چگونه چند آدرس ایمیل را با یک جیمیل مدیریت کنیم؟

دوستان به این وبلاک خوش آمدید

 شما چند آدرس ایمیل دارید؟ یکی؟ دو تا؟ شاید هم چند تا. به نظر شما کدام یک درست تر است؟ اینکه فقط یک آدرس ایمیل داشته باشیم یا چند تا؟ کاربران زیادی هستند که فقط از یک آدرس ایمیل استفاده می کنند اما ما به شما می گوییم که بهتر است چند تا داشته باشید. در ایمیل مهم است که روابط کاری و شخصی تان را از هم جدا کنید. بنابراین شما یک ایمیل شخصی دارید که برای روابط شخصی با دوستان، آشنایان و خانواده به کار می برید و یک ایمیل کاری که برای روابط کاری تان استفاده می کنید. ممکن است آدرس ایمیل کاری تان یک آدرس تحت یک دامنه خاص باشد.

 مثلا ممکن است آدرس ایمیل شخصی تان: reza.salamati@gmail.com  

 و آدرس ایمیل کاری تان: salamati@yourcompany.com 

 در نهایت به شما می گوییم که بد نیست یک آدرس ایمیل سوم هم داشته باشید. هنگام وبگردی مواقع زیادی پیش می آید که باید در سایت های مختلفی که خیلی هم قابل اعتماد نیستند، ثبت نام کنید. اگر از ایمیل شخصی یا کاری تان برای ثبت نام استفاده کنید احتمالا با انبوهی از نامه های اسپم و تبلیغاتی ناخواسته مواجه می شوید. در این حالت بهتر است یک ایمیل سوم برای ثبت نام های این چنینی داشته باشید و هیچ وقت از آدرس ایمیل کاری و شخصی تان استفاده نکنید.

 اما شما از اینکه هر روز چندین اکانت ایمیل را باز کرده و کنترل کنید، خسته شده اید. چاره چیست؟ اینکه همه ایمیل ها را تعطیل کرده و فقط از یکی استفاده کنیم؟ یا اینکه این همه زحمت را به جان خریده و کلی از وقت مان را تلف کنیم؟ جیمیل راه حل کاملا جالب و مناسبی را در اختیار تان می گذارد. اینکه پیام های همه ایمیل ها را یکجا در inbox جیمیل دریافت کنید. و حتی از طریق صفحه Compose، پیام تان را با آدرس هر اکانتی که لازم است ارسال کنید. به این صورت شما یک اکانت جیمیل مرکزی دارید که تمام آدرس های ایمیل شما را مدیریت می کند.

ابتدا به نحوه دریافت پیام های همه ایمیل ها بر روی جیمیل می پردازیم. این امکان را در جیمیل mail Fetcher می نامند.

1- برای این کار قبل هر چیز باید مطمئن شوید که اکانت ایمیلی که می خواهید پیام های آن را در جیمیل هم دریافت کنید، دسترسی POP3 را برای شما فراهم می کند. بسیاری از سرویس های ایمیل شخصی این امکان را دارند، هات میل هم به راحتی این کار را برای تان ممکن ساخته است. اما متاسفانه یاهو این قابلیت را فقط با پرداخت هزینه در اختیار کاربران ویژه اش می گذارد. اگر هم می خواهید پیام های اکانت جیمیل دیگری را از طریق این اکانت تان دریافت کنید، تنها کافی است قابلیت POP3 آن اکانت را فعال کنید.

 2- در صفحه تنظیمات‌ (Settings) جیمیل، تب Accounts and Import را باز کنید. در بخش Check mail using POP3 بر روی دکمه Add POP3 email account کلیک کنید.

 3- در صفحه ای که باز می شود، آدرس کامل اکانت ایمیلی را که می خواهید پیام های آن را در جیمیل دریافت کنید، وارد نمایید. مثلا yourname@yourcompany.com حال دکمه Next Step را کلیک کنید.

 4- جیمیل اطلاعات ایمیل وارد شده را دریافت کرده و نشان می دهد. اگر تنظیمات درست هستند، رمزعبور مربوط به آن اکانت را وارد کنید. در اینجا می توانید با تیک زدن Label incoming messages برچسبی هم برای ایمیل هایی که از این اکانت دریافت می شوند، انتخاب کنید. حال دکمه Add Account را بزنید.

