید یک استراتژی و خط مشی مناسب برای بک آپ گیری تان طراحی کنید.
هر چه که زمان می گذرد، افراد و شرکت ها با حجم بالا و غیر قابل کنترلی از اطلاعات روبرو می شوند، که منظم سازی و دسته بندی آنها روز به روز سخت تر شده و مهمتر اینکه بدون حمایت لازم رها شده اند. با این تفاسیر مهمترین نکته در پشتیبان گیری، برنامه ریزی برای یک استراتژی صحیح و کارآمد است، تا در گذر زمان و با بالا رفتن حجم اطلاعات، کارایی لازم را داشته باشد.
پیشنهاد ما برای برنامه ریزی و تدوین یک شیوه نامه مدون برای تهیه نسخه پشتیبان، رعایت این 5 مورد است:
1- برای انتخاب برنامه یا سرویس پشتیبان گیری مناسب، وقت بگذارید.
نقدها و مطالب معرفی برنامه های پشتیبان گیری مختلف را  مطالعه کنید. قابلیت های آنها را شناخته و با هم مقایسه کنید. حتی برای تهیه برخی نسخه ها پول هم بدهید. گاهی اوقات نسخه اصلی یک برنامه مناسب و یا هزینه سالیانه یک سایت مطمئن بیش از 30 یا 40 هزار تومان نیست. اما قیمت اطلاعاتی که نگهداری می کنید بسیار بیشتر از این خواهد بود.
2- برنامه ریزی مشخصی برای تهیه بک آپ داشته باشید.
بسیاری از برنامه های پشتیبان گیری امکان زمان بندی و انجام خودکار پشتیبان گیری را هم دارند. از این قابلیت به صورت بهینه استفاده کنید. تهیه یک جدول زمانی برای بک آپ گیری وقت زیادی نیاز ندارد. بسته به اهمیت و حجم اطلاعات و یا نوع کارتان می توانید درباره بازه زمانی تهیه نسخه پشتیبان تصمیم بگیرید. مثلا کامپیوتر شرکت به پشتیبان گیری روزانه نیاز دارد. در صورتی که بک آپ گیری هفتگی هم برای کامپیوتر خانه کفایت می کند.
3- از سلامت نسخه پشتیبان و امکان بازیابی آن اطمینان یابید.
حتی اگر طبق برنامه مشخص و درستی، نسخه پشتیبان لازم را در اختیار داشته باشید، چه تضمینی است که در موقع لزوم نسخه پشتیبان به درستی عمل کند؟! راه حل، استفاده از برنامه هایی است که نسخه پشتیبان را به صورت بیت به بیت تست می کنند. این نرم افزارها بعد از تهیه نسخه پشتیبان، به صورت خودکار سلامت اطلاعات و قابلیت بازیابی آنها را به صورت دقیق کنترل می کنند تا مطمئن شوند این وسط حتی یک بیت اطلاعات هم ایرادی نداشته باشد.
4- سلامت ابزار نگهداری نسخه پشتیبان را کنترل کنید.
شما بهترین برنامه بک آپ گیری دنیا را در اختیار دارید و هر ساعت از اطلاعات تان نسخه پشتیبان تهیه می کنید. اما میزبان نگهداری اطلاعات تان چندان مناسب و مطمئن نیست. پس شما محکوم به فنا هستید. دومین نکته برای تست قابلیت بازیابی اطلاعات، استفاده از رسانه و ابزار مناسب ذخیره سازی و کنترل دوره ای آن برای کارکرد صحیح بازیابی است.
5- هارد دیسک های تان را به صورت دوره ای کنترل کنید.
از آنتی ویروس و ضد جاسوس افزار مناسب استفاده کنید. قبل از اینکه هارد دیسک تان به یک باره از حرکت باز ایستد و تمامی اطلاعات تان را به نابودی بکشاند، مرتبا آن را کنترل کرده و از سلامت آن و عدم وجود سکتورهای خراب در آن اطمینان یابید. زیرا شناخت به موقع برخی ایرادها و رفع آنها کمک زیادی به طول عمر هارد می کند. حتی در صورت عدم امکان درمان، هشداری به شما جهت آمادگی بیشتر خواهد بود. ویروس ها و بدافزارها هم که به طور مشخص یکی از دشمنان اصلی اطلاعات شما در عصر اینترنت هستند.
از چه فایل هایی باید بک آپ بگیریم؟
یکی از مشکلات کاربران این است که روی این موضوع وقت نگذاشته اند که از چه چیزی پشتیبان گیری کنند. وقتی که اطلاعات را از دست دادید تازه یادتان می آید که تصاویر عروسی برادرتان را در یک پوشه در درایو G نگهداری می کرده اید که فراموش کرده اید از آنها پشتیبان بگیرید و حالا همه آنها از دست رفته اند.
برخی مکان های مهم که نباید فراموش کنید شامل این موارد است:
پوشه My Documents: معمولا به صورت پیش فرض هر فایلی که ذخیره شود، به این پوشه منتقل می شود. بسیاری از ما هم برای دسته بندی و مدیریت فایل ها از این پوشه استفاده می کنیم. پس داشتن نسخه پشتیبان آن از ضروریات است.
E-mail: اگر برای مدیریت اکانت های ایمیل تان از برنامه های نصب شده روی سیستم مانند اوت لوک یا تاندربرد استفاده می کنید، نگه داری بک آپ از پوشه های محل ذخیره پیام ها لازم و حیاتی است.
System Files: این مورد می تواند یکی از مهمترین بخش های سیستم پشتیبان گیری باشد. زیرا در صورت آسیب دیدن این فایل ها، معمولا سیستم عامل از کار می افتد.  البته اگر نسخه پشتیبان تان به صورت یک ایمیج کامل از همه چیز باشد، تهیه چنین بک آپی چندان ضروری نیست. در این مورد بیشتر صحبت می کنیم.
Data Files: بسیاری از فایل های موجود در سیستم، آنهایی هستند که شما ایجاد کرده و یا از جای دیگری به کامپیوتر منتقل کرده اید. این فایل ها ممکن است عکس، آهنگ، کتاب الکترونیک یا اسناد و مکاتبات متنی باشند. در صورتی که آنها را تا حد امکان در یک جا نگه دارید، تهیه نسخه پشتیبان از آنها هم بسیار راحت تر می شود.
نتیجه گیری
به گمانمان اغلب شما با مفهوم پشتیبان گیری از قبل آشنا بوده اید. در اینجا هم به ضرورت و اهمیت آن پرداختیم. در این دوره قرار است به صورت خلاصه اطلاعات و سرنخ های لازم برای پشتیبان گیری از انواع مختلف اطلاعات را در اختیارتان بگذاریم. با ما همراه باشید.

منبع:درسنامه

منابع ترافیک (Traffic Sources)
یکی از مواردی که در بین صاحبان وب‌سایت ها بسیار پرطرفدار است، دانستن این نکته است که بازدیدکنندگان از چه طریقی وارد وب سایت آنها می شوند. این نکته زمانی بااهمیت تر می شود که شما یک فروشگاه اینترنتی داشته باشید و بخواهید که در جذب مشتری در وب سایت های مختلف تبلیغ کنید چون با دانستن وب سایت هایی که بازدیدکننده بیشتری را به وب‌سایت شما می فرستند می توانید تبلیغات خود را هدفمندتر در فضای آنلاین قرار بدهید.
بخش Traffic Sources یا منابع ترافیک بخشی است که می تواند به این نیاز شما پاسخ بدهد. شما به کمک این بخش می توانید به آسانی متوجه شوید که ترافیک وب سایت شما به چه صورت است و کاربران با جستجوی چه کلماتی به وب سایت شما رسیده اند.
Traffic Sources شامل دو بخش اصلی Overview و Sources است که در ادامه این درس به توضیح هر یک از این درس ها می پردازیم.
Overview
همانگونه که در درس های گذشته نیز با مفهوم کلی Overview آشنا شدید، شما به کمک این بخش می توانید وضعیت کلی بازدیدکنندگان خود را براساس مکانی که آنها به وب سایت شما مراجعه می کنند مشاهده کنید.

تصویر بالا شمایل کلی از این بخش است که شامل دو قسمت می شود. قسمت بالا که نشان دهنده آمار بازدیدکنندگان وب سایت براساس روزهای مختلف است که این قسمت را بارها در درس های گذشته به صورت مفصل توضیح داده ایم. اما قسمتی که جدید است، قسمت پایینی است که در آن شما می توانید بازدیدکنندگان خود را به راحتی رهگیری کنید.
شما به کمک نمودار پای می توانید وضعیت ترافیک وب سایت خود را براساس منبع های مختلف مشاهده کنید که عبارتند از:
- Search Traffic: عدد نمایش داده شده در مقابل این عبارت به شما نشان می دهد که چند درصد از بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق جستجو در اینترنت به وب سایت شما رسیده اند. به عنوان مثال در تصویر بالا حدود 74 درصد از بازدیدکنندگان از طریق جستجو در اینترنت به این وب سایت رسیده اند.
- Referral Traffic: عدد نمایش داده شده در مقابل این عبارت به شما نشان می دهد که چند درصد از بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق دیگر وب سایت ها به وب سایت شما آمده اند. برای درک بهتر شاید بد نباشد مثالی بزنیم. فرض کنید در یک وب سایت به یکی از مطالب شما لینک داده شده است و افرادی بر روی آن کلیک می کنند. زمانی که آنها وارد وب سایت شما می شوند، آنها جز ترافیک ارجاع شده یا Referral Traffic به حساب می آیند.
- Direct Traffic: عدد نمایش داده شده در مقابل این عبارت به شما نشان می‌دهد که چند درصد از بازدیدکنندگان وب‌سایت شما به صورت مستقیم و بدون هیچ واسطه‌ای وارد وب‌سایت شما می‌شوند. بدون هیچ واسطه به این معناست که بازدیدکننده با تایپ آدرس وب‌سایت در نوار آدرس مرورگر وارد وب‌سایت شما شده باشد.
علاوه بر نمودار پای، یک جدول نیز مشاهده می کنید که می توانید اطلاعات نمایش داده شده در آن را به کمک گزینه های موجود در سمت چپ جدول تغییر بدهید.

در این بخش به صورت پیش فرض گزینه Keyword یا «کلمه کلیدی» انتخاب شده است که نشان دهنده کلماتی است که بازدیدکنندگان وب سایت با جستجوی آنها در موتورهای جستجو به وب سایت رسیده اند. اهمیت این گزینه در این است که شما می توانید براساس تعداد کلمات کلیدی جستجو شده و رسیده به وب سایت تان، ذائقه بازدیدکنندگان خود را بدست بیاورید و بر روی آن موضوعات مانور بیشتری بدهید.
مثال: فرض کنید که اکثر بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق جستجوی کلمه «آیفون» و سپس «اندروید» به وب سایت شما رسیده اند. براساس همین دو کلید واژه شما متوجه می شوید که درخواست برای این دو بسیار زیاد است و به همین دلیل شما می توانید مطالب بیشتری در این مورد بنویسید و یا اگر فروشگاهی داشته باشید، می توانید محصولات خود را بر روی این دو موضوع متمرکز کنید.
به طور کلی شما می توانید استراتژی کلی وب سایت خود را براساس کلمه کلیدی تعیین و برنامه ریزی کنید.
گزینه بعدی Matched Search Query است که اگر بخواهیم به صورت خلاصه آن را توضیح بدهیم، باید بگوییم که اگر شما از جستجوگر گوگل به عنوان موتور جستجوی وب سایت خود استفاده کنید، می توانید از طریق این گزینه وضعیت کلید واژه هایی که توسط بازدیدکنندگان در وب سایت شما جستجو شده است را مشاهده کنید.
اما گزینه ای که شاید کمی هیجان انگیز باشد، گزینه Source است که شما به کمک آن می توانید متوجه شوید که بازدیدکنندگان وب سایت شما از طریق چه وب سایت هایی به وب سایت شما مراجعه می کنند و به نوعی دیگر بازدیدکنندگان خود را رهگیری کنید که از کجا به وب سایت شما وارد شده اند! مثل این است که شما یک بسته پستی را ارسال کرده باشید و به کمک کد رهگیری وضعیت بسته پستی را هر لحظه مشاهده کنید؛ به کمک این گزینه شما دقیقا همین کار را با بازدیدکنندگان خود می کنید و وضعیت ورود آنها به وب سایت خود را مشاهده می کنید. حالا به نظر شما این گزینه هیجان‌انگیز نیست؟
و آخرین گزینه در این بخش Landing Page است که همانگونه که در بالای آن نوشته شده است، وضعیت بازدیدکنندگان مستقیم وب سایت شما را نشان می دهد. شما به کمک این گزینه می توانید مشاهده کنید که کدام صفحه از وب سایت شما بیشترین بازدیدکننده را جذب کرده و به نوعی بازدیدکنندگان وب سایت شما به آن مراجعه کرده اند. اهمیت این گزینه زمانی روشن تر می شود که شما می توانید به کمک این گزینه پست ها و مطالب محبوب وب سایت خود در نزد دیگران را مشاهده کنید و براساس آن ذائقه مخاطبان خود را بدست آورید.
نکته: شما می توانید برای دیدن گزارش کامل هر یک از این گزینه ها، بر روی view full repot که در پایین سمت راست جدول قرار گرفته است، کلیک کنید.
Sources
هر آنچه را که در بخش Overview به صورت کلی و خلاصه مشاهده کردیم را در این بخش با جزییات بیشتر می توان مشاهده کرد.

همانگونه که در تصویر بالا مشاهده می کنید این بخش دقیقا شامل همان مواردی است که در بخش Overview به آنها پرداختیم. به همین دلیل از توضیح بخش های All Traffic و Direct و Referrals و همچنین Campaigns به دلیل عدم کاربرد آن برای کاربردهای معمولی خودداری می کنیم و تنها به توضیح بخش Search می پردازیم.
Search
این بخش شامل دو سه قسمت است که ما تنها قسمت های Overview و Organic را توضیح می دهیم، زیرا قسمت Paid برای کاربران حرفه ای کاربرد دارد و اگر شما جز آن دسته از کاربران هستید و یا علاقه دارید در موردش بیشتر بدانید، می‌توانید به این لینک مراجعه کنید.
همانگونه که قبلا گفته شد، شما در بخش Overview می توانید خلاصه ای از وضعیت وب سایت خود را با توجه به جستجوی بازدیدکنندگان مشاهده کنید.
اما قسمتی که برای شما بسیار جذاب خواهد بود، بخش Organic است که شما به کمک آن می توانید لیست کامل کلمات کلیدی که بازدیدکنندگان شما به کمک آنها به وب سایت شما رسیده اند را مشاهده کنید. همانگونه که قبلا گفته شد، این بخش مانند یک بخش نظرسنجی کار می کند که شما به کمک آن می توانید متوجه شوید که چه چیزی عامل کشیده شدن دیگران به وب سایت شما شده است و می توانید با تمرکز بر روی آنها بازدیدکنندگان خود را به مرور زمان افزایش دهید.
در درس آینده در مورد Content یا محتوا صحبت خواهیم کرد تا در نهایت شما بتوانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را بدون هیچ هزینه ای تجزیه و تحلیل کنید؛ پس منتظر درس آینده باشید!

منبع :درسنامه

بازدیدها (Visitors)- بخش سوم
در این درس به بخش های باقیمانده در قسمت Visitors می پردازیم که شامل Behavior و Technology و Social و موبایل است.

همانگونه که در تصویر بالا مشاهده می کنید، هر یک از این چهار بخش شامل زیرمجموعه هایی هستند که در ادامه این درس شما با کارکرد تک تک آنها آشنا می شوید.
Behavior
در این بخش شما می توانید رفتار بازدیدکنندگان وب سایت خود را مشاهده کنید. به عنوان مثال شما با مراجعه به New vs Returning می توانید درصد بازدیدکنندگان جدید و بازدیدکنندگان بازگشته را مشاهده کنید. به تصویر زیر دقت کنید:

همانگونه که مشاهده می کنید بخش بالایی New vs Resturning را در درس های گذشته توضیح داده ایم و به همین دلیل در اینجا تنها به توضیح بخش پایین که نمودار پای در سمت راست آن به نمایش درآمده است، می پردازیم.
این بخش به صورت پیش فرض میزان بازدیدکنندگان جدید و بازگشته را نمایش می دهد که در درس «بازدیدها (Visitors)- بخش اول» به صورت مفصل تفاوت این دو را توضیح داده ایم. اما این بخش تنها به شما این نمودار را نمایش نمی دهد، بلکه شما می توانید با تغییر Secondary dimension که در بالای سمت چپ جدول قرار دارد، نوع داده ها را از حالت بازدیدکنندگان به وضعیت های دیگر مانند تکنولوژی که شامل مرورگر یا سیستم عامل مورد استفاده کاربران می شود تغییر دهید. برای درک بهتر به شما پیشنهاد می کنیم که با گزینه های مختلف آن بازی کنید تا نمودار پای را براساس اطلاعات مختلف مشاهده کنید.
علاوه بر آن شما می توانید از تغییر گزینه View حالت های مختلف نمایش نمودار را انتخاب کنید، از نمودار پای که به صورت پیش‌فرض است تا نمودار ستونی و یا جدول براساس درصد.
بر همین اساس همانگونه که در بالا گفته شد، به دلیل سادگی کار با بخش های مختلف گوگل آنالیتیکز، شما می توانید به راحتی نمودارهای مختلف را براساس نیاز خود ایجاد کنید. اما شاید شما بخواهید بدانید که بازدیدکنندگان وب سایت شما چند مرتبه به وب سایت شما سر زده اند. برای آنکه این آمار و ارقام را بدست آورید، شما می توانید به بخش بعدی Behavior یعنی Frequency & Recency بروید.
Frequency and Recency
یکیاز مواردی که به عنوان صاحب و یا مدیر یک وب سایت برای شما اهمیت دارد، آن است که بدانید بازدیدکنندگان شما به چه میزان به وب سایت شما مراجعه کرده اند و به صفحات مختلف آن سر زده اند. برای درک بهتر این موضوع، کارکرد این بخش را براساس یک مثال توضیح می دهیم.
تصویر زیر آمار یک وب‌سایت را که تا کنون 4963 بازدیدکننده و 6739 بار صفحات آن نمایش داده شده است را نشان می دهد (اگر تفاوت این دو عدد را متوجه نمی شوید، شما را به خواندن مجدد درس «بازدیدها (Visitors)- بخش اول» دعوت می کنیم).