 نکته 1: اگر فکر می کنید نگهداری یک نسخه از هر ایمیل دریافتی بر روی سرور آن ایمیل ضروری است، عبارت Leave a copy of retried message on the server را تیک بزنید. در این صورت جیمیل وقتی ایمیل های جدید آن اکانت را دریافت می کند یک نسخه اش را هم روی سرور اصلی آن اکانت باقی می گذارد. البته فراموش نکنید که روشن کردن این گزینه در عین حال که یک پشتیبان از ایمیل های شما باقی می گذارد، سبب می شود که اکانت ایمیل شما خالی نشود و اگر محدودیت حجم داشته باشید ممکن است بسته به تعداد ایمیل هایی که دریافت می کنید با کمبود جا مواجه شوید.

 همیشه ظرفیت اکانت ایمیل تان را بررسی کنید. به خصوص در مورد ایمیل های کاری که از طرف شرکت، دانشگاه یا سازمانی در اختیار شما قرار داده شده. اگر اکانت شما پر بشود ایمیل های دریافتی جدید شما برگشت می خورد و هرگز به دستتان نمی رسد. بنابراین روی این موضوع حساسیت خاصی به خرج دهید.

 نکته 2: اگر ایمیلی را که می خواهید ثبت کنید بر روی سرور شخصی شما است، نام کاربری را به همراه یک علامت + وارد کنید. مثلا اگر ایمیل شما yourname@yourcompany.com است، در بخش نام کاربری وارد کنید : yourname+yourcompany.com

البته این موضوع در مورد همه سرورها صدق نمی کند و ممکن است روی سرور ایمیل شرکت شما متفاوت باشد. در صورتی که در این مرحله با مشکل مواجه شدید نام کاربری را به صورت آدرس کامل ایمیل وارد کنید. اگر این روش هم جواب نداد وقت اش است که از مدیر سرور شرکت تان در این مورد سوال کنید!

 5- تا اینجا به جیمیل گفتید که ایمیل های شما را از یک اکانت دیگر دریافت کند. اما برای تکمیل کار باید به جیمیل بگویید که امکان ارسال ایمیل از اکانت جدید را هم از طریق جیمیل برایتان فعال کند. در صفحه بعد جیمیل از شما سوال می کند که آیا می خواهید از این آدرس برای ارسال ایمیل هم استفاده کنید؟ اگر مایل به این کار هستید گزینه Yes, I want to be able to send mail as را انتخاب کنید. در غیر این صورت عبارت No را کلیک کنید. در انتها دکمه Next Step را بزنید.

نکته: اگر گزینه Yes را انتخاب کرده باشید، تعدادی مراحل اضافی را باید بگذرانید. که در ادامه همین درس توضیح داده شده است.

 6- کار تمام است، حال جیمیل بسته به تعداد ایمیل های دریافتی از آن اکانت، به صورت خودکار زمان کنترلی را برای آن تعیین کرده و در آن زمان ها سرور آن ایمیل را برای دریافت پیام های جدید چک می کند. این زمان معمولا یک ساعت یک بار است.

 7- هر لحظه که نیاز باشد که به صورت دستی ایمیل تان را برای دریافت پیام جدید کنترل کنید، کافی است به همین تب Account and Import بیایید و در بخش Check mail using POP3 در جلوی اکانت مورد نظر، بر روی لینک Check mail now کلیک کنید. جیمیل همان لحظه ایمیل مورد نظر را چک کرده و اگر ایمیل جدیدی باشد، آن را دریافت می کند.

 ارسال پیام با آدرس ایمیل های مختلف از درون جیمیل

حال ممکن است نیاز داشته باشید که از طریق دیگر ایمیل ها هم پیام هایی را ارسال کنید. باز هم ورود جداگانه به هر اکانت سخت است! نگران نباشید، جیمیل برای این مشکل هم فکری کرده است. شما می توانید تا 20 آدرس ایمیل را به عنوان فرستنده در جیمیل ثبت کرده و به راحتی در صفحه ارسال ایمیل از آنها استفاده کنید.

 1- در صفحه تنظیمات (Settings) جیمیل برگه Accounts and Import را باز کنید.

 2- در بخش Send mail as بر روی دکمه Send mail from another address کلیک کنید.

 3- در پنجره باز شده نام ارسال کننده را نوشته و آدرس کامل ایمیل را هم وارد کنید. سپس دکمه Next Step را بزنید.

نکته: هنگامی که در مرحله 5 بخش قبلی گزینه Yes را برای اضافه کردن ایمیل به عنوان فرستنده وارد کنید، به صفحه ذکر شده در این مرحله منتقل خواهید شد.

 4- در این صفحه گزینه Sent through Gmail را انتخاب کرده و Next Step را بزنید.