شما در این جدول که نمونه ای از جدول نمایش داده شده در بخش Frequency & Recency است، چهار ستون را مشاهده می کنید:
‏- Count of Visits: این ستون به شما تعداد دفعات بازدید را نشان می دهد. به عنوان مثال عدد یک به معنای یک بار بازدید، عدد 2 به معنای 2 بار بازدید و عدد 9-14 به معنای 9 تا 14 بار بازدید است.
‏- Visits: این ستون به شما تعداد بازدیدکنندگان را نشان می دهد. به عنوان مثال در جدول بالا تعداد 4671 بازدیدکننده تنها یک بار به بازدید این وب‌سایت آمده اند و تنها 1 نفر بین 51 تا 100 بار از این وب سایت بازدید کرده است.
‏- Pageviews: این عدد همانگونه که بارها گفته شده است، تعداد دفعات صفحات نمایش داده شده را به شما نشان می دهد. به عنوان مثال 6296 بار از صفحات مختلف توسط بازدیدکنندگانی که تنها یک بار به این وب سایت مراجعه کرده اند، مشاهده شده است و بازدیدکنندگانی که بین 51 تا 100 بار به این وب سایت مراجعه کرده‌اند تنها 1 بار از صفحات مختلف بازدید کرده اند.
‏- Percentage of total: این بخش نیز آمار و ارقام را براساس درصد تعداد دفعات نمایش صفحه و بازدیدکنندگان نشان می دهد.
حالا اهمیت این جدول در چیست؟
اهمیت این جدول در آن است که شما به کمک آن می توانید میزان جذابیت وب سایت خود را بسنجید و هر چه تعداد دفعات بازدید (Count of Visits) بیشتر باشد، این نشان می دهد که وب سایت شما برای دیگران جذاب است.
نکته: اگر در زیر واژه Performance گزینه Count of Visits را انتخاب کنید، تعداد دفعات بازدید و اگر گزینه Days Since Last Visit را انتخاب کنید، تعداد روزهای بعد از آخرین بازدید، نمایش داده می‌شود؛ به عبارت دیگر این گزینه به شما این نکته را می گوید که چه تعداد از بازدیدکنندگان شما در چند روز اخیر از وب سایت شما بازدید کرده اند. به عنوان مثال عدد صفر نشان دهنده بازدیدکنندگان تازه شما هستند و هر چه مقدار این عدد بیشتر شود، تعداد بازدیدکنندگان بازگشته به وب‌سایت شما افزایش پیدا می کند.
Engagement
در این بخش شما می توانید مدت زمانی (براساس ثانیه) که بازدیدکنندگان شما در وب سایت شما مانده اند و همچنین تعداد صفحاتی که در هر بار مراجعه تماشا کرده اند را مشاهده کنید. به عنوان مثال به تصویر زیر دقت کنید:

در تصویر بالا که نمایی کلی از بخش Engagement است، شما می توانید هر یک از دو حالتی که در بالا به آن اشاره شد را تنها با یک کلیک مشاهده کنید. اگر می خواهید که مدت زمانی که بازدیدکنندگان شما در وب سایت مانده اند را مشاهده کنید، باید بر روی گزینه Visit Duration و اگر می خواهید که تعداد صفحاتی که در هر بار مراجعه از وب سایت را تماشا کرده اند بر روی Page Depth که در زیر عبارت Performance قرار دارد کلیک کنید.
به عنوان مثال به جدول بالا دقت کنید؛ براساس آمار و ارقام نمایش داده شده در این جدول، حدود 70 درصد از بازدیدکنندگان تنها بین صفر تا 10 ثانیه در این وب سایت صبر کرده اند، این بدان معناست که وب سایت بالا از نظر بازدیدکنندگان دارای جذابیت نیست و بازدیدکنندگان آن با ورود به وب سایت و پس از حداکثر 10 ثانیه بر روی علامت ضربدر مرورگر خود کلیک می کنند و صفحه را می بندند!
اما شاید شما علاقه داشته باشید که از وضعیت گشت و گذار بازدیدکنندگان وب سایت خود مطلع شوید و اینکه آنها در زمان بازدید از وب سایت شما چند صفحه را مرور می کنند. همانگونه که گفتیم، گوگل آنالیتیکز برای این علاقه شما راه حلی ساده اندیشیده است و شما می توانید با کلیک بر روی Page Depth به این آمار دست پیدا کنید.

جدول بالا نمونه ای از بخش Page Depth است که برای درک بهتر شاید بد نباشد که کمی در مورد آن توضیح دهیم.
در ستون اول این جدول، تعداد صفحات مرور شده توسط بازدیدکنندگان وب سایت شما در یک بار بازدید به نمایش درآمده، در ستون دوم تعداد بازدیدکنندگان، در ستون سوم تعداد صفحات نمایش داده شد و در ستون آخر نیز درصد بازدیدکنندگان و تعداد صفحات نمایش داده شده مشخص است. به عنوان مثال 17 نفر از بازدیدکنندگان قبل از آنکه وب سایت به صورت کامل بالا بیاید، وب سایت را ترک کرده اند! یا بیش از 80 درصد از بازدیدکنندگان تنها یک صفحه در هر دفعه بازدید از وب سایت را تماشا کرده اند که این آمار مجددا تایید می کند که این وب‌سایت برای بازدیدکنندگان آنقدرها جذاب نیست که به مرور و گردش بیشتر در آن بپردازند.
Technology
همانگونه که از اسم این بخش مشخص است، در این قسمت می توانید کلیه اطلاعات مهم در مورد بازدیدکنندگان خود را از نظر تکنولوژی بدانید؛ اطلاعاتی مانند نوع مرورگر، نوع سیستم عامل و نوع اینترنت مورد استفاده بازدیدکنندگان وب سایت‌تان؛ و تمامی این اطلاعات در دو بخش Browser & OS و Network در دسترس هستند.
Browser & OS
همانگونه که از اسم این بخش مشخص است، شما به کمک این بخش می توانید بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس نوع مرورگر و سیستم عامل تقسیم بندی کنید. Browser & OS مانند بخش های قبلی که توضیح دادیم از دو بخش تشکیل شده است که در بخش بالایی آن بازدیدکنندگان روزانه وب سایت به صورت نموداری نشان داده شده اند و آن را در درس های گذشته توضیح داده ایم. اما بخش پایینی به صورت زیر است که در اینجا در مورد آن می خواهیم صحبت کنیم.

در این بخش همانگونه که گفتیم، شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس پارامترهای مختلفی مشاهده کنید. در حالت پیش‌فرض شما وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس مرورگری که استفاده می کنند، مشاهده می کنید. به عنوان مثال در جدول بالا حدود نیمی از بازدیدکنندگان از مرورگر اینترنت اکسپلورر (Internet Explorer) و بعد از آن از فایرفاکس (Firefox) استفاده می کنند.
اما این تنها آماری نیست که شما می توانید از این بخش مشاهده کنید. در بالای سمت راست این جدول و در مقابل Viewing گزینه های مختلف هستند که به کمک هر یک می توانید نکات دیگری از بازدیدکنندگان خود را کشف کنید:
‏- Operating System: به کمک این بخش شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس سیستم عاملی که استفاده می کنند مشاهده کنید.
‏- Screen Resolution: به کمک این بخش شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس کیفیت تصویر یا همان مانیتورشان مشاهده کنید.
‏- Screen Colors: به کمک این بخش شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس رنگ بندی مانیتورشان مشاهده کنید.
‏- Flash Version: به کمک این بخش شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس نسخه های مختلف فلشی که استفاده می کنند مشاهده کنید.
‏- Other: در این بخش شما می توانید وضعیت استفاده بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس قابلیت استفاده از جاوا مشاهده کنید.
Network
به کمک این بخش شما می توانید اطلاعاتی در مورد اتصال اینترنت بازدیدکنندگان وب سایت خود بدست آورید. ساختار کلی این بخش مانند بخش قبلی است با این تفاوت که شما در این بخش می توانید در دو مورد اطلاعاتی جالبی را بدست بیاورید هر چند که به دلیل ساختار سرویس دهندگان اینترنت در ایران، این آمار آنچنان که باید و شاید دقیق نیست.

تصویر بالا نمونه ای از این بخش است که همانگونه که می بینید می توانید بازدیدکنندگان خود را براساس سرویس دهندگان اینترنت مشاهده کنید. علاوه بر آن با کلیک بر روی Hostname در بالای سمت چپ جدول نیز می‌توانید براساس هاست، بازدیدکنندگان خود را مشاهده کنید.
Social و Mobile
همانگونه که در درس اول و چهارم اشاره کردیم، در این دوره آموزشی ما نکات کلیدی و پرکاربرد گوگل آنالیتیکز را که یک کاربر اینترنت مانند ما و شما به آنها نیاز دارد را آموزش می دهیم و آموزش باقی بخش ها را بر عهده افرادی می گذاریم که می خواهند به صورت تخصصی تر آمار وب سایت خود را تجزیه و تحلیل کنند. به همین دلیل آموزش بخش های Social و Mobile را بر عهده این دسته از افراد می گذاریم زیرا این دو بخش برای کاربران عادی و افرادی که وبلاگ می نویسند آنقدرها کاربردی نیست.

منبع: درس نامه

بازدیدها (Visitors)- بخش دوم

 در ادامه درس گذشته در این درس به بررسی بخش Demographics می پردازیم که در آن شما می توانید اطلاعات ارزشمندی از پراکندگی جغرافیایی بازدیدکنندگان خود بدست آورید.

 همانگونه که در تصویر بالا مشاهده می کنید، Demographics شامل 4 بخش است که در این درس به توضیح هر یک از آنها می پردازیم.

Location

این واژه به معنای «مکان» است و همانگونه که از معنای آن مشخص است، مکان و موقعیت جغرافیایی بازدیدکنندگان وب سایت خود را می توانید از طریق این بخش مشاهده کنید. با کلیک بر روی Location، شما می توانید وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را بر روی نقشه جهان مشاهده کنید.

تصویر بالا شمایلی از بخش Location است که در ادامه به توضیح تک تک بخش های آن از بالا تا پایین می پردازیم.

در بالای واژه Location دو گزینه وجود دارد که از طریق گزینه Advanced Segments می توانید این قسمت را به دلخواه خود سفارشی کنید؛ در این مورد در درس های گذشته صحبت کرده ایم. گزینه بعدی Export است که از طریق آن می توانید کلیه اطلاعات این بخش را به صورت فایل های CSV و TSV و همچنین CSV مخصوص نرم‌افزار اکسل (Excel) ذخیره کنید.

 در زیر واژه Location، دو گزینه Map Overlay و Explorer را مشاهده می کنید که به کمک حالت Map Overlay می توانید وضعیت بازدیدکنندگان خود را بر روی نقشه کره زمین مشاهده کنید.

در قسمت بالای نقشه شما اطلاعاتی مانند آمار بازدیدکنندگان و... را مشاهده می کنید که این آمار همان آماری هستند که در بخش Overview در مورد آنها صحبت کرده ایم و برای اطلاعات بیشتر و مفهوم آنها، پیشنهاد می کنیم که به درس گذشته مراجعه کنید.

اما نکته جالب این نقشه آن است که اگر نشانگر ماوس خود را بر روی هر یک از کشورهای جهان ببرید، تعداد بازدیدکنندگان وب سایت همراه با نام آن کشور نمایش داده می شود. علاوه بر آن هر چه سبز پررنگ تر شود، باید بدانید که تعداد بیشتری از آن کشور به وب سایت شما سر زده اند. به عنوان نمونه براساس نقشه بالا، بیشترین بازدیدکنندگان از ایران بوده اند.

اما شاید شما دوست داشته باشید نموداری مانند آنچه در درس گذشته در مورد آن صحبت شده بود را مشاهده کنید؛ گوگل آنالیتیکز برای این درخواست شما چاره ای اندیشیده است و شما می توانید با کلیک بر روی گزینه Explorer در بالای نقشه و کنار Map Overlay نموداری مانند آنچه در درس قبل به آن اشاره شد را مشاهده کنید.

اما یکی از جالب ترین قسمت های Location جدولی باشد که در زیر نقشه نمایش داده می شود.

تصویر بالا نمونه ای از جدولی است که به آن اشاره کردیم. شما به کمک این جدول می توانید آمار بازدیدکنندگان وب سایت خود را به تفکیک کشورهای مختلف مشاهده کنید. علاوه بر آن شما می توانید اطلاعات ارزشمندی مانند مدت زمانی که کاربران هر کشور در وب سایت شما سپری کرده اند، درصد بازدیدکنندگان جدید وب سایت شما و... را نیز مشاهده کنید. اما شاید شما علاقه داشته باشید که این تفکیک براساس شهر، قاره و شبه قاره باشد. خوب در این مورد نیز گوگل آنالیتیکز چاره اندیشی کرده است و شما می توانید با انتخاب گزینه های City و Continent و Sub Continent Region آمار بازدیدکنندگان وب سایت خود را براساس شهر، قاره و شبه قاره مشاهده کنید.

Language

واژه Language به معنای «زبان» است و به همین دلیل شما براساس این بخش می توانید زبانی که بازدیدکنندگان شما از آن استفاده می کنند را مشاهده کنید. البته باید به این نکته اشاره کنیم که این آمار براساس زبان سیستم عامل جمع آوری شده است و به همین دلیل شاید آنقدرها دقیق نباشد، اما با این حال دانستن بهتر از ندانستن است، نه؟!

باقی قسمت های بخش Language نیز شبیه Location است و برای جلوگیری از تکرار، خواندن بخش Location را به شما پیشنهاد می کنیم.

Custim Variables و User Defined

همانگونه که در ابتدای دوره گفتیم، هدف از این دوره‌ آموزش نکات اصلی و کلیاتی از گوگل آنالیتیکز است و به همین دلیل این دو بخش برای کاربرانی که می خواهند آمار گوگل آنالیتیکز را برای خود سفارشی کنند کاربرد دارد. اگر شما جز آن دسته افراد هستید، به شما پیشنهاد می کنیم که برای اطلاعات بیشتر در این مورد به بخش Help گوگل آنالیتیکز مراجعه کنید تا پاسخ سوالات خود را پیدا کنید زیرا این دو بخش از Demographics برای اکثر کاربران کاربردی نیست.

منبع: درسنامه

بازدیدها (Visitors)- بخش اول

در درس گذشته با بخش های مختلف گوگل آنالیتیکز به صورت مختصر آشنا شدید. یکی از این بخش ها، بازدیدها (Visitors) است که برای راحتی کار از این پس تنها آن را Visitors می نامیم.

بخش Visitors همانگونه که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، شامل 6 زیر مجموعه است که هر یک از آنها اطلاعات گرانبهایی را در مورد بازدیدکنندگان وب سایت تان در اختیار شما قرار می دهند. در این درس و دو درس آینده به صورت مفصل به بیان ویژگی ها و کاربردهای هر یک از این بخش ها می پردازیم.

تصویر بالا، شمایل کلی Overview است که در نگاه اول به بخش داشبورد (Dashboard) که در درس گذشته در مورد آن صحبت کردیم، بسیار شباهت دارد. به دلیل همین شباهت است که می‌توان Overview را نمونه پیشرفته Dashboard دانست که شما در آن اطلاعات کلی در مورد آمار بازدیدکنندگان خود را بدست می آورید.

حالا بد نیست که به صورت جزئی در مورد هر یک از بخش های مختلف Overview صحبت کنیم.

گراف زیر که در بالاترین بخش Overview قرار دارد، آمار بازدیدکنندگان وب سایت را به صورت روزانه نشان می دهد. شما می توانید با بردن نشانگر ماوس بر روی هر یک از نقاط آبی تعداد بازدیدکنندگان روز مورد نظر خود را مشاهده کنید.

علاوه بر آن شما می توانید وضعیت نمودار را از حالت روزانه به ساعت، ماه، هفته نیز تغییر بدهید. برای این کار تنها کافی است که گزینه Graph By در بالای سمت راست گراف را انتخاب کنید و حالت مورد نظر خود را انتخاب کنید.

علاوه بر این شما می توانید از طریق گزینه Metric و Compare نیز حالت های مختلف نمودار مانند بازدیدکنندگان یکتا، درصد زمان ماندگاری بازدیدکنندگان در وب‌سایت و... را مشاهده و با یکدیگر مقایسه کنید. بد نیست خودتان کمی با این گزینه ها بازی کنید تا با کاربرد هر یک از این گزینه های بیشتر آشنا شوید.

در بخش میانی Overview تعدادی آمار و ارقام همراه با یک نمودار پای (Pie) را مشاهده می کنید که نمونه ای از آن در تصویر زیر آمده است:

در این بخش شما آخرین آمار از وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود را مشاهده می کنید:

‏- Visits: عدد مقابل Visits به شما تعداد کل بازدیدکنندگان وب سایت شما را از زمان فعال کردن گوگل آنالیتیکز و قرار دادن کد مربوط به آن در وب سایت را نمایش می دهد.

‏- Unique Visitors: عدد مقابل Unique Visitors تعداد بازدیدکنندگان یکتای وب سایت شما را نمایش می دهد. فرق این عدد با عدد قبلی (Visits) در آن است که این عدد تعداد خالص بازدیدکنندگان وب سایت شما را نشان می دهد.

‏- Pageviews: منظور از Pageviews نیز آن است که تعداد کل صفحات نمایش داده شده را نشان می دهد.

نکته: برای اینکه تفاوت سه عدد نمایش داده شده در مقابل Visits و Unique Visitors و Pageviews را متوجه شوید، یک مثال می زنیم. فرض کنید که شما وارد یک وب سایت شده اید و هر چند دقیقه (زیر 30 دقیقه) آن را مجددا بارگذاری (Refresh) می کنید. شما در این حالت با هر بار بارگذاری یک رقم به تعداد Visitsهای آن وب سایت اضافه می کنید، اما این اتفاق برای Unique Visitors نمی افتد و براساس فناوری ای که گوگل آنالیتیکز از آن استفاده می کند، اگر شما صفحات مختلف یک وب سایت را صد بار باز کنید و ببندید، تنها یک بار به عنوان Unique Visitors شناخته می شوید. اما اگر شما به صفحات مختلف یک وب سایت مراجعه کنید، با مراجعه به هر صفحه یک رقم به تعداد Pageviews اضافه می کنید.