 5- حال جیمیل برای اطمینان از مالکیت شما بر ایمیل وارد شده، در این مرحله، پیام تاییدیه ای برای آن ایمیل ارسال می کند. لازم است به صورت دستی به آن ایمیل وارد شده و لینک تاییدیه را کلیک کنید. برای ارسال ایمیل تاییدیه دکمه Send Verification را بزنید.

 6- حال در پنجره بعدی دو روش تایید در اختیارتان می گذارد. یا اینکه کد تاییدیه درون ایمیل ارسالی را کپی کرده و در این کادر وارد کرده و آنگاه دکمه Verify را کلیک کنید. یا اینکه بر روی لینک Close window کلیک کرده و این صفحه را ببندید. حال بر روی لینک تاییدیه درون ایمیل دریافتی کلیک کنید تا هویت شما توسط گوگل تایید شود.

نکته: دقت کنید که قبل از بستن این صفحه ایمیل تاییدیه را دریافت کرده باشید. اگر هنوز آن را دریافت نکرده اید، بر روی لینک Resend email در بالای صفحه کلیک کنید تا ایمیل تاییدیه دوباره ارسال گردد.

7- با کلیک بر روی لینک تاییدیه درون ایمیل به صفحه ای منتقل می شوید که در بالای آن عبارت Confirmation Success نوشته شده است. کار تمام است، این صفحه را بسته و به جیمیل خود بروید.

 شیوه ارسال ایمیل از طریق اکانت های مختلف وارد شده در جیمیل:

 1- دکمه Compose mail را بزنید تا به صفحه ارسال ایمیل جیمیل منتقل شوید.

 2- در بالای صفحه و زیر دکمه Send گزینه From را می بینید. این گزینه اکنون به یک منوی باز شونده تبدیل شده و ایمیل اصلی جیمیل تان به عنوان پیش فرض انتخاب شده است.

 3- از میان لیست باز شده ایمیلی که می خواهید پیام تان از طریق آن و با آدرس آن به گیرنده برسد را انتخاب کنید.

 4- به همین راحتی. بقیه مراحل را همانند ارسال یک ایمیل عادی طی کرده و دکمه Send را بزنید. حالا شما چند اکانت ایمیل را در یک اکانت جیمیل قرار می دهید و آنها را با لیبل از یکدیگر جدا می کنید. در عین حال می توانید با هر کدام که خواستید ایمیل ارسال کنید. موفق باشید.

7- به جای تایپ چندین و چند باره یک جواب تکراری از قابلیت Canned responses استفاده کنید.

ممکن است به اقتضای کارتان مجبور باشید یک پیام تکراری را بارها و بارها در جواب افراد مختلف تایپ کرده و ارسال کنید. پیشنهاد می کنیم قابلیت canned responses را از Labs جیمیل فعال کنید. تنها یک بار جواب را بنویسید و آن را ذخیره کنید. و بعد از این به راحتی از آن برای پاسخ مستقیم به ایمیل ها استفاده کنید. حتی می توانید یک قدم جلوتر بروید و با استفاده از فیلتر به ایمیل های با موضوع خاص یا از طرف گروه خاصی، به صورت خودکار یک جواب مشخص ارسال نمایید.

8- تنها با یک کلیک پاسخ را ارسال و ایمیل را آرشیو کنید

با روشن کردن قابلیت Send & Archive در Labs جیمیل، یک دکمه جدید به صفحه ارسال ایمیل تان اضافه خواهد شد که می توانید همزمان با ارسال پاسخ یک ایمیل، آن را بایگانی کنید.

9- با استفاده از چندیدن آدرس ایمیل مختلف، نامه های تان را ارسال کرده و دریافت نمایید.

اگر از چندین آدرس ایمیل مختلف برای کارهای تان استفاده می کنید، می توانید جیمیل را به مرکز مدیریت و فرماندهی آنها تبدیل کنید. با انتخاب گزینه Add POP3 email account از تب Accounts and Import دربخش تنظیمات جیمیل دیگر اکانت های تان را هم به جیمیل تان اضافه کنید تا ایمیل های آنها را هم همین جا دریافت کنید. برای ارسال ایمیل از طریق جیمیل با آدرس دیگر اکانت های تان، گزینه Send mail as در تب Accounts and Import را کلیک کنید و آدرس های ایمیل تان را در آن قرار دهید. این مورد را هم در درس های آینده به صورت مفصل خواهید دید.

10- با عکس به افرادی که با آنها در تماس هستید، نشان دهید که شما چه کسی هستید.