‏- Pages/Visit: این عدد نسبت تعداد صفحات نمایش داده شده به کل بازدیدکنندگان یعنی نسبت Pageviews به Visits را نمایش می دهد. اهمیت این عدد در آن است که شما می توانید تعداد متوسط صفحات بازدید شده توسط یکی از بازدیدکنندگان خود را متوجه شوید. به عنوان مثال، هر بازدیدکننده وب‌سایت بالا که تصویر آن را مشاهده می کنید به طور متوسط 1.32 صفحه از این وب سایت را مشاهده کرده است.

‏- Avg. Time on Site: این عدد میانگین زمانی که بازدیدکنندگان یک وب‌سایت در آن سپری می کنند را نشان می دهد. این عدد هر چقدر بالاتر باشد، نشان می دهد که وب سایت شما برای بازدیدکنندگان جذاب تر بوده است. بگذارید یک مثال بزنیم؛ فرض کنید که شما وارد یک وب سایت می شوید و به محض مشاهده چند تصویر آن را می بندید؛ در این حالت شما تنها چند ثانیه را در آن وب سایت سپری کرده اید. اما حالا فرض کنید که شما وارد یک وب سایت شده اید و شروع به خواندن یک مطلب جذاب کرده اید و چندین دقیقه از وقت خود را در آن وب سایت سپری کرده اید. حالا اگر میانگین زمانی که هر یک از حالتی که شما بازدیدکننده آن وب سایت بوده اید را محاسبه کنید، خواهید دید که در حالت دوم عدد بدست آمده بالاتر از حالت اول است. در نتیجه و همانگونه که گفته شد هر چه عدد مربوط به این میانگین بالاتر باشد، جذابیت سایت برای بازدیدکنندگان شما بیشتر است. هر چند که این معیار به تنهایی این نظریه را ثابت نمی کند!

‏- Bounce Rate: به طور کلی هر چه درصد نمایش داده شده در مقابل Bounce Rate بالاتر باشد، وضعیت وب سایت شما از نظر بازدیدکنندگان بدتر است! اگر دلیل آن را بخواهید بدانید، باید با تعریف Bounce Rate آشنا شوید. Bounce Rate به درصدی از بازدیدکنندگان گفته می شود که وارد وب سایت شما می شوند و بدون آنکه تمایلی به ادامه گردش در وب سایت شما داشته باشند، آن را ترک می کنند. به همین دلیل باید گفت که درصد بالاتر برابر با عدم تمایل بیشتر بازدیدکنندگان وب سایت به ادامه گردش در آن است.

‏- New Visits: درصد نمایش داده شده در مقابل New Visits به معنای درصد بازدیدکنندگان جدید است که وارد وب سایت شما شده اند. این عدد هر چه میزانش بالاتر باشد، نشان می دهد که افراد جدیدی وارد وب سایت شما شده اند، به همین دلیل و به طور کلی هر چه میزان این عدد بالاتر باشد، بهتر است.

اما علاوه بر موارد بالا، شما در بخش Overview نمودار پایی را نیز مشاهده می کنید که در آن درصد بازدیدکنندگان جدید (New Visitors) و درصد بازدیدکنندگان بازگشته (Returning Visitors) را نشان می دهد. منظور از بازدیدکنندگان بازگشته نیز افرادی است که قبلا به وب سایت آمده اند و دستکم برای بار دوم است که به آن مراجعه می کنند. اما اهمیت این درصد در چیست؟

اهمیت این درصد بستگی به هدف وب سایت شما دارد. اگر شما یک فروشگاه آنلاین داشته باشید و اجناسی را به مشتریان خود بفروشید، هر چه آمار کاربران بازگشته بالاتر باشد، نشان می دهد که آنها از محصولات شما راضی بوده اند و برای خرید مجدد به وب سایت شما مراجعه کرده اند. اما اگر هدف شما جذب بازدیدکنندگان جدید برای یک وب سایت تازه کار باشد، هر چه تعداد بازدیدکنندگان جدید بیشتر باشد بهتر است. اما نباید این نکته را فراموش کنید که به طور کلی بازدیدکنندگان بازگشته ارزشی به مراتب بیشتر از بازدیدکنندگان جدید دارند زیرا درصد بازدیدکنندگان بازگشته میزان وفاداری به وب‌سایت شما توسط بازدیدکنندگان تان را نشان می دهد.

نکته: در گوگل آنالیتیکز بازدیدکننده جدید براساس کوکی مرورگر محاسبه می شود به این صورت که اگر شما کوکی مرورگر خود را پاک کنید و یا از یک مرورگر دیگر وارد وب‌سایت شوید، گوگل آنالیتیکز شما را به عنوان بازدیدکننده جدید شناسایی می کند.

همانگونه که در تصویر زیر مشاهده می کنید، در بخش پایانی Overview نیز خلاصه ای از وضعیت جغرافیایی، تکنولوژی و... نمایش داده شده است که در درس های بعدی به صورت کامل به آنها خواهیم پرداخت.

کلیات گوگل آنالیتیکز
شما در درس گذشته آموختید که چگونه یک حساب در گوگل آنالیتیکز بسازید و کد مربوط به جمع آوری آمار بازدیدکنندگان توسط گوگل آنالیتیکز را در وب سایت خود قرار بدهید. از این درس تا پایان دوره شما با بخش های مختلف گوگل آنالیتیکز و همچنین روش کار با هر یک از این بخش ها آشنا خواهید شد.
در این دوره آموزشی شما با دو بخش اصلی گوگل آنالیتیکز یعنی داشبوردها (Dashboards) و سایت من (My Site) آشنا می شوید و آشنایی با دیگر بخش ها را بر عهده خودتان می گذاریم تا در صورت نیاز با کمی جستجو در اینترنت در مورد آنها اطلاعات کاملی را پیدا کنید. علت تمرکز بر روی این دو بخش نیز آن است که این دو بخش برای کاربران ایرانی پرکاربرد هستند.
نکته: در زمان نوشتن این دوره آموزشی، گوگل در حال به روز رسانی گوگل آنالیتیکز بوده است و به همین دلیل ما از حالت آزمایشی (beta) آن استفاده کرده ایم و تمامی تصاویر در این حالت گرفته شده اند. برای فعال کردن حالت آزمایشی تنها کافی است که با ورود به حساب گوگل آنالیتیکز بر روی گزینه New Version که در قسمت بالای سمت راست صفحه مرورگر و در کنار آدرس ایمیل شما قرار دارد کلیک کنید.
داشبوردها (Dashboards)
داشبوردها در گوگل آنالیتیکز هر آنچه را که شما باید در یک نگاه در مورد وضعیت بازدیدکنندگان وب سایت خود بدانید را نمایش می دهد. شما برای دیدن داشبورد وب سایت خود باید از طریق نوار نارنجی رنگ بر روی گزینه Dashboards کلیک کنید تا وارد داشبورد وب‌سایت خود شوید.
نکته: در این دوره آموزشی فرض بر این است که شما تنها یک وب سایت را در گوگل آنالیتیکز ثبت کرده اید و به صورت پیش فرض با کلیک بر روی Dashborads به داشبورد همان وب‌سایت منتقل می شوید. در صورتی که بیش از یک سایت ثبت کرده‌اید، برای انتخاب هر یک می توانید از انتهای سمت راست نوار نارنجی رنگ، وب‌سایت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
تصویر بالا شمایل کلی داشبورد یک وب سایت است که در آن تعداد کل بازدیدها (Visits)، بانس ریت (Bounce Rate)، وضعیت بازدیدکنندگان به تفکیک کشور و تعداد بازدیدکنندگان به صورت روزانه نمایش داده شده است. علاوه بر آن شما می توانید دامنه زمانی مورد نظر خود را از طریق گزینه سمت راست بالا که در تصویر فوق از 29 جون 2011 تا 29 جولای 2011 را نمایش می دهد، انتخاب کنید.
شاید با خواندن پاراگراف بالا کمی گیج شده باشید، اما نگران نباشید! ما در ادامه این دوره به صورت دقیق و جزئی به هر یک از موارد اشاره شده خواهیم پرداخت.
علاوه بر این به شما پیشنهاد می کنیم که قبل از شروع درس بعدی، با گزینه های مختلف در داشبورد کمی بازی کنید تا با فضای کلی گوگل آنالیتیکز بیشتر آشنا شوید. این کار باعث می شود که درک و یادگیری درس های آینده بسیار راحت تر شود.
نکته 1: شما می توانید گزینه های نمایش داده شده در داشبورد را براساس سلیقه خود کم و زیاد کنید. برای این کار تنها کافی است که بر روی گزینه Add Widget در قسمت سمت چپ بالا کلیک کنید.
نکته 2: شما می توانید هر یک از بخش های نمایش داده شده در داشبورد را نیز سفارشی کنید، برای این کار تنها کافی است که بر روی عکس چرخ دنده در بالای سمت راست هر بخش نمایش داده شده در داشبورد کلیک کنید و سپس آن را براساس سلیقه خود سفارشی کنید.
بخش سایت من (My Site)
به عقیده بسیاری از کاربران گوگل آنالیتیکز، My Site مهمترین بخش این سرویس است. علت این اهمیت از آنجا سرچشمه می گیرد که شما هر آنچه که باید در مورد بازدیدکنندگان وب سایت خود را بدانید را می توانید در این بخش پیدا کنید و به نوعی می توان My Site را بخش طلایی گوگل آنالیتیکز دانست که یادگیری آن برابر با یادگیری گوگل آنالیتیکز است!
برای ورود به بخش My Site تنها کافی است که از طریق نوار نارنجی رنگ بر روی My Site کلیک کنید. با بردن نشانگر ماوس بر روی My Site دو گزینه به شما نمایش داده می شود که عبارتند از Reports و Intelligence. با توجه به اهمیت بسیار زیاد Reports تمرکز اصلی این دوره بر روی این بخش است و اکثر درس های آینده حول این بخش خواهد بود و تنها در یک درس به بخش Intelligence خواهیم پرداخت.
تصویر بالا بخش های مختلف Reports را نشان می دهد که در مورد برخی از آنها در این دوره آموزشی به صورت مفصل صحبت خواهیم کرد و بخشی دیگر از آن را بر عهده خودتان می گذاریم:
‏- Visitors: در این بخش کلیه آمار و ارقام مربوط به بازدیدکنندگان مانند موقعیت جغرافیایی، رفتار بازدیدکنندگان در وب سایت و همچنان اطلاعاتی جالبی در مورد ابزارهایی که بازدیدکنندگان از طریق آنها به وب سایت شما مراجعه کرده اند، نمایش داده می شود.
‏- Advertising: این بخش بدرد کاربران ایرانی نمی خورد چون سیستم تبلیغاتی AdWords به دلیل تحریم های اعمال شده از سوی آمریکا و گوگل، در دسترس کاربران ایرانی نیست و به همین دلیل این بخش در این دوره آموزش داده نمی شود. اما اگر بخواهیم به صورت خلاصه این بخش را توضیح بدهیم باید بگوییم که از طریق Advertising می توان وضعیت آماری تبلیغات AdWords را به آسانی رهگیری کرد.
‏- Traffic Sources: در این بخش منابع مختلفی که ترافیک را به وب سایت شما ارسال کرده اند، نمایش داده می شوند.
‏- Content: در این بخش به صورت جزئی آمار و ارقام دقیق در مورد مطالب منتشر شده در وب سایت آنها و وضعیت بازدید از آنها و ده ها مورد دیگر نمایش داده می شود.
‏- Conversions: در این بخش شما می توانید اهدافی را برای وب سایت خود تعریف کنید و چگونگی رسیدن به آنها را رهگیری کنید.
با توجه به اینکه هدف این دوره برطرف کردن نیازهای کاربران ایرانی و وب سایت ها و وبلاگ های ایرانی است، در این دوره در مورد بخش های Visitors و Traffic Sources و Content صحبت خواهد شد و بررسی دو مورد دیگر (Advertising و Conversions) را بر عهده افرادی که نیاز به آن دارند می گذاریم. برای شروع نیز می توانید به بخش Help گوگل آنالیتیکز مراجعه کنید که یکی از بهترین مراجع در این زمینه است.
در درس آینده به صورت مفصل در مورد بخش Visitors صحبت خواهیم کرد تا به کمک آن بدانید که بیشترین بازدیدکنندگان وب سایت شما از کدام کشور و شهر هستند و با چه مرورگری وارد وب سایت شما می شوند. پس منتظر درس بعد باشید که دنیای جدیدی را نسبت به بازدیدکنندگان وب سایت تان به روی شما باز می کند.
منبع: درس نامه

اصول مدیریت ایمیل - بخش دوم
در درس قبلی به مورد مهم برای مدیریت صحیح ایمیل پرداختیم. در آخرین درس ادامه این شیوه ها را می خوانید. برخی از آنها هم تاکید و مروری است بر چیزهایی که در طی این دوره آموخته اید.
- ایمیل های کوتاه بنویسید.
نوشتن ایمیل های کوتاه، مختصر و موجز هنری است که با کمی تلاش می توان در آن استاد شد. اما مانند هر کاری نیاز به تمرین و ممارست است. هنگامی که می خواهید ایمیل را ارسال کنید، چند لحظه دست نگه داشته و دوباره به متن تان فکر کنید. کلمات، عبارات، جملات و حتی پاراگراف های غیر ضروری را حذف کنید. از اینکه مستقیما سراغ اصل مطلب بروید هراس نداشته باشید. اغلب مردم می دانند که ایمیل برای پاسخ های سریع و صریح است. لذا از اینکه آداب سخنوری و گفتگوی رو در رو را در آن رعایت نکرده اید، از شما نمی رنجند.
هم شما وقت کمتری برای نوشتن ایمیل کوتاه و موجز صرف می کنید، هم دریافت کننده بابت اینکه وقت اش بابت خواندن یک مطلب طولانی برای یک درخواست کوچک هدر نرفته، خوشحال است.
- در نوشتن Subject ایمیل حرفه ای شوید.
باز هم روی این موضوع تاکید می کنیم، مهمترین عنصر یک نامه الکترونیک بخش موضوع یا سابجکت آن است. در حقیقت برخی اوقات با یک خط سابجکت حرفه ای و ماهرانه، گیرنده نامه حتی نیازی به خواندن متن آن هم نخواهد داشت.
کلید اصلی سابجکت نویسی این است: سابجکت باید مرتبط با موضوع، تشریحی و تا حد ممکن خلاصه باشد. باید در یک جمله منظورتان را برسانید. شما نیاز دارید که توجه گیرنده را در اولین نگاه جلب کنید، تا ایمیل شما جزو اولویت های رسیدگی وی قرار گیرد. مثلا می توانید موضوعی یا کاری را که برای آن ایمیل زده اید بنویسید. در کنار آن هم نام شرکت تان و یا پروژه مورد توجه گیرنده را بنویسید. در سابجکت از کلماتی مانند فوری، ضروری، خیلی مهم، Urgent و مانند آن فقط هنگامی استفاده کنید که واقعا لازم است. سعی کنید چوپان دروغگو نشوید.
- برای پاسخ به ایمیل ها از Reply استفاده کنید.
برخی افراد هنگامی که می خواهند پاسخ ایمیلی را ارسال کنند، از دکمه Compose ایمیل شان برای ایجاد پیام استفاده می کنند. اما با این کار گیرنده را بیشتر گیج می کنند. زیرا شما برای وی یک ایمیل ارسال کرده اید که سابجکت آن با ایمیل ارسالی وی تفاوت دارد، هیچ نشانی هم از ایمیلی که وی ارسال کرده بود در آن نیست!
همیشه و همیشه برای پاسخ به ایمیل یک فرد از دکمه Reply استفاده کنید. با این کار به صورت خودکار سابجکت به این صورت در می آید: Re:سابجکت ایمیل دریافتی
این کار به گیرنده کمک می کند که بداند این پاسخ در جواب کدام پیام وی نوشته شده است. همچنین کپی از متن پیام ارسالی وی در زیر پاسخ شما قرار می گیرد تا ارتباط پاسخ با موضوع توسط شما و گیرنده فراموش نشود.
برای پاسخ به یک ایمیل دسته جمعی که می خواهید جواب تان برای همه آنها ارسال شود هم به راحتی می توانید از منوی باز شونده دکمه ریپلای، گزینه Reply To All انتخاب کنید.
- تمامی سابقه قبلی ایمیل را ارسال کنید.
گاهی اوقات مکاتبات شما با فرد یا گروهی درباره موضوعی، دنباله دار است و مرتب با ریپلای به یکدیگر پاسخ می دهید. پس لطفا هنگام پاسخ همه ایمیل های قبلی را باقی بگذارید و چیزی از آن را پاک نکنید. شما توقع ندارید که گیرنده، ایمیل 2 هفته پیش و موضوع مطرح شده در آن را به خاطر داشته باشد! وقتی پاسخ های مثبت یا منفی قبلی زیر ایمیل تان باشند، بهتر می توانید گیرنده را برای پاسخ مورد نظرتان قانع کنید. البته بهتر است که نام فرستنده های قبلی یا امضاها را پاک کنید تا بعد از مدتی ایمیل رد و بدل شده تبدیل به یک طومار بی انتها نشود.
- از یک امضای تاثیرگذار استفاده کنید.
امضا یا Signature تا حد بسیار زیادی در وقت شما صرفه جویی می کند. زیرا لازم نیست در آخر همه نامه ها نام، تعارفات لازم و اطلاعات تماس تان را دوباره نویسی کنید. البته امضای تان باید فقط شامل موارد ضروری و مرتبط باشد. نقل قول های تصادفی، جملات قصار و یا عکس های نامرتبط و زیبا به بهترین شکل می توانند پیام شما را به هم بریزند و در آن اختلال ایجاد کنند. و البته چیزی بهتر از آنها گیرنده را عصبی نمی کند و ذهن او را آشفته نمی نماید. حتما به یاد دارید که یک درس این دوره به این موضوع اختصاص داشته است.
- قبل از فشردن دکمه Send، یک بار دیگر متن تان را بخوانید.
همه ضرورت این کار را می دانند، اما اغلب مردم معمولا آن را فراموش می کنند. به یاد داشته باشید که همیشه قبل از ارسال، یک بار دیگر ایمیل تان را بخوانید. ممکن است اشتباهات املایی یا نگارشی داشته باشید. برخی اطلاعات را فراموش کرده باشید. پیوست ها را جا انداخته باشید. ارسال دوباره یک ایمیل برای تصحیح اشتباهات هم وقت و هم اعتبار شما را به باد می دهد. پس لطفا یک بار دیگر ایمیل خود را بخوانید.
- ایمیل های تان  را با رنگ دسته بندی کنید.
بسیاری از برنامه های مدیریت و سرویس دهندگان ایمیل این امکان را برای تان فراهم می کنند که ایمیل های دریافتی را با لیبل های رنگی مشخصی علامت گذاری کنید. برای اینکه به راحتی در اینباکس تان به ایمیل های مورد نظر دست پیدا کنید، سعی کنید تنها از سه رنگ برای سه گروه مهم که برای تان ایمیل می فرستند، استفاده کنید. اینگونه دیگر برای یادآوری رنگ مربوط به گروهی که با آن کار دارید، دچار سردرگمی نمی شوید.
مثلا رنگ قرمز را برای ایمیل های افراد مهم مانند رئیس، مدیر عامل و یا اساتید تان انتخاب کنید. رنگ آبی را برای هم دانشکده ای ها یتان بگذارید. و از رنگ سبز برای همکاران تان استفاده کنید.
- لطفا Pinglish ننویسید. خط فارسی خیلی زیباتر است.