هرگاه که دیگر افراد در لیست ایمیل های شان و یا در کانتکت های ایمیل شان موس را روی نام شما بیاورند، عکس شما نمایش داده خواهد شد. برای انتخاب یک عکس مناسب و یا تغییر عکس قبلی به منوی Settings رفته و گزینه My Picture را پیدا کنید. حال می توانید عکس جدیدی را از هاردتان انتخاب کنید، یا یکی از عکس های آلبوم پیکاسایتان را برای این کار قرار دهید و یا آدرس عکسی را که از قبل به صورت آنلاین داشته اید را وارد نمایید.

د- استاد:

1- گوگل کلندر و گوگل داکس را به جیمیل تان بیاورید.

به جای اینکه برای کارهای تان سه پنجره جداگانه برای جیمیل و گوگل داکس و گوگل کلندر باز کنید، تنها کافی است ویجت های کلندر و داکس را به جیمیل تان اضافه نمایید و همه چیز را در یک پنجره داشته باشید. گوگل کلندر در گوشه جیمیل کارهای روزانه را به شما نشان داده و برای قرار ملاقات های تان اخطار می دهد. داکس هم به همین شکل تنها در یک باکس کوچک آخرین فایل هایی را که با آنها کار کرده اید به نمایش می گذارد.

2- فراموش کرده اید روی کامپیوتر اداره یا دوست تان از جیمیل خارج شوید، از راه دور این کار را انجام دهید.

اگر نیاز دارید که با کامپیوترهای مختلفی وارد جیمیل تان شوید، اما نگران این هستید که ممکن است فراموش کنید بر روی آن کامپیوتر ها از اکانت تان خارج شوید، می توانید از راه دور این کار را انجام دهید! در پایین صفحه Inbox می توانید اطلاعاتی درباره زمان و مکان آخرین فعالیت های اکانت تان را ببینید. بر روی دکمه Details کلیک کنید تا ببینید که اکانت تان در چه جاهایی هنوز باز است! حال با کلیک بر روی گزینه Sign out all other sessions همه آنها را ببندید.

3- فیدهای بخش Web Clips را شخصی سازی کنید.

جیمیل سرخط اخبار و مطالب وبلاگ ها و تبلیغات را در بالای اینباکس تان به نمایش می گذارد. این مطالب در بخش بالای اینباکس تان در قسمتی با نام Web Clips دیده می شوند. با استفاده از تب Web Clips در صفحه Settings جیمیل می توانید مطالب دلخواه تان را در این قسمت به نمایش بگذارید.

 4- سوپر استارها را با استفاده از نام شان جستجو کنید.

با فعال کردن گزینه Superstars در قسمت Labs جیمیل می توانید به بیش از 11 علامت برای ستاره زدن ایمیل های تان دست پیدا کنید. جالب تر اینکه با استفاده از عملگر Has می توانید ایمیل ها را بر حسب نام علامتی که بر روی آنها خورده جستجو کنید. مثلا has:yellow-star یا has:red-bang.

 برای اینکه نام علامت ها را بدانید فقط کافی است در بخش تنظیمات موس را بر روی هر یک از آنها نگه دارید.

5- از ترکیب Shift-click برای انتخاب گروهی ایمیل ها استفاده کنید.

برای انتخاب چندین پیام پشت سر هم در اینباکس، تنها کافی است که اولین پیام این گروه را انتخاب کرده، کلید شیفت را نگه داشته و بر روی مربع کنار آخرین پیام انتخابی کلیک کنید. حال می توانید هر کاری را به صورت گروهی بر روی آنها انجام دهید. لیبل بزنید، آرشیو کنید و یا اینکه پاک کنید.

6- جیمیل را به برنامه پیش فرض ارسال ایمیل سیستم تان تبدیل کنید.

هنگامی که در صفحات وب روی لینک ایمیلی کلیک می کنید، به صورت خودکار برنامه پیش فرض مدیریت ایمیل های کامپیوتر باز می شود. برای راحتی بیشتر می توانید جیمیل را به برنامه پیش فرض مرورگر تبدیل کنید. اگر از فایرفاکس 3 به بالا استفاده می کنید، تنها کافی است در پنجره Options تب Applications را باز کرده و در لیست آن گزینه mailto را پیدا کنید. حال برای آن Use Gmail را انتخاب کنید. در صورتی که از اینترنت اکسپلورر استفاده می کنید، ابتدا باید Google Toolbar را نصب کنید. آنگاه از تب Search گزینه Use Gmail for ‘Mail To’ links را انتخاب کنید.