برخی از ما عادت کرده ایم که در چت، ایمیل و حتی یادداشت های روی کامپیوترمان از زبان فارسی با خط انگلیسی (پینگلیش - فارگلیسی) استفاده کنیم. خب، کار را راحت می کند و احتیاج به تغییر زبان دائم ندارید. اما فکر کرده اید که برای گیرنده بیچاره خواندن چنین متنی چقدر سخت است؟ و باید آدم بسیار اخلاق گرا و صبوری باشد که به جای زدن دکمه Delete، پیام تان را خوانده و پاسخ دهد.
درصورتی هم که در ایمیل های رسمی کاری، یا درخواست از افراد ناشناس، سایت ها و شرکت ها، متن تان را پینگلیش نوشتید، با خیال راحت به فکر ارسال دوباره و صحیح درخواست تان باشید. چون بعید می دانم پاسخی دریافت کنید!
- برای سفارش های آنلاین و عضویت در گروها و سایت ها از ایمیلی مجزا استفاده کنید.
قضیه کاملا ساده است. از ایمیل اصلی و کاری تان برای خرید آنلاین و اینگونه کارها استفاده نکنید. این عمل کاملا غیرحرفه ای، نامناسب و دردسر ساز است. اول از همه اینکه سیل پیام های ناخواسته اینباکس شما را به همان انباری شلوغ قبلی تبدیل می کند. و مهمتر اینکه عضویت در این گروه ها و دریافت ایمیل ها، شما را با خطراتی چون اسپم و فیشینگ روبرو می سازد.
در درس های گذشته در این مورد زیاد صحبت کرده ایم و این هم یک تاکید دوباره تا کار از محکم کاری عیب نکند.
- عدم عضویت در گروه های ایمیلی
برای بسیاری از کاربران عضویت در گروه های ایمیلی و یا سایت ها برای دریافت مطالب جدید آن سایت یا گروه اینترنتی وسوسه کننده است. البته در برخی موارد انجام این کار ایده خوبی است، اما در بسیاری از موارد اصلا کار جالبی به نظر نمی رسد. یکی از مهمترین پیشنهادات مدیریت بهینه ایمیل، به حداقل رساندن عضویت در لیست های ایمیلی و گروه های اینترنتی است. زیرا پیام هایی که دریافت نشوند، نیازی به مدیریت هم ندارند! همیشه پیش از عضویت در هر سایت یا گروه، لحظه ای فکر کنید. اگر ضرورت این عضویت ایمیلی آنقدر است که به دردسرهای مدیریت پیام هایش بیارزد، پس عضو شوید. وگرنه سری را که درد نمی کند، چرا دستمال ببندیم؟
- به دیگران کمک کنید تا ایمیل های شان را بهتر مدیریت کنند.
این می تواند یک کارمای سایبر (Cyber Karma) باشد. یا اینکه آن را یک رسم خوب بنامیم. با کاستن از ایمیل های ارسالی تان, به دیگران هم کمک کنید تا Inbox منظم تر و کارا تری داشته باشند. همچنین با ارسال ایمیل ها به صورت صحیح و بهبود یافته، به بقیه کمک می کنید تا نکات خوب ایمیل شما را یاد گرفته و به کار ببرند. همینطور افزایش ارتباطات اجتماعی در قبال کاهش تماس های اینترنتی یک پیشرفت بسیار خوب است.
قبل از ارسال ایمیل این نکات را به خاطر داشته باشید:
- همیشه تماس تلفنی و یا دیدار حضوری راه بهتری از ارسال ایمیل یا چت است.
- اگر ایمیلی نیاز به پاسخ ندارد، پس، از ارسال بی دلیل جواب های یکی دو کلمه ای مانند «خوب»، «حتما»، «ممنون» خودداری کنید.
- از ارسال ایمیل ها و مطالب بامزه و سرگرم کننده برای تمامی آدرس بوک ایمیل تان خودداری کنید. احتمالا همه آنها برای خواندن و مدیریت این ایمیل ها وقت کافی ندارند. امروزه بخش مهمی از ترافیک ایمیل را مطالب، عکس ها و ویدیوهای بی مصرف و غیر ضروری تشکیل می دهند که وقت بسیار زیادی برای مدیریت آنها هدر می رود.
- کارهای لازم قبل از رفتن به تعطیلات
اگر تصمیم دارید برای مدتی به تعطیلات بروید و امکان چک کردن ایمیل های تان را ندارید، انجام دو کار ضروری است. یکی اینکه بخش Vacation ایمیل تان را فعال کنید، تا هر ایمیلی که برای تان ارسال می شود، به صورت خودکار جوابی را دریافت کند که شامل عذرخواهی برای تاخیر در پاسخ به دلیل تعطیلات و تاریخ بازگشت تان باشد. مرحله دوم آماده سازی ایمیل تان برای بعد از برگشت از تعطیلات است، تا در اولین روز کاری بتوانید به راحتی ایمیل های مهم و ضروری تان را بیابید و پاسخ دهید. برای این کار می توانید برای افراد و گروه های مهم لیبل و فیلتر خاصی را تعریف کنید که ایمیل های آنها با رنگ متمایزی در اینباکس تان دیده شوند. یا اینکه از آنها بخواهید در سابجکت ایمیل های ضروری شان از عبارت خاصی مانند «مهم»، «فوری»، «ضروری» یا «Urgent» استفاده کنند، تا آنها را به راحتی بیابید.
- ایمیل های ارسالی تان را هم دسته بندی و بایگانی کنید.
ممکن است در خصوص پروژه یا کاری که با ایمیل هماهنگی های آن را انجام داده اید، به تاریخچه مکاتبات تان نیاز پیدا کنید. اما پیدا کردن آنها از میان این همه ایمیلی که تا به حال فرستاده اید، مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است! بهتر است که برای ایمیل های ارسالی (Sent Items) هم دسته بندی خاصی جدا از پوشه Sent Mail داشته باشید، مثلا یک پوشه جدا برای هر پروژه یا فرد. یا اینکه تعریف لیبل و فیلتر که به صورت خودکار بر روی ایمیل های ارسالی الصاق شود هم کارساز است.
برای تاکید دوباره به دو اصل مهم و اصلی مدیریت ایمیل اشاره می کنیم:
اصل شماره یک: هر ایمیل را فقط یک بار بخوانید و آن راپاسخ دهید، برچسب بزنید، آرشیو کنید و یا پاک کنید.
اصل شماره دو: همیشه ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات مهمی نیستند را پاک کنید.
- به دیگران کمک کنید تا آنها هم استادبزرگ ایمیل بشوند.
دوره به پایان رسید. با شرکت در آزمون نهایی، شما «استاد بزرگ ایمیل» هستید. زمان اش رسیده تا شما هم سهم خودتان را در کمک به دیگران داشته باشید. پس همین الان یک ایمیل خوب، مطابق تمام اصولی که در این دوره یاد گرفته اید بنویسید و این دوره را به دوستانتان معرفی کنید، تا آنها هم با شرکت در این دوره «استاد بزرگ ایمیل» بشوند. به شما اطمینان می دهیم هیچ چیز به اندازه کمک به آموزش دیگران لذت بخش نیست. پس شما هم در این کمک و لذت شریک شوید.

اصول مدیریت ایمیل - بخش اول

مطمئنا داشتن اینباکسی که شتر هم با بارش در آن گم شود، ساعت های متمادی از وقت مفید روزانه شما را تلف خواهد کرد و ممکن است باعث از دست دادن نامه های الکترونیکی شود که زندگی شما را تحت تاثیر قرار می دهند. در این دو درس پایانی تصمیم داریم به شیوه های صحیح و کاربردی مدیریت ایمیل بپردازیم. اینکه چگونه ایمیل های تان را بخوانید، دسته بندی کنید، پاسخ دهید و همیشه Inbox جمع و جوری داشته باشید. با استفاده از این نکات می توانید بازده و کارایی خود را تا حد زیادی افزایش داده و وقت اضافه ای را که به دست می آورید به کارهای مورد علاقه تان بپردازید. شما به «استاد تمامی ایمیل» نزدیک شده اید.
- به برنامه مدیریت ایمیل و یا سرویس دهنده ایمیل تان اجازه دهید تا حد امکان ایمیل تان را مرتب کنند.
یکی از بهترین راه های منظم کردن اینباکس، استفاده از فیلترها است. اگر از برنامه ای مثل اوت لوک و تاندر برد، یا سرویسی مانند جیمیل استفاده کنید، این امکان را خواهید داشت که با تعریف فیلتر مناسب اسپم ها را همیشه مستقیما به سطل آشغال (Trash) سرازیر کنید و وقت تان را با باز کردن و پاک کردن آنها هدر ندهید. در مورد استفاده از لیبل و فیلترها در درس های گذشته به صورت مفصل صحبت کرده ایم و احتمالا هم اکنون مشغول استفاده از آنها هستید.
استفاده از دستورات رسیدگی خودکار به ایمیل های مشخص، تا حد بسیار زیادی بهره وری شما را افزایش می دهد. مثلا به صورت خودکار هر ایمیلی که از درسنامه به شما می رسد، لیبیل خاصی پیدا می کند و برای مطالعه قرار می گیرد.  یا اینکه ایمیل گروه های یاهو با یک سابجکت خاص را  که به کارتان نمی آیند و تنها برخی اوقات آنها را مطالعه می کنید، مستقیما وارد پوشه خاص خودشان می شوند و یا به آرشیو می روند. پس باعث شلوغی اینباکس و تلف شدن وقت تان نمی گردند.
- لازم نیست ایمیل تان را به صورت لحظه ای کنترل کنید و یا به محض دریافت ایمیل آن را پاسخ دهید.
پیشنهاد می کنم اصلا از برنامه هایی که به محض دریافت ایمیل جدید، با باز کردن پنجره یا سروصدا و یا هر راه دیگری به شما اخطار می دهند استفاده نکنید. این عادت را هم که دائما و لحظه ای به ایمیل تان سر بزنید کنار بگذارید.
زیرا چک کردن ایمیل به محض دریافت هر پیام به طور جدی در تمرکز شما بر روی کار و فعالیتی که در حال انجام آن هستید تداخل ایجاد می کند. بهتر است فاصله های زمانی مشخصی در طول روز را به چک کردن ایمیل اختصاص دهید. این بازه زمانی به نسبت حساسیت ایمیل های دریافتی و تعداد آنها می تواند از 30 دقیقه یک بار تا روزی یک بار متغیر باشد.
مطمئنا در هر لحظه انجام فقط یک کار و دقت بر روی آن، بهره وری و کارایی شما را تا حد بسیار زیادی افزایش خواهد داد.
- همه روزتان را به خواندن و جواب دادن به ایمیل ها نگذرانید.
شما ممکن است هر روز ده ها یا صدها ایمیل دریافت کنید که نیاز به پاسخ دارند. اما مطمئنا اکثر آنها فوری نیستند و می توانید بعدا هم به آنها پاسخ دهید. اینگونه پاسخ دادن به ایمیل ها مطمئنا باعث ایجاد وقفه در روال عادی کارهای تان خواهد شد.
یک برنامه زمانی مشخص روزانه را برای پاسخگویی به ایمیل ها اختصاص دهید. این کار ممکن است به روزی یک یا دو ساعت و حتی بیشتر زمان نیاز داشته باشد. اما تلاش کنید فقط طی همین زمان مشخص و با رعایت اولویت به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
- ساعات پربازده و مفید روزتان را با پاسخگویی به ایمیل ها تلف نکنید.
برای بسیاری از افراد معمولا صبح زمان بسیار پربار و با بهره وری بالایی است. اما متاسفانه خیلی از ما عادت داریم در شروع کار روزانه ابتدا  به ایمیل های مان پاسخ دهیم. یعنی ساعاتی از روز را که می توانیم بسیار خلاق و کاری باشیم، با انجام یک کار ساده و تکراری هدر می دهیم. مثلا با پاسخگویی به ایمیل ها در بعد از ظهر، زمانی را که خسته ایم و ذهن مان چندان توانایی فعالیت ندارد، به کاری می پردازیم که هیچ نیازی به صرف وقت و فعالیت ذهنی خاصی ندارد.
- هیچ ایمیل بلاتکلیفی را داخل Inbox رها نکنید.
اگر شما ایمیلی را بدون مشخص کردن وضعیت آن در اینباکس تان رها کنید، احتمالا تا انجام امور مربوط به آن حداقل 50 بار آن را خواهید خواند. این کار انرژی و زمان زیادی از شما را تلف خواهد کرد. هر ایمیل دریافتی را تنها یک بار باز کنید. و آنگاه در مورد شیوه انجام کار مربوط به آن یک بار برای همیشه تصمیم بگیرید. اگر پاسخ به آن کمتر از 2 دقیقه وقت می برد، همین الان به آن جواب دهید. اگر هم به زمان بیشتری نیاز دارد، همین الان برنامه ریزی و تصمیم گیری لازم در خصوص آن را انجام دهید. تا موعد مقرر که آماده پاسخگویی هستید، دیگر بازش نکنید. آن را به گونه ای علامت گذاری  کنید (تگ، لیبل، ستاره و …) که درون اینباکس کاملا مشخص باشد و باعث سردرگمی شما نشود. مثلا اگر برای پاسخگویی به یک ایمیل خاص نیاز به تماس تلفنی دارید، آن را با برچسب Call یا «تماس» مشخص کنید تا بعد از تماس به راحتی پیدایش کرده و پاسخ دهید. اگر هم یک ایمیل نیاز به انجام کار خاص یا پاسخ به خصوصی در کوتاه مدت نداشت، آن را بایگانی کنید.
- از برنامه های تکمیل عبارت خودکار استفاده کنید.
احتمالا در همه ایمیل های تان از عبارات و جملات تکرار زیادی مانند «بابت لینک ارسالی تشکر می کنم» یا «از توجه ات به موضوع ممنون ام» استفاده می کنید. مشکل هم اینجا است که این عبارات جای مشخصی در متن ایمیل ندارند که به عنوان امضا به صورت خودکار در ایمیل اضافه شوند. راه حل استفاده از برنامه هایی است که عبارت مورد نظر را جایگزین ترکیب کلیدی خاصی می کنند. مثلا به جای تایپ «بابت لینک ارسالی تشکر می کنم» می توانید از چنین ترکیب کلیدی استفاده کنید: بلت\ و یا blt-. برنامه رایگان texter برای ویندوز و نرم افزار پولی textexpander برای مکینتاش به صورت خودکار این عبارات را با متن مورد نظر شما جایگزین می کنند. به طور معمول به این برنامه ها «Keystroke-Replacing AutoHotKey» می گویند. حساب کنید با این کار تا چه حد در وقت پاسخگویی به ایمیل ها صرفه جویی می کنید!
- جیمیل را به مرکز نامه نگاری تان تبدیل کنید.
ممکن است برای کارها و اهداف مختلف تان تعداد زیادی ایمیل داشته باشید. سرکشی روزانه به همه آنها هم کار وقت گیر و خسته کننده ای است، اما چاره چیست؟ شما می توانید تمامی اکانت های ایمیل از دیگر سرویس دهندگان و دامین های شخصی یا اداری خود را به جیمیل متصل کنید. آنگاه همه آنها را از طریق جیمیل مدیریت کنید و کار دریافت و ارسال ایمیل را هم از همین جا انجام دهید. راهکارش را هم که در درس های قبل به خوبی آموخته اید.
- ایمیل های نخوانده خود را هر روز صفر کنید.
این کار به شما کمک می کند که راحت تر از ایمیل تان استفاده کنید و هیچگاه برای یافتن سابقه مکاتبه ای یا پیدا کردن ایمیلی ساعت ها وقت تان تلف نشود. یک اینباکس شلوغ با صدها ایمیل نخوانده، همیشه مانند کوهی در برابر شما است و دائما روی ذهن تان سنگینی می کند.
شاید جمع و جور کردن چنین اینباکسی در نگاه اول غیر ممکن باشد، اما فقط کافی است چند ساعت از یک روز تعطیل به مرتب سازی آن بپردازید. البته نکته مهمتر از مرتب و صفر کردن اینباکس، برنامه ریزی روزانه مناسب است، تا هیچگاه در پایان روز پیام نخوانده ای برای روز بعد نداشته باشید. حالا بخش مهمی از ذهن تان برای کارهای دیگر آزاد است و دائما درگیر شکستن شاخ غول ایمیل های نخوانده نیست.
- ایمیل های به درد نخور را پاک کنید.
دکمه Delete هنگام جمع و جور کردن اینباکس بهترین دوست شما است. برای استفاده از آن دست و دل باز باشید. در غیر این صورت اینباکس تان تبدیل به یک انباری پر از آت و آشغال می شود، که پیدا کردن وسیله ها در آن تقریبا غیر ممکن است. همه ایمیل های به درد نخور، اسپم و تبلیغاتی را که نمی خواهید پاک کنید. چرا چیزی را که نیاز ندارید در اینباکس یا آرشیو نگه داری می کنید؟ هر پیامی که نیاز به پاسخ دادن، برچسب زدن و یا آرشیو کردن برای استفاده آتی نداشته باشد، حق زندگی ندارد و باید حذف شود. ما یک کتابخانه مرتب و قابل استفاده می خواهیم، نه یک انباری پر از خرت و پرت که پیدا کردن یک کتاب ده ها برابر مدت زمان مطالعه اش وقت ببرد